Los proveedores y los usuarios de Spendesk pueden reenviar facturas por correo electrónico, lo que crea automáticamente un borrador en la Bandeja de entrada compartida de Spendesk para su revisión y envío.
Para: Propietarios de la cuenta, Controladores y Solicitantes en los planes Essentials, Growth y Premium.
Tabla de contenidos :
Antes de empezar
Reenviar una factura : de un usuario de la empresa a la empresa
Reenviar una factura : de un proveedor a tu empresa
Roles para el envío de facturas
Qué puedes ver y hacer en la Bandeja de entrada
Configurar una regla de reenvío automático
Facturas duplicadas
Solución de problemas
Preguntas frecuentes
Antes de empezar
Necesitas el rol de Solicitante para enviar una factura desde la Bandeja de entrada.
Los Controladores sin el rol de Solicitante solo pueden eliminar o asignar facturas; no pueden enviarlas.
🔒 Esta función no está disponible en el plan Starter.
No utilices esta función para proveedores que se pagan con tarjeta o tarjeta virtual.
Reenviar una factura: de un usuario de la empresa a la empresa
Busca la dirección de correo electrónico dedicada a facturas de tu empresa en la sección Bandeja de entrada de Spendesk, o en el panel lateral al hacer clic en "Enviar una nueva factura." Esta dirección empieza por "bills+...".
Envía tu factura como archivo adjunto a esta dirección.
Inicia sesión en Spendesk una vez que hayas recibido el correo electrónico.
Navega a Gastos > Bandeja de entrada > Tu bandeja de entrada
Revisa el borrador de la solicitud de factura. Marvin, el asistente de IA de Spendesk, completa previamente los detalles de la factura y los datos analíticos del gasto.
Haz clic en "Enviar."
Una vez enviada, la factura desaparece de tu Bandeja de entrada y pasa a "Tus solicitudes."
💡 Si envías varias facturas en un mismo correo electrónico, Spendesk crea una factura por cada archivo adjunto.
Reenviar una factura : de un proveedor a tu empresa
Busca la dirección de correo electrónico de reenvío de facturas de tu empresa en la sección Bandeja de entrada de Spendesk, o en el panel lateral al hacer clic en "Enviar una nueva factura."
Comparte esta dirección con tu proveedor.
Pide a tu proveedor que añada en copia (CC) al empleado correspondiente si quieres que la factura se le asigne automáticamente.
Inicia sesión en Spendesk una vez que hayas recibido el correo electrónico.
Navega a Gastos > Bandeja de entrada para revisar todos los borradores de facturas.
Haz clic en "Enviar" una vez que hayas comprobado los detalles de la factura y los datos analíticos del gasto.
Una vez enviada, la factura pasa de tu Bandeja de entrada a "Tus solicitudes."
👥 Spendesk asigna la factura al primer usuario de Spendesk reconocido. Si la dirección del remitente no corresponde a un usuario reconocido, Spendesk busca un usuario reconocido en el campo CC. Si no se reconoce a ningún usuario, la factura aparece en la Bandeja de entrada compartida, accesible para todos los Controladores y el Propietario de la cuenta.
Roles para el envío de facturas
Los empleados a quienes finanzas les asigna una factura no pueden eliminarla, pero pueden devolverla al equipo de finanzas. La factura aparecerá entonces como "en disputa" en la Bandeja de entrada de los Controladores.
Qué puedes ver y hacer en la Bandeja de entrada
Desde la Bandeja de entrada compartida, los Propietarios de la cuenta y los Controladores pueden :
Asignar facturas a un Solicitante para su aprobación seleccionando un usuario.
Asignar facturas al propietario de una Orden de compra, si las Órdenes de compra están habilitadas. La factura se asigna entonces al usuario que creó la Orden de compra.
Ver las facturas asignadas a empleados que aún están pendientes de envío.
Reasignar facturas que estén pendientes de envío.
Hacer clic en una factura reenviada para ver el correo electrónico original desde el que se reenvió, directamente en la Bandeja de entrada.
Descargar los archivos adjuntos del correo electrónico original directamente desde la Bandeja de entrada, sin necesidad de abrir tu bandeja de correo.
💡 Ver el correo electrónico original y descargar los archivos adjuntos desde la Bandeja de entrada te da todo el contexto de cada factura reenviada sin cambiar a tu bandeja de correo.
Desde Tu bandeja de entrada, los Solicitantes pueden :
Acceder a todas las facturas que te han sido asignadas, incluidas las que tú mismo reenviaste o las que Spendesk te asignó automáticamente.
Revisar los detalles de la factura y la información analítica (centro de costes, categoría de gasto), y luego hacer clic en Enviar.
La factura pasará a Tus solicitudes.
Configurar una regla de reenvío automático
Si quieres que las facturas se reenvíen automáticamente a tu Bandeja de entrada de Spendesk, configura una regla de reenvío automático con tu proveedor de correo electrónico.
Accede a la configuración de tu proveedor de correo electrónico y crea una regla de reenvío automático hacia la dirección de correo electrónico de tu Bandeja de entrada de Spendesk.
Espera a que tu proveedor de correo electrónico envíe un código de seguridad a la dirección de correo electrónico de la Bandeja de entrada de Spendesk.
Contacta con tu Propietario de la cuenta para obtener este código de seguridad. Se reenvía automáticamente a su dirección de correo electrónico de la empresa.
Introduce el código de seguridad en tu proveedor de correo electrónico para validar la regla de reenvío automático.
Ver el correo electrónico original
Para las facturas reenviadas por correo electrónico, abre la factura desde tu Bandeja de entrada para ver el correo electrónico original del que procede. Haz clic en Ver correo electrónico en la parte superior del formulario de la factura. También puedes descargar cualquier archivo adjunto directamente desde Spendesk, sin necesidad de abrir tu bandeja de correo. Esto te da contexto adicional al revisar la factura.
Facturas duplicadas
Spendesk marca las facturas duplicadas en la Bandeja de entrada. Haz clic en una factura marcada para ver una etiqueta "Duplicada" en el lado derecho de la pantalla.
Solución de problemas
Síntoma : La factura nunca aparece en la Bandeja de entrada tras el reenvío.
Causa : El correo electrónico se envió a la dirección incorrecta, o contenía un enlace de descarga en lugar de un archivo adjunto.
Solución: Confirma que utilizaste la dirección "bills+..." correcta de la sección Bandeja de entrada. Spendesk no puede recuperar facturas desde enlaces que requieren autenticación (por ejemplo, algunos portales de facturación de proveedores); pide al proveedor que adjunte el archivo de la factura directamente.
Síntoma : Algunos archivos adjuntos de un correo electrónico con varias facturas no generaron un borrador, o los datos extraídos parecen incorrectos.
Causa : Enviar más de 10 facturas en un solo correo electrónico puede hacer que el sistema de OCR tenga dificultades para procesar correctamente todos los documentos.
Solución : Vuelve a enviar las facturas en lotes más pequeños de 10 archivos adjuntos o menos por correo electrónico.
Síntoma : La factura se asignó al usuario equivocado, o quedó sin asignar en la Bandeja de entrada compartida.
Causa : Spendesk asigna la factura al primer usuario reconocido detectado en el campo "de" o "CC". Si no se reconoce a ninguno, la factura permanece sin asignar.
Solución : Pide al proveedor que ponga en copia (CC) la dirección de correo electrónico de Spendesk del empleado correspondiente, o reasigna manualmente la factura desde la Bandeja de entrada compartida si eres Controlador o Propietario de la cuenta.
Preguntas frecuentes
P: ¿Puedo reenviar facturas de varios proveedores en un mismo correo electrónico?
R: Sí, pero Spendesk crea una factura por cada archivo adjunto. Asegúrate de que cada documento sea un archivo independiente.
P: ¿Cómo puedo asignar una factura a un usuario específico?
R: Selecciona el usuario adecuado, o vincula la factura a una Orden de compra si esa función está habilitada.
P: ¿Qué ocurre si envío más de 10 facturas en un solo correo electrónico?
R: El sistema de OCR podría tener dificultades para procesar correctamente todos los documentos, lo que puede provocar errores.
P: ¿Qué pasa si mis proveedores se pagan con tarjeta o tarjeta virtual?
R: No utilices esta función para proveedores que se pagan con tarjeta o tarjeta virtual.
P: ¿Esta función está disponible en todos los planes?
R: No. Esta función no está disponible en el plan Starter.
P: ¿Quién recibe el código de seguridad al configurar una regla de reenvío automático?
R: El código de seguridad se envía automáticamente a la dirección de correo electrónico de la empresa de tu Propietario de la cuenta.
P: ¿Puedo ver el correo electrónico original reenviado desde la Bandeja de entrada?
R: Sí. Haz clic en la factura en la Bandeja de entrada para ver el correo electrónico original desde el que se reenvió y descargar sus archivos adjuntos directamente.