¿Por qué no permitimos la eliminación de gastos o facturas "a pagar"?
Debido al hecho de que ofrecemos varios pasos de verificación y de que no queremos permitir la posibilidad de cambiar datos ya exportados en Spendesk, no podemos cambiar manualmente el estado de revisión de sus solicitudes de reembolso/facturas de proveedores.
Por favor, tenga cuidado al revisar un reembolso para una solicitud de reembolso/factura de proveedor, porque no podrá cambiar los datos ni editar esta solicitud de reembolso/factura de proveedor posteriormente.
Actualmente, dejamos que los clientes contabilicen los gastos/facturas antes de pagarlos. Por lo tanto, existe un riesgo de discrepancia entre su software de contabilidad y la interfaz de Spendesk. Véase el siguiente ejemplo:
Envío una factura el 22 de septiembre.
Mi manager la aprueba (Solicitudes > Autorizar).
Mi equipo financiero la revisa (Facturas > Revisar).
Mi equipo financiero prepara y exporta el pago (Contabilidad > Preparar y Contabilidad > Exportar).
Mi equipo financiero decide finalmente no pagar al proveedor e intenta eliminar el pago pendiente.
️↪️ No lo permitimos, porque si se olvida de eliminarlo de su sistema contable, habrá una discrepancia.
Solución
🔥 Importante: en la pestaña Reembolsar / "Para pagar", haz clic en "Desde Spendesk" o "XML" y selecciona ".CSV" en su lugar. De lo contrario, ¡se reembolsará a tu empleado o proveedor! 🔥
Marca la declaración de gastos (sola) o la factura (sola) como pagada utilizando CSV. No enviará una transferencia en tu nombre. Asegúrate de que sólo incluyes el gasto o factura que necesitas eliminar y no otros, de lo contrario tendrás que ejecutar transferencias manuales.
A continuación, siga el paso 2 ⬇️
¿Qué ocurre si ya he marcado mi gasto/factura como reembolsado?
Si tu solicitud de reembolso/factura de proveedor ya ha sido marcada como reembolsada, entonces tendrás que marcarla como Preparada/Exportada como otros pagos.
A continuación, puedes eliminar la línea de tu CSV antes de importarla en tu programa de contabilidad. Puedes asignar una cuenta de gastos específica si es necesario para ayudarte a identificar estas líneas que deseas excluir (por ejemplo, podría llamarse "Error - no mantener en el sistema de contabilidad"). De hecho, aunque las exportes, las líneas seguirán siendo visibles en Spendesk.