Puedes cambiar la base contable o la integración vinculada a tus exportaciones basadas en archivos de Spendesk (Contabilidad > Exportar) directamente desde tu configuración.
Para: Titulares de cuenta y Controllers, en todos los planes.
Antes de empezar
Requisito | Detalle |
Rol | Titular de la cuenta o Controller |
Plan | Disponible en todos los planes |
Prerrequisito | Completa el cierre contable del periodo en curso antes de hacer el cambio |
👥 Roles: Solo los Titulares de cuenta y los Controllers pueden cambiar la base contable o la integración.
Comprende las opciones de base contable disponibles
Antes de hacer el cambio, confirma qué base contable se ajusta a tus necesidades. Después de seleccionar una nueva base, puedes descargar una vista previa del diario de compras y del diario de banco para comprobarla antes de confirmarla.
Si necesitas ayuda para elegir la base contable adecuada, contacta con tu Customer Success Manager.
Estas son las bases contables que puedes elegir:
Sistema de partida simple.
Sistema de partida doble.
Sage.
Cegid.
Xero.
DATEV.
💡 Consejo: Si más adelante vuelves de una integración nativa, como Xero o DATEV, a una exportación basada en archivos, solo podrás seleccionar el tipo de integración basada en archivos original que usabas antes, partida simple o partida doble. Esto restaura tu plan contable y tus cuentas de gastos, bancarias y de proveedores.
Cambia tu base contable
Ve a Configuración > Configuración de Contabilidad > Integración contable.
Haz clic en Cambiar integración junto a tu base contable actual.
Revisa la explicación de cada base contable, incluidos los formatos del diario de compras y del diario de banco.
Selecciona tu nueva base contable en la lista desplegable.
Descarga el archivo de vista previa para verificar el formato del diario de compras y del diario de banco.
Confirma tu selección para completar el cambio.
⚠️ Advertencia: El cambio se aplica de inmediato el día en que lo confirmas. Esta acción no se puede deshacer sin contactar con soporte.
Impacto en tu diario de compras y de banco
¿Qué ocurre con las cuentas a pagar en el diario de compras?
Las cuentas a pagar ya exportadas se mantienen en el formato antiguo.
Solo las cuentas a pagar nuevas o aún no exportadas aparecen en el nuevo formato.
¿Qué ocurre con los pagos en el diario de banco?
Los pagos ya exportados se mantienen en el formato antiguo.
Solo los pagos nuevos o aún no exportados aparecen en el nuevo formato.
¿Qué ocurre con los recibos?
Nada cambia. Los recibos no se ven afectados por el cambio.
Buenas prácticas para el cambio
Dado que el cambio se aplica de inmediato, sigue estas recomendaciones:
Termina el cierre del periodo en curso, del primer al último día del mes, antes de hacer el cambio. Esto significa que no deberías tener cuentas a pagar en Contabilidad > Preparar ni en Contabilidad > Exportar.
Realiza el cambio el primer día del nuevo periodo, el día 1 del mes, para obtener una sola exportación por periodo.
📋 Buena práctica: Si haces el cambio a mitad de mes, recibirás dos exportaciones contables para ese periodo: una en el formato antiguo y otra en el nuevo formato.
Si seleccionas un periodo de informe durante el cual se produjo un cambio, recibirás varios diarios de compras y de banco. Spendesk conserva los datos exportados en el formato en el que se exportaron originalmente, por lo que tus registros anteriores se mantienen precisos.
Ejemplos
Ejemplo 1: Cambias el 1 de septiembre
Exportaste todas las cuentas a pagar de agosto y luego cambiaste el 1 de septiembre.
Si exportas solo agosto:
Diario de compras: formato antiguo, con todas las cuentas a pagar de agosto, ya exportadas antes del cambio.
Diario de banco: formato antiguo, con todos los pagos de agosto, ya exportados antes del cambio.
Si exportas el periodo de agosto a septiembre:
Diario de compras: un diario en el formato antiguo con todas las cuentas a pagar de agosto, más un segundo diario en el nuevo formato con las cuentas a pagar de septiembre nuevas o aún no exportadas.
Diario de banco: un diario en el formato antiguo con todos los pagos de agosto, más un segundo diario en el nuevo formato con los pagos de septiembre nuevos o aún no exportados.
Ejemplo 2: Cambias a mitad de mes, por ejemplo, el 15 de septiembre
No exportaste todas las cuentas a pagar del mes y luego cambiaste a una exportación basada en archivos el día 15.
Si exportas solo agosto:
Diario de compras: formato antiguo para las cuentas a pagar exportadas hasta el 15 de agosto; nuevo formato para las cuentas a pagar nuevas o aún no exportadas a partir del 15 de agosto.
Diario de banco: formato antiguo para los pagos exportados hasta el 15 de agosto; nuevo formato para los pagos nuevos o aún no exportados a partir del 15 de agosto.
Como no hiciste el cambio el día 1 del mes, recibes dos exportaciones contables para agosto. Cambiar el día 1 del mes siguiente evita esto.
Si exportas el periodo de agosto a septiembre:
Diario de compras: un diario en el formato antiguo con las cuentas a pagar ya exportadas, del 1 al 15 de agosto, más un segundo diario en el nuevo formato con las cuentas a pagar nuevas o aún no exportadas desde el 15 de agosto hasta septiembre.
Diario de banco: un diario en el formato antiguo con los pagos ya exportados, del 1 al 15 de agosto, más un segundo diario en el nuevo formato con los pagos nuevos o aún no exportados desde el 15 de agosto hasta septiembre.
Solución de problemas
Síntoma: Quieres volver a tu exportación anterior basada en archivos después de usar una integración nativa, como Xero, DATEV u otra integración nativa, pero no estás seguro de qué formato seleccionar.
Causa: Elegir el tipo de integración basada en archivos incorrecto puede impedir que tu plan contable y tus cuentas de gastos, bancarias y de proveedores se restauren correctamente.
Resolución: Selecciona exactamente el tipo de integración basada en archivos que usabas antes de cambiar a una integración nativa. Contacta con el soporte de Spendesk de antemano si no estás seguro. El soporte puede confirmar tu historial de cambios entre integraciones basadas en archivos e integraciones nativas.
Síntoma: Cambiaste de base contable y ahora ves varios diarios de compras o de banco para el mismo periodo.
Causa: Hiciste el cambio durante un periodo de informe en lugar de al inicio de un nuevo periodo.
Resolución: Esto es lo esperado. Spendesk divide la exportación en archivos con el formato antiguo y el nuevo según la fecha del cambio. Para evitar esto en el futuro, haz el cambio el día 1 del mes.