Automatiza tu contabilidad en Spendesk.
⚠️ AutoCat & AutoCatML están disponible sólo con algunos planes de facturación. Ponte en contacto con tu gestor de cuenta o con nuestro servicio de asistencia para saber más.
Introducción
Hemos creado nuestras funciones AutoCat para ayudarte a reducir la introducción manual de datos y ahorrar así tiempo valioso en tu proceso de contabilidad mediante el autorrellenado y la sugerencia de valores para la cuenta de gastos, la tasa de IVA y los campos analíticos.
Hay dos tipos de AutoCat en Spendesk:
🤖 AutoCatML (predicciones basadas en aprendizaje automático).
🔗 AutoCat (precumplimentación basada en reglas).
🤖 AutoCatML: utiliza el aprendizaje automático para predecir el IVA, la cuenta de gastos y los campos analíticos
Definición de ML
"El Machine Learning o Aprendizaje automático es una rama de la inteligencia artificial (IA) y la informática que se centra en el uso de datos y algoritmos para imitar la forma en que los humanos aprenden, mejorando gradualmente su precisión." (Fuente, IBM 2020, What is Machine Learning?)
Cómo funciona AutoCatML
La función de AutoCatML aprovecha tus datos históricos de contabilidad para predecir las entradas de cuentas de gastos, cuentas de IVA y entradas de campos analíticos en Contabilidad>Preparar.
Tiene en cuenta todos los puntos de datos relevantes (por ejemplo, proveedor, campos analíticos, centro de coste, importe, descripción y más...) e intenta identificar patrones. Los modelos en los que se basa esta función se calculan y mantienen de forma individual para cada cuenta de Spendesk con el fin de obtener los mejores resultados de predicción posibles.
Sólo propone valores cuando la confianza en un valor correcto es alta.
Los modelos de esta función mejoran con el tiempo. Esto significa que los modelos aprenden de los errores y adaptan sus predicciones para mejorar su precisión.
Cómo beneficiarse de AutoCatML
Si estás en un plan elegible, tendrás ya disponible AutoCatML.
No es necesaria ninguna configuración: Marvin estará ahí en segundo plano, aprendiendo de tu contabilidad desde el primer momento. Tan pronto como hayas utilizado Bookkeep para preparar y exportar ~100 pagos, empezarás a ver sus predicciones sobre nuevos pagos en Bookkeep>Preparar.
Puedes identificar las predicciones de Marvin cuando un campo tiene el icono de Marvin y bordes mágicos (colores del arco iris - ver captura de pantalla abajo 👇).
Para aclarar la automatización de cada campo hemos implementado iconos que explican la automatización:
🤖👉 Función ML para cuentas de gastos, cuentas de IVA, campos analíticos e importes.
🤖 👉 Recomendaciones de reconocimiento óptico (OCR) de caracteres para cuentas de IVA e importes
🔗 👉 Regla manual de proveedores y vinculación con cuentas de gastos
🔗 👉 Regla manual de categoría de gasto y enlace con cuentas de gasto
Cómo confirmar o editar la predicción de Marvin
Si estás de acuerdo con la predicción de Marvin, puedes seguir adelante y hacer clic en «Guardar» o «Marcar como listo».
Si no estás de acuerdo con la predicción de Marvin, simplemente selecciona el valor correcto en el campo antes de hacer clic en «Guardar» o «Marcar como listo». Marvin aprenderá del valor que cambiaste y lo tendrá en cuenta para futuras predicciones.
Así que, cuanto más hagas tu contabilidad con Spendesk, ¡más predicciones vas a recibir que te ahorrarán un tiempo significativo durante tu proceso de cierre! 🕐
🔗 AutoCat: crear reglas para precompletar la cuenta de gastos
AutoCat permite crear dos tipos de reglas para prellenar el valor de la cuenta de gastos en Contabilidad>Preparar:
Regla de proveedor
Regla de categoría de gasto
Ambas reglas te ayudan a ahorrar una enorme cantidad de tiempo a la vez que aumentan la consistencia de tu contabilidad.
Regla del proveedor
La regla del proveedor vincula un proveedor a una cuenta de gastos específica, de modo que cada vez que se crea una cuenta por pagar con ese proveedor, la cuenta de gastos se rellena previamente.
Puedes ajustar la regla del proveedor de dos maneras.
1. En Ajustes>Cuentas por pagar
Selecciona el proveedor para el que deseas configurar una regla
Haz clic en el icono ' Editar ' en la sección ' Contabilidad '
Selecciona la cuenta de gastos que deseas vincular
¡Ya está!
2. Directamente en Contabilidad>Preparar
Cuando seleccionas una cuenta de gastos en Contabilidad>Preparar y el proveedor vinculado no tiene una regla configurada, se te pregunta si deseas crear una regla para vincular esta cuenta de gastos al proveedor en la cuenta por pagar.
Para crear la regla, simplemente haz clic en «Crear una regla».
Puedes editar o eliminar la regla en Ajustes>Cuentas por pagar en cualquier momento.
Regla de categoría de gastos
La regla de categoría de gasto vincula una categoría de gasto a una cuenta por pagar específica, de modo que cada vez que se crea una cuenta por pagar con esa categoría de gasto, la cuenta por pagar se rellena previamente.
Para configurar y mantener tus reglas de categoría de gasto:
Ve a Ajustes>Campos analíticos>Categorías de gastos
Aparecerá la columna «Cuenta de gastos vinculada».rarse más en tareas administrativas financieras más complejas.
3. Selecciona la categoría de gasto para la que deseas establecer una regla
4. Elige la cuenta de gastos que deseas vincular y haz clic en «Guardar mis cambios».
5. ¡Ya está!
Cuando vea una cuenta de gastos pre-rellenada en Contabilidad>Preparar, puedes saber si ha sido pre-rellenada por una regla de proveedor o categoría de gasto pasando el ratón sobre el icono 🔗.
Preguntas frecuentes:
¿Puedo añadir reglas AutoCat en bloque? | Desgraciadamente, no - por ahora sólo puedes ajustar uno a uno. |
¿Puedo asociar un proveedor o una categoría de gastos a más de una cuenta de gastos? | No, sólo puede vincular una cuenta de gastos a cualquier proveedor o categoría de gastos. |
¿Puedo vincular a la misma cuenta de gastos varios proveedores y categorías de gastos? | Sí, puede vincularse a la misma cuenta de gastos tantas veces como necesite. |
¿Existe un límite en el número de reglas AutoCat que puedo crear? | ¡No, no hay límite! |
Si tengo una cuenta por pagar que cumple los criterios de una regla de proveedor y una regla de categoría de gasto, ¿cuál se rellenará previamente? | Cuando una cuenta por pagar cumple tanto una regla de proveedor como de categoría de gasto, la regla de proveedor tendrá prioridad y se rellenará previamente en Contabilidad>Preparar |