Puedes cambiar la base contable o la integración vinculada a tus exportaciones basadas en archivos de Spendesk (Contabilidad > Exportar) directamente desde tu configuración.
Para : Titulares de cuenta y Controllers, en todos los planes.
Tabla de contenidos
Antes de empezar
Comprende las opciones de base contable disponibles
Cambia tu base contable
Impacto en tu diario de compras y de banco
Buenas prácticas para el cambio
Ejemplos
Solución de problemas
Antes de empezar
👥 Roles: Solo los Titulares de cuenta y los Controllers pueden cambiar la base contable o la integración.
Comprende las opciones de base contable disponibles
Antes de hacer el cambio, confirma qué base contable se ajusta a tus necesidades. Después de seleccionar una nueva base, puedes descargar una vista previa del diario de compras y de banco para comprobarla antes de confirmar.
Si necesitas ayuda para elegir la base contable adecuada, contacta con tu Customer Success Manager.
Estas son las bases contables entre las que puedes elegir :
Sistema de partida simple
Sistema de partida doble
Sage
Cegid
Xero
DATEV
💡 Consejo : Si más adelante vuelves de una integración nativa (como Xero o DATEV) a una exportación basada en archivos, solo podrás seleccionar el tipo de archivo original que usabas antes (partida simple o partida doble). Esto restaura tu plan de cuentas y tus cuentas de gastos, banco y proveedores.
Cambia tu base contable
Ve a Configuración > Configuración de Contabilidad > Integración contable
Haz clic en "Cambiar integración" junto a tu base contable actual
Revisa la explicación de cada base contable, incluido su formato de diario de compras y de banco
Selecciona tu nueva base contable en la lista desplegable
Descarga el archivo de vista previa para verificar el formato del diario de compras y de banco
Confirma tu selección para completar el cambio
⚠️ Advertencia: El cambio se aplica de inmediato el día en que lo confirmas. Esta acción no se puede deshacer sin contactar con soporte.
Impacto en tu diario de compras y de banco
Qué ocurre con las cuentas a pagar en el diario de compras
Las cuentas a pagar ya exportadas se mantienen en el formato antiguo
Solo las cuentas a pagar nuevas o aún no exportadas aparecen en el nuevo formato
Qué ocurre con los pagos en el diario de banco
Los pagos ya exportados se mantienen en el formato antiguo
Solo los pagos nuevos o aún no exportados aparecen en el nuevo formato
Qué ocurre con los recibos
Nada cambia. Los recibos no se ven afectados por el cambio.
Buenas prácticas para el cambio
Dado que el cambio se aplica de inmediato, sigue estas recomendaciones :
Termina el cierre del periodo en curso (del primer al último día del mes) antes de hacer el cambio. Esto significa que no deberías tener cuentas a pagar en Contabilidad > Preparar ni en Contabilidad > Exportar
Realiza el cambio el primer día del nuevo periodo (el día 1 del mes) para obtener una sola exportación por periodo
📋 Buena práctica : Si haces el cambio a mitad de mes, recibirás dos exportaciones contables para ese periodo: una en el formato antiguo y otra en el nuevo formato.
Si seleccionas un periodo de informe durante el cual se produjo un cambio, recibirás varios diarios de compras y de banco. Spendesk conserva los datos exportados en el formato en el que se exportaron originalmente, por lo que tus registros anteriores se mantienen precisos.
Ejemplos
Ejemplo 1 : Cambias el 1 de septiembre
Exportaste todas las cuentas a pagar de agosto y luego cambiaste el 1 de septiembre.
Si exportas solo agosto :
Diario de compras : formato antiguo, con todas las cuentas a pagar de agosto (ya exportadas antes del cambio)
Diario de banco : formato antiguo, con todos los pagos de agosto (ya exportados antes del cambio)
Si exportas el periodo de agosto a septiembre :
Diario de compras : un diario en el formato antiguo con todas las cuentas a pagar de agosto, más un segundo diario en el nuevo formato con las cuentas a pagar de septiembre nuevas o aún no exportadas
Diario de banco : un diario en el formato antiguo con todos los pagos de agosto, más un segundo diario en el nuevo formato con los pagos de septiembre nuevos o aún no exportados
Ejemplo 2 : Cambias a mitad de mes (por ejemplo, el 15 de septiembre)
No exportaste todas las cuentas a pagar del mes y luego cambiaste a una exportación basada en archivos el día 15
Si exportas solo agosto :
Diario de compras: formato antiguo para las cuentas a pagar exportadas hasta el 15 de agosto; nuevo formato para las cuentas a pagar nuevas o aún no exportadas a partir del 15 de agosto
Diario de banco: formato antiguo para los pagos exportados hasta el 15 de agosto; nuevo formato para los pagos nuevos o aún no exportados a partir del 15 de agosto
Como no hiciste el cambio el día 1 del mes, recibes dos exportaciones contables para agosto. Cambiar el día 1 del mes siguiente evita esto.
Si exportas el periodo de agosto a septiembre :
Diario de compras : un diario en el formato antiguo con las cuentas a pagar ya exportadas (del 1 al 15 de agosto), más un segundo diario en el nuevo formato con las cuentas a pagar nuevas o aún no exportadas desde el 15 de agosto hasta septiembre
Diario de banco : un diario en el formato antiguo con los pagos ya exportados (del 1 al 15 de agosto), más un segundo diario en el nuevo formato con los pagos nuevos o aún no exportados desde el 15 de agosto hasta septiembre
Solución de problemas
Síntoma : Quieres volver a tu exportación anterior basada en archivos después de usar una integración nativa (Xero, DATEV u otra integración nativa), pero no estás seguro de qué formato seleccionar
Causa : Elegir el tipo de archivo incorrecto puede impedir que tu plan de cuentas y tus cuentas de gastos, banco y proveedores se restauren correctamente
Resolución : Selecciona exactamente el tipo de integración basada en archivos que usabas antes de cambiar a una integración nativa. Contacta con el soporte de Spendesk de antemano si no estás seguro; el soporte puede confirmar tu historial de cambios entre integraciones basadas en archivos y nativas.
Síntoma : Cambiaste de base contable y ahora ves varios diarios de compras o de banco para el mismo periodo
Causa : Hiciste el cambio durante un periodo de informe en lugar de al inicio de un nuevo periodo
Resolución : Esto es lo esperado. Spendesk divide la exportación en archivos con el formato antiguo y el nuevo según la fecha del cambio. Para evitar esto en el futuro, haz el cambio el día 1 del mes.