Exportación de cuentas por pagar y liquidaciones
El proceso de exportación de cuentas por pagar y liquidaciones a NetSuite se ha simplificado para mayor eficacia y precisión. He aquí una visión general de cómo funciona la exportación y los criterios involucrados:
Al hacer clic en "Exportar a NetSuite" en Contabilidad>Exportar, las cuentas por pagar se exportan a NetSuite. Las liquidaciones se exportan automáticamente cada 10 minutos (en caso de que ya se hubiera exportado la correspondiente cuenta por pagar).
🕦 Antes de exportar una factura o una compra con tarjeta, comprobamos si el proveedor está asignado a un vendor de NetSuite. Si falta dicha asignación, no intentamos exportar este pago y se podrá ver un error de exportación con la descripción del vendor que falta (que debe crearse en NetSuite manualmente).
Al exportar una solicitud de reembolso, comprobamos si el miembro de Spendesk correspondiente está asignado a un empleado de NetSuite. Si falta dicha asignación, no intentamos exportar esta solicitud de reembolso y devolvemos un error de exportación con la descripción del empleado que falta (que debe crearse en NetSuite).
Antes de exportar una cuenta por pagar, comprobamos que los valores de los campos analíticos tengan ID internos de NetSuite en nuestra base de datos. Es imposible exportar una cuenta por pagar a NetSuite que contenga un valor de campo analítico sin un ID de NetSuite.
A continuación se muestra cómo se exportan las cuentas por pagar y pagos de Spendesk a NetSuite:
Las facturas se exportan a NetSuite como Vendor bills (facturas del vendedor). Los pagos de facturas crean Bill payments (pagos de facturas) en NetSuite, que se aplican a (coinciden con) la correspondiente Vendor bill.
Las notas de crédito se exportan a NetSuite como Vendor Credits (créditos de proveedor). Una vez que se aplica una nota de crédito a una factura en Spendesk, aplicamos el Vendor Credit correspondiente a la Vendor Bill correspondiente en NetSuite.
Las compras con tarjeta se exportan a NetSuite como Vendor Bill con el correspondiente Bill payment. Las anulaciones y los reembolsos de tarjetas se exportan como Vendor Credit y entrada en el diario respectivamente.
Las solicitudes de reembolso se exportan a NetSuite como Expense Reports (Informes de Gastos). El reembolso de las solicitudes de reembolso a través de Spendesk da como resultado un Bill Payment creado en NetSuite, aplicado a (asociado con) el Expense Report correspondiente.
Las comisiones bancarias se exportan a NetSuite como entradas en el diario.
Las devoluciones tardías (también conocidas como devoluciones en efectivo o fallos en las transferencias bancarias) no se exportan a NetSuite. En otras palabras, si se ha realizado un pago en Spendesk y se ha exportado inmediatamente a NetSuite como Bill Payment, no lo anularemos (debido a una limitación técnica) cuando llegue una notificación de devolución tardía. Los clientes tendrán que anular los pagos de facturas manualmente en NetSuite cuando se les notifique o detecte una devolución tardía durante el ejercicio de conciliación mensual.
Vendor Bills se crean en NetSuite en Expense and ítems (en lugar de Artículos, ya que Spendesk opera en términos de gastos):
Las compras con tarjeta y los informes de gastos siempre se exportan en moneda de monedero. Si su CSM o equipo de soporte le conceden la opción "Export in declared currency", entonces exportamos las facturas en su moneda declarada (en contraposición a la moneda del monedero).
Los documentos justificativos (recibos y facturas) se adjuntan a lasVendor Bills y a los informes de gastos en la sub pestaña Communication>Files.
Los archivos adjuntos se almacenan en el archivador de NetSuite y cuentan en la cuota de almacenamiento de NetSuite del cliente.
Mensajes de error de exportación
Suelen aparecer en la pestaña Exportar cuando intenta exportar cuentas a pagar. Suelen deberse a periodos cerrados en NetSuite, o a permisos/derechos (consulte nuestros otros artículos sobre NetSuite para obtener más información).
Pongamos un ejemplo
Cuando el campo "Departamento" no está configurado correctamente en Spendesk o en NetSuite, puede aparecer este mensaje de error.
