Resumen de funciones
Esta función permite a los controladores archivar los proveedores a través de la página Ajustes > Cuentas por pagar.
Básicamente, la función de archivado de proveedores te permite tener siempre una lista de proveedores actualizada en Spendesk, al tiempo que evita:
Entradas de proveedores duplicadas
Entradas de proveedores con errores de escritura
Además, puedes obtener una visión general rápida de qué proveedores están disponibles actualmente en la plataforma (pestaña "Actual") y qué proveedores están archivados (pestaña "Archivado").
Archivar proveedores
Ve a la página Ajustes > Cuentas por pagar y en la pestaña "Actual",
Haz clic en la línea de cuenta por pagar/proveedor,
Haz clic en "Archivar este proveedor" al final del panel derecho,
Un mensaje verde de éxito mostrará que la acción de archivar se ha realizado correctamente.
Cuál es el impacto de "archivar a un proveedor"?
1. El proveedor archivado no se propondrá a los usuarios en los formularios de solicitud (por ejemplo, solicitudes de tarjetas virtuales, solicitudes de declaración de gastos o solicitudes de facturas).
2. Si un usuario quiere volver a crear un proveedor archivado - Spendesk mostrará una advertencia de que el equipo de Finanzas archivó este proveedor y que el usuario debe comprobar el nombre del proveedor.
3. ¡Archivar un proveedor no afecta los datos ya existentes en Spendesk! Sólo afecta a la lista de proveedores disponibles en las distintas partes del producto.
Desarchivar proveedores
1. Ve a la página Ajustes > Cuentas por pagar y en la pestaña "Archivados",
2. Haz clic en una línea de cuenta por pagar/proveedor,
3. Haz clic en "Desarchivar este proveedor" al final del panel derecho,
4. Un mensaje verde de "éxito" mostrará que el desarchivado se ha realizado correctamente.
A considerar para archivar o desarchivar un proveedor ⚠️
Si tiene varios proveedores asignados a una cuenta por pagar, deberá hacer clic primero en la línea de cuentas por pagar y luego en el proveedor específico, para que aparezca el panel derecho con la acción de archivar o desarchivar.
Archivar proveedores en masa
1. Ve a la página Ajustes > Cuentas por pagar y en la pestaña "Actual",
2. Haz clic en varias líneas de cuentas a pagar/proveedores,
3. Haz clic en el botón "Archivar" situado junto a la barra de búsqueda,
4. Un mensaje verde de "éxito" mostrará que el archivado se ha realizado correctamente
Importante - al archivar varios proveedores ⚠️
Si deseas archivar varios proveedores que están asignados a una cuenta por pagar, primero debe hacer clic en la línea de cuentas por pagar y luego en las casillas de verificación específicas junto a los proveedores antes de hacer clic en el botón "Archivar" junto a la barra de búsqueda.
¿Es posible desarchivar proveedores en masa?
Sí, márcalos y haz clic en "Desarchivar" a la derecha.