Ahora está listo para preparar sus cuentas por pagar en Spendesk y exportarlas a Xero.
Contabilizar sus cuentas por pagar
Puede contabilizar sus gastos utilizando todas sus cuentas y valores familiares de Xero. Una vez que esté listo para exportar sus gastos a Xero, navegue a Contabilidad > Exportar y seleccione el período deseado para exportar.
Cuando se envían a Xero, estos gastos se crean como Facturas en Xero, con estado 'Borrador'. Después de la conciliación con el pago, el estado se cambia automáticamente a 'Pagado'. Así es como funciona la integración:
La cuenta por pagar se exporta a Xero;
Cuando la cuenta por pagar se exporta exitosamente, Spendesk envía la liquidación;
Cuando la liquidación se exporta exitosamente, la factura se marca como 'Pagada'.
Notas importantes:
Spendesk exporta gastos reconocidos - gastos que pasaron todos los flujos de aprobación configurados y fueron preparados por finanzas. No creamos ningún asiento contable para gastos que aún están bajo revisión.
El funcionamiento actual es que las cuentas por pagar y los pagos se exportan a Xero en moneda de monedero (usando la tasa de conversión de Spendesk) por defecto. Xero redondea el importe con sus propias reglas, no podemos cambiar este redondeo de nuestro lado.
Las recargas de monedero (transferencias bancarias para recargar su monedero de Spendesk) no se exportan a Xero. Puede leer este artículo para saber más sobre el proceso de exportación manual.
Si exporta un informe de gastos que ha sido marcado como 'Pagado' en Spendesk pero que en realidad fue pagado fuera de Spendesk (por ejemplo, exportó un archivo SEPA XML o CSV para pagarlo a través de su propio banco), entonces Spendesk crea una Factura con el estado 'Pendiente de pago' en Xero. Tendrá que importar el pago realizado en Xero y hacer la conciliación manualmente.
Para pagos con tarjeta, si está utilizando la función de 'Fecha contable' en Spendesk, sus pagos con tarjeta pueden exportarse a Xero como 'No pagados'.
Las comisiones bancarias se exportan a Xero solo después de que la liquidación sea exitosa en Xero.
Enviar sus cuentas por pagar a Xero
Verá una vista previa de las cuentas por pagar listas para ser exportadas. Haga clic en Enviar a Xero para exportarlas en masa. También puede exportar una sola cuenta por pagar. En general, las cuentas por pagar se exportarán como Facturas. Los pagos se exportarán como Transacciones de cuenta bancaria en la cuenta bancaria que configuró previamente.
Las Solicitudes de reembolso se exportan como Facturas. Los reembolsos de informes de gastos se exportan como Notas de crédito.
Las Facturas y las Notas de crédito se exportan como Facturas y Notas de crédito en el diario seleccionado para facturas. Los pagos de facturas realizados desde Spendesk se exportan como Transacciones de cuenta bancaria.
Las Compras con tarjeta y reembolsos de tarjeta se exportan como Facturas y Notas de crédito en el diario seleccionado para compras con tarjeta. Los Pagos con tarjeta correspondientes se exportan como Transacciones de cuenta bancaria.
Las Comisiones de cambio, cajero automático y otras comisiones bancarias se exportan como Transacciones de cuenta bancaria.
Ahora debería estar completamente configurado para usar esta integración con Xero y exportar sus cuentas por pagar cada mes o cuando lo necesite.