Las notas de crédito te permiten anular total o parcialmente una factura que ya has enviado. Spendesk automatiza la forma en que se aplican y se registran.
Para : todas las personas que envían facturas en cuentas que utilizan exportaciones contables basadas en archivos o integraciones contables nativas compatibles.
Índice
Antes de empezar
Enviar una nota de crédito
Aplicar una nota de crédito a una factura
Comprobar el estado de una nota de crédito
Contabilizar una nota de crédito
Resolver problemas
Preguntas frecuentes
Artículos relacionados
Antes de empezar
Esta función está disponible para las cuentas que utilizan exportaciones contables basadas en archivos, como partida simple, partida doble, SAGE o CEGID.
También está disponible para las cuentas que utilizan las integraciones nativas con DATEV, Xero y NetSuite.
Los formatos aceptados para las notas de crédito son los mismos que para las facturas: imagen y PDF.
Las notas de crédito se aprueban automáticamente y no siguen el proceso de aprobación habitual.
Actualmente, esta función no está disponible al enviar una solicitud desde la aplicación móvil.
🔒 Acceso : el envío y la gestión de notas de crédito están disponibles en todos los planes de facturación, siempre que la cuenta utilice uno de los métodos de exportación contable indicados anteriormente.
Enviar una nota de crédito
Accede a Nueva solicitud.
Selecciona Enviar una factura o una nota de crédito.
Selecciona el archivo de la nota de crédito desde tu ordenador.
Comprueba los campos que Spendesk ha rellenado automáticamente mediante el reconocimiento óptico de caracteres.
Añade o modifica los datos que falten, como la factura de referencia, la descripción y el centro de costes.
Haz clic en Enviar.
💡 Consejo : la nota de crédito se aprueba automáticamente después de enviarla. No es necesario realizar ninguna aprobación manual.
Reenviar una nota de crédito a la bandeja de entrada
Tú o tu proveedor pueden reenviar una nota de crédito como archivo adjunto de correo electrónico a la dirección de reenvío específica de tu empresa en Spendesk, que comienza por bills+....
Puedes encontrar esta dirección en Gastos > Bandeja de entrada o en el panel lateral que aparece al seleccionar Enviar una nueva factura.
Si un empleado reenvía la nota de crédito desde su dirección de correo electrónico asociada a Spendesk, esta aparecerá en su bandeja de entrada personal.
Si la envía un proveedor, pídele que añada al empleado correspondiente en copia para que Spendesk pueda asignarle automáticamente la nota de crédito.
Si no se reconoce a ningún usuario de Spendesk, la nota de crédito aparecerá en la bandeja de entrada compartida, a la que pueden acceder los responsables de control financiero y el propietario de la cuenta.
Cambiar el tipo de documento a nota de crédito
Si Spendesk identifica una nota de crédito reenviada como una factura :
Abre el documento desde la bandeja de entrada
Haz clic en ¿No es una factura? en la esquina superior derecha
En la pantalla siguiente, selecciona Nota de crédito
Comprueba la información rellenada automáticamente
Envía el documento
Aplicar una nota de crédito a una factura
La función de notas de crédito permite realizar tres acciones principales :
Deducir una nota de crédito de una factura de referencia
Guardar una nota de crédito para aplicarla a una factura futura
Marcar una nota de crédito como reembolsada fuera de Spendesk
Las opciones disponibles dependen del estado de la factura de referencia.
Deducir una nota de crédito de una factura de referencia
Accede a Gastos > Facturas > Revisar
Abre la nota de crédito
Selecciona Deducir el importe de la factura de referencia
Valida la nota de crédito
Revisa la factura de referencia y la aplicación de la nota de crédito
Cuándo utilizar esta opción : la factura de referencia y la nota de crédito se encuentran ambas en Facturas > Revisar.
Impacto en el pago de la factura : el importe de la nota de crédito se resta del importe de la factura. Por ejemplo, una nota de crédito de 10 € aplicada a una factura de 20 € da como resultado un pago de 10 €.
Impacto contable : la factura y la nota de crédito se tratan como cuentas por pagar independientes en Contabilidad > Preparar y Todas las cuentas por pagar. Exporta ambos documentos a tu programa de contabilidad desde Contabilidad > Exportar.
Guardar una nota de crédito para aplicarla a una factura futura
Accede a Gastos > Facturas > Revisar
Abre la nota de crédito
Selecciona Guardar el crédito para facturas futuras. El crédito se guarda a nivel del proveedor
Abre una factura futura del mismo proveedor
Haz clic en Aplicar para utilizar el crédito guardado
Cuándo utilizar esta opción : la factura de referencia y la nota de crédito se encuentran ambas en Facturas > Revisar, o la factura de referencia ya está programada para su pago o ya ha sido pagada.
Impacto en el pago de la factura : el crédito del proveedor se resta del importe de la factura.
Impacto contable : la factura y la nota de crédito se tratan como cuentas por pagar independientes en Gastos > Todos los gastos > Todas las cuentas por pagar. Exporta ambos documentos a tu programa de contabilidad desde Contabilidad > Exportar.
Marcar una nota de crédito como reembolsada fuera de Spendesk
Accede a Gastos > Facturas > Revisar
Abre la nota de crédito
Selecciona Reembolsada fuera de Spendesk
Cuándo utilizar esta opción : el proveedor ha reembolsado el importe de la nota de crédito directamente en la cuenta bancaria de tu empresa.
Impacto en el pago de la factura : la nota de crédito no afecta a ninguna factura. Aparece en la página Todas las cuentas por pagar con el estado Reembolsada y se muestra como un pago de reembolso en la página Todos los pagos.
Impacto contable : la factura y la nota de crédito se tratan como cuentas por pagar independientes. Exporta ambos documentos a tu programa de contabilidad desde Contabilidad > Exportar.
Comprobar el estado de una nota de crédito
Accede a Gastos > Todos los gastos > Todas las cuentas por pagar.
Filtra por Tipo : Nota de crédito.
Comprueba el estado de cada nota de crédito:
disponible para utilizar
deducida de una factura
reembolsada
Contabilizar una nota de crédito
Valida la nota de crédito en Gastos > Facturas > Revisar
Accede a Contabilidad > Preparar para encontrar la nota de crédito
Asigna la información contable a la nota de crédito, del mismo modo que lo harías con cualquier otra cuenta por pagar
Marca la nota de crédito como lista
Accede a Contabilidad > Exportar para exportarla a tu programa de contabilidad
💡 Consejo : en las exportaciones contables basadas en archivos de partida simple, una nota de crédito se trata como una cuenta por pagar negativa. En las exportaciones contables basadas en archivos de partida doble, el importe aparece con las columnas del debe y del haber invertidas en comparación con las cuentas por pagar de las facturas habituales.
Resolver problemas
No puedes cancelar una nota de crédito después de validarla en «Facturas > Revisar»
Causa : una vez validadas, las notas de crédito no se pueden cancelar directamente.
Solución : marca la nota de crédito como Reembolsada fuera de Spendesk. Seguirá siendo visible en tus cuentas por pagar, pero ya no se tendrá en cuenta para futuras facturas.
No encuentras la factura a la que debería hacer referencia una nota de crédito
Causa : solo puedes ver las facturas que has enviado personalmente.
Solución : al enviar la nota de crédito, selecciona No tengo la factura de referencia si la factura original fue enviada por otra persona.
Necesitas añadir dos notas de crédito a una misma factura
Causa : no es posible aplicar directamente varias notas de crédito individuales a una misma factura.
Solución : guarda cada nota de crédito para utilizarla más adelante. Después, aplica el crédito combinado a la factura como una única aplicación.
Preguntas frecuentes
¿Puede el importe de la nota de crédito ser superior al importe de la factura?
Sí. Spendesk aplica a la factura el importe máximo posible de la nota de crédito, por lo que no es necesario realizar ningún pago de la factura.
El importe restante de la nota de crédito se registra a nivel del proveedor para utilizarlo en futuras facturas.
¿Cómo añado el número de la nota de crédito a mi exportación del diario de compras?
Accede a Configuración > Exportaciones, abre tu exportación personalizada y añade la columna Número de la nota de crédito.
¿Cómo sé a qué factura hace referencia una nota de crédito?
Accede a Todas las cuentas por pagar, filtra por Tipo: Nota de crédito y selecciona la nota de crédito. Allí podrás consultar el número de factura indicado en el campo Referencia.
¿Cómo sé cuántas notas de crédito se han aplicado a una factura?
Accede a Facturas > Historial, selecciona la factura correspondiente y consulta el panel lateral derecho.
¿Cómo actualizo una nota de crédito que se guardó para utilizarla más adelante, pero que finalmente se reembolsa fuera de Spendesk?
Accede a Facturas > Revisar
Abre la factura
Haz clic en "…"
Selecciona Gestionar las notas de crédito
Haz clic en el signo –
Selecciona Guardar los cambios
¿Puedo enviar una nota de crédito desde la aplicación móvil?
Actualmente, no.
¿Las notas de crédito siguen el proceso de aprobación?
No. Las notas de crédito se aprueban automáticamente.