Configurar y gestionar las categorías de gastos

Las categorías de gastos te permiten clasificar los gastos según la naturaleza del coste, por ejemplo, «Viajes» o «Programas informáticos». De este modo, puedes realizar su seguimiento junto con los centros de coste y los presupuestos.

Para : propietarios de la cuenta y administradores, para la configuración; responsables de control financiero y solicitantes, para la selección en solicitudes y pagos.
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👥 Funciones: solo los propietarios de la cuenta y los administradores pueden añadir, editar o eliminar valores de categorías de gastos.

Los responsables de control financiero pueden reasignar categorías en pagos existentes, pero no pueden crear nuevos valores.
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Una vez creado al menos un valor, el campo Categoría de gastos aparecerá en las solicitudes, las notas de gastos y los pagos. Por defecto, los solicitantes deben rellenarlo.
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⚠️ Advertencia : cambiar el nombre de un valor actualiza el nombre en los pagos que ya se hayan exportado. Si no quieres modificar los pagos ya exportados, elimina el valor antiguo y crea uno nuevo en lugar de cambiarle el nombre.
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Nota :

Puedes limitar las categorías de gastos que aparecen en función del centro de coste seleccionado por el solicitante.
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Por defecto, todas las categorías de gastos son visibles para todos los centros de coste. Para limitar una categoría a centros de coste específicos:

Esta restricción solo se aplica cuando los solicitantes crean una solicitud. Los responsables de control financiero pueden seguir asignando cualquier categoría de gastos a un pago desde las pestañas Pagos, Todas las cuentas por pagar y Preparar.
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💡 Consejo : si un centro de coste no tiene ninguna categoría de gastos restringida, todas las categorías aparecerán como opciones para ese centro de coste. Este es el comportamiento esperado y no constituye un error.
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Por defecto, los valores de las categorías de gastos se ordenan alfabéticamente.

Para establecer un orden personalizado, añade un número al principio del nombre de cada valor.
Por ejemplo :

Las categorías de gastos se incluyen en las exportaciones junto con los pagos.

Puedes acceder a ellas desde la pestaña Exportar o descargarlas desde la página Todas las cuentas por pagar.
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Causa : los permisos de visibilidad en Spendesk se gestionan a nivel de centro de coste y no a nivel de categoría de gastos.
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Solución : cualquier persona que tenga acceso a un centro de coste puede ver todos los gastos incluidos en él, independientemente de la categoría.

Para limitar la visibilidad a una sola categoría, crea un centro de coste independiente para esa categoría o comparte una exportación personalizada limitada a los datos relevantes.
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Causa : Spendesk solo permite asignar un valor de categoría de gastos a cada pago.
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Solución : crea un valor combinado, por ejemplo, «Nueva York-París», si necesitas representar dos categorías en una sola. También puedes utilizar un campo personalizado para la segunda dimensión.
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Causa : todavía no se ha creado ningún valor para esta categoría de gastos o la categoría está restringida a otros centros de coste.
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Solución : añade al menos un valor en Configuración > Organización > Campos analíticos y comprueba las restricciones de centro de coste aplicadas a cada valor.
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Sí, por defecto.

Ponte en contacto con el servicio de atención al cliente o con tu responsable de éxito del cliente para hacer que el campo sea opcional.
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Sí. Configura cada categoría para que aparezca únicamente en los centros de coste seleccionados durante el proceso de solicitud.
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Sí. Se exportan junto con los pagos y están disponibles en la pestaña Exportar o en la página Todas las cuentas por pagar.
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Sí. Accede a Gastos > Todos los pagos, selecciona el pago y actualiza el campo Categoría de gastos.
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No. La visibilidad solo se puede gestionar a nivel de centro de coste.
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Los usuarios rellenan la categoría de gastos o el campo personalizado después de realizar un pago con una tarjeta física.
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