Ya está listo para preparar sus cuentas por pagar en Spendesk y exportarlas a NetSuite.
Contabilizar sus cuentas por pagar
Puede contabilizar sus gastos usando todas sus cuentas y valores habituales de NetSuite. Una vez que esté listo para exportar sus gastos a NetSuite, navegue a Contabilidad > Exportar y seleccione el período deseado para exportar.
Antes de que se exporte una factura o una compra con tarjeta, verificamos si el proveedor está vinculado a un proveedor de NetSuite. Si falta esta vinculación, no intentamos exportar esta cuenta por pagar y devolvemos un error de exportación con la descripción del proveedor faltante (que debe crearse manualmente en NetSuite).
Al exportar un informe de gastos, verificamos si el miembro de Spendesk correspondiente está vinculado a un empleado de NetSuite. Si falta esta vinculación, no intentamos exportar este informe de gastos y devolvemos un error de exportación con la descripción del empleado faltante (que debe crearse en NetSuite).
Notas importantes:
Spendesk exporta gastos reconocidos - gastos que pasaron todos los flujos de aprobación configurados y fueron preparados por finanzas. No creamos entradas contables para gastos que todavía están en revisión.
Los documentos justificativos de un pago (recibos, facturas, capturas de pantalla) se exportan en su formato original (PDF, PNG, JPEG, etc.).
Todas las cuentas por pagar y pagos se exportan a NetSuite en moneda de cartera por defecto (usando la tasa de conversión de Spendesk). Para conservar la moneda original, use las opciones Export in declared currency? en la configuración de su integración con NetSuite:
Invoices: las facturas se exportan en la moneda de la factura y NetSuite aplica su propio tipo de cambio. Las notas de crédito siguen el mismo ajuste, por lo que una nota de crédito puede aplicarse a su factura de proveedor en la misma moneda. Las notas de gastos se exportan siempre en moneda de cartera.
Card Payments: las compras con tarjeta se exportan en la moneda del pago, con el tipo de cambio de Spendesk.
Los pagos siguen estos ajustes solo cuando la moneda base de su subsidiaria de NetSuite coincide con la moneda de su cartera de Spendesk. Si son distintas, la configuración muestra un aviso: las facturas pueden seguir exportándose en su propia moneda, pero las compras con tarjeta y todos los pagos se exportan en moneda de cartera.
Los pagos se exportan automáticamente cada 10 minutos a NetSuite (en caso de que la cuenta por pagar correspondiente ya haya sido exportada).
Impuestos y monedas
Impuestos. Para entidades de EE. UU., Spendesk no envía código ni importe de impuesto. Para entidades canadienses, envía el código de impuesto y NetSuite calcula el impuesto. Para otros países, envía el código de impuesto y el importe de IVA registrado en Spendesk. En Spendesk solo aparecen los códigos de impuesto activos, disponibles para compras y asignados a su subsidiaria.
Monedas. Por defecto, las cuentas por pagar y los pagos se exportan en la moneda de su cartera de Spendesk con el tipo de Spendesk; las facturas (con sus notas de crédito) y las compras con tarjeta pueden conservar su moneda original con las opciones Export in declared currency?. Cada moneda debe estar activada en NetSuite y añadida a las monedas del proveedor; de lo contrario, la exportación falla. Los importes convertidos se redondean a dos decimales por línea, por lo que los totales pueden diferir en 0,01.
Enviar sus cuentas por pagar a NetSuite
Verá una vista previa de las cuentas por pagar listas para exportar. Haga clic en Enviar a NetSuite para exportarlas de forma masiva. También puede exportar una sola cuenta por pagar. Con NetSuite, las cuentas por pagar se exportarán como Informes de gastos, Facturas, Créditos del proveedor o Asientos contables, vea a continuación más sobre cada tipo de cuenta por pagar. Los pagos se exportarán como Pagos.
Las Solicitudes de gastos se exportan a NetSuite como Informes de gastos. El Reembolso de informes de gastos a través de Spendesk genera un Pago creado en NetSuite, emparejado con el Informe de gastos correspondiente.
Las Facturas se exportan a NetSuite como Facturas. Los Pagos de facturas crean Pagos en NetSuite, que se emparejan con la Factura correspondiente.
Las Notas de crédito se exportan a NetSuite como Créditos del proveedor. Una vez que se aplica una nota de crédito a una factura en Spendesk, aplicamos el Crédito del proveedor correspondiente a la Factura correspondiente en NetSuite.
Las Compras con tarjeta se exportan a NetSuite como Facturas con un Pago correspondiente. Las Reversiones de tarjeta y los Reembolsos se exportan como Créditos del proveedor y Asientos contables respectivamente.
Las Comisiones de cambio, cajeros automáticos y otras comisiones bancarias se exportan a NetSuite como Asientos contables.
Ya debería estar completamente configurado para usar esta integración con NetSuite y exportar sus cuentas por pagar cada mes o cuando lo necesite.