Resumen de funciones
Esta función permite a los controladores archivar los proveedores a través de la página Ajustes > Cuentas por pagar. 🎉
Básicamente, la función de archivado de proveedores te permite tener siempre una lista de proveedores actualizada en Spendesk, al tiempo que evita:
Entradas de proveedores duplicadas
Entradas de proveedores con errores de escritura
Además, puedes obtener una visión general rápida de qué proveedores están disponibles actualmente en la plataforma (pestaña "Actual") y qué proveedores están archivados (pestaña "Archivado").
Archivar proveedores
Ve a la página Ajustes > Cuentas por pagar y en la pestaña "Actual",
Haz clic en la línea de cuenta por pagar/proveedor,
Haz clic en "Archivar este proveedor" al final del panel derecho,
Un mensaje verde de éxito mostrará que la acción de archivar se ha realizado correctamente. ✅
Cuál es el impacto de "archivar a un proveedor"?
1. El proveedor archivado no se propondrá a los usuarios en los formularios de solicitud (por ejemplo, solicitudes de tarjetas virtuales, solicitudes de declaración de gastos o solicitudes de facturas).
2. Si un usuario quiere volver a crear un proveedor archivado - Spendesk mostrará una advertencia de que el equipo de Finanzas archivó este proveedor y que el usuario debe comprobar el nombre del proveedor.
3. ¡Archivar un proveedor no afecta los datos ya existentes en Spendesk! Sólo afecta a la lista de proveedores disponibles en las distintas partes del producto.
Desarchivar proveedores
1. Ve a la página Ajustes > Cuentas por pagar y en la pestaña "Archivados",
2. Haz clic en una línea de cuenta por pagar/proveedor,
3. Haz clic en "Desarchivar este proveedor" al final del panel derecho,
4. Un mensaje verde de "éxito" mostrará que el desarchivado se ha realizado correctamente. ✅
A considerar para archivar o desarchivar un proveedor ⚠️
Si tiene varios proveedores asignados a una cuenta por pagar, deberá hacer clic primero en la línea de cuentas por pagar y luego en el proveedor específico, para que aparezca el panel derecho con la acción de archivar o desarchivar.
Archivar proveedores en masa
1. Ve a la página Ajustes > Cuentas por pagar y en la pestaña "Actual",
2. Haz clic en varias líneas de cuentas a pagar/proveedores,
3. Haz clic en el botón "Archivar" situado junto a la barra de búsqueda,
4. Un mensaje verde de "éxito" mostrará que el archivado se ha realizado correctamente ✅
Importante - al archivar varios proveedores ⚠️
Si deseas archivar varios proveedores que están asignados a una cuenta por pagar, primero debe hacer clic en la línea de cuentas por pagar y luego en las casillas de verificación específicas junto a los proveedores antes de hacer clic en el botón "Archivar" junto a la barra de búsqueda.
¿Es posible desarchivar proveedores en masa?
Sí, márcalos y haz clic en "Desarchivar" a la derecha.