Spendesk te permite dividir tus cuentas por pagar entre varios valores de Centros de Costo, Categorías de Gasto o Campos Analíticos. Esta función está disponible actualmente en los planes de facturación Scale y superiores, para clientes que utilizan exportaciones contables basadas en archivos y nuestras integraciones nativas con DATEV y Xero. Estamos trabajando para hacer que esta función esté disponible para Quickbooks y NetSuite.

💡 Nota: Si estás utilizando exportaciones contables basadas en archivos, deberás activar la función de División Analítica accediendo a Ajustes > Contabilidad > Integración contable y habilitándola. Si ya eres cliente y utilizas exportaciones basadas en archivos para diarios de compras, revisa la sección sobre los cambios en el formato de las exportaciones antes de habilitar la función de División Analítica.

¿Por qué esta función?

Es muy común que un gasto empresarial deba atribuirse a varias unidades o categorías de negocio (por ejemplo, los gastos de un evento de presentación de productos pueden dividirse entre los departamentos de Gestión de Producto, Ventas y Marketing de Producto). Ahora los clientes pueden asegurarse de capturar los gastos de manera precisa dividiéndolos entre varios Centros de Costo, Categorías de Gasto o Campos Analíticos.

Dónde Dividir las Cuentas por Pagar en Spendesk

Los usuarios solo pueden dividir las cuentas por pagar en la sección Contabilidad > Preparar de la aplicación.

La siguiente tabla muestra en qué etapas de una cuenta por pagar es posible dividirla:

Solicitar	Aprobar	Revisar	Preparar ✅	Listo para exportar	Exportado
No → el solicitante debe proporcionar la información relevante para dividir en el campo Descripción.	No	No	Sí ✅	No, pero las cuentas por pagar pueden enviarse de vuelta a la pestaña Preparar.	No, las cuentas exportadas no pueden modificarse.

Asegúrate de que una cuenta por pagar pueda dividirse en los campos relevantes

Todos los campos que pueden utilizarse para dividir cuentas por pagar (es decir, Centros de Costo, Categorías de Gasto y Campos Analíticos) se agregan automáticamente a las exportaciones de diarios de compras para que no falte ninguna información.

💡 Si estás utilizando exportaciones basadas en archivos, familiarízate con los cambios en el formato actualizado de los archivos para que puedas importar esta información de manera efectiva a otros sistemas (incluidos los programas de contabilidad).

Mientras que una cuenta por pagar puede dividirse entre varios Centros de Costo, Categorías de Gasto y Campos Analíticos, por defecto estos campos están configurados de la siguiente manera:

Centros de Costo:
- Si una empresa tiene configurado un Centro de Costo, este campo siempre estará disponible para dividir, es decir, siempre será divisible y este comportamiento no puede modificarse
Categorías de Gasto:
- El campo Categoría de Gasto está configurado como “No divisible” por defecto.
- Si deseas cambiar este comportamiento, ve a Configuración > Organización > Campos Analíticos y cambia la configuración del campo a “Divisible”.
- Puedes cambiar esta configuración en cualquier momento.

Campos Analíticos:
- Todos los campos analíticos están configurados como “No divisibles” por defecto.
- Para cambiar este comportamiento, ve a Configuración > Organización > Campos Analíticos y cambia individualmente la configuración de cada campo a “Divisible”.
- Puedes cambiar esta configuración en cualquier momento

Comunicación con los Solicitantes

⚠️ Recomendamos informar a TODOS los empleados de tu empresa que deben proporcionar información detallada sobre una cuenta por pagar que necesite dividirse en el campo de descripción. Hemos preparado una plantilla que puedes enviar por correo electrónico a todos tus empleados.

Entender la función con diferentes casos prácticos

A continuación, exploraremos 3 escenarios para comprender cómo dividir una cuenta por pagar en diferentes campos:

1. Diferentes Centros de Costo, Categorías de Gasto y Campos Analíticos

Imagina que tu empresa organizó un evento de demostración de productos, y deseas atribuir los costos del alquiler del lugar de la siguiente manera:

Campo	Divisible	Valores
Centro de Costo	Sí	Ventas, Marketing de Producto
Categoría de Gasto	Sí	Desarrollo Comercial, Generación de Conciencia
Código de Proyecto (campo analítico)	Sí	Code-001, Code-100

Esta cuenta por pagar se dividirá de esta manera. ⬇️

2. Diferentes Centros de Costo, misma Categoría de Gasto y Campos Analíticos

Tomemos el mismo ejemplo con los siguientes atributos:

Campo	Divisible	Valores
Centro de Costo	Sí	Ventas, Marketing de Producto
Categoría de Gasto	Sí	Desarrollo Comercial
Código de Proyecto (campo analítico)	No	Code-001

Esta cuenta por pagar se dividirá de esta manera. ⬇️

3. Mismo Centro de Costo y Campos Analíticos, pero diferente Categoría de Gasto

Extendamos el ejemplo con los siguientes atributos:

Campo	Divisible	Valores
Centro de Costo	Sí	Marketing de Producto
Categoría de Gasto	Sí	Desarrollo Comercial, Generación de Conciencia
Código de Proyecto (campo analítico)	No	Code-001

Esta cuenta por pagar se dividirá de esta manera ⬇️ .

Garantizar que (suma de todas las divisiones) = importe a pagar

Asegúrate de que (la suma de todas las divisiones) = monto de la cuenta por pagar

Al dividir una cuenta por pagar en bloques más pequeños, el responsable debe garantizar que la suma de todos los montos netos e IVA en los bloques sea igual al monto bruto de la cuenta por pagar para poder guardarla.

Un bloque de resumen en la parte inferior de la cuenta por pagar ayuda a los usuarios a verificar que están dividiendo el monto correctamente, indicando si la suma coincide con el monto bruto.

Ver o Editar una Cuenta por Pagar en la Página de Todas las Cuentas por Pagar

Cualquier cuenta por pagar que se haya dividido puede consultarse en la página Gastos > Todos los gastos > Todas las cuentas por pagar.

Para editar una cuenta por pagar, los usuarios deben hacer clic en el ícono de “Editar” y luego en el botón “Continuar editando en Preparar”.

💡 Nota: La información de división analítica de las cuentas por pagar no es visible en la página de Todos los Pagos.

Impacto de la Función de División Analítica en los Diarios de Compras y Exportaciones de 'Todas las Cuentas por Pagar'

🔴 Esta sección aplica únicamente a clientes existentes que ya utilizan un diario de compras basado en archivos para sus exportaciones.

Para que puedas exportar la información de División Analítica en cada una de tus cuentas por pagar, hemos realizado algunas actualizaciones en los formatos de exportación de nuestros Diarios de Compras y de Todas las Cuentas por Pagar.

Cualquier personalización que tengas en las columnas de tus plantillas actuales se mantendrá, pero hay algunos cambios que debes tener en cuenta.

Para más información, haz clic en el tipo de archivo que tienes configurado. La sección desplegable se abrirá con más detalles.

Sage

💡 Si todavía estás usando el formato de archivo 'Sage', te recomendamos cambiar al formato genérico 'Double-entry'. Este formato ofrece los mismos resultados que Sage pero con mayor flexibilidad. En el formato 'Double-entry', no se añaden columnas adicionales automáticamente, y tendrás la opción de elegir en qué filas deseas mostrar información o dejarlas en blanco.

En nuestro Diario de Compras en formato Sage, hemos implementado 4 cambios importantes que debes tener en cuenta:

Actualizaciones en el Formato de Diario de Compras para Sage

Con la función de División Analítica, puedes dividir cuentas por pagar entre Centros de Costo, Categorías de Gasto y otros Campos Analíticos que configures en tu cuenta. Para que esta información analítica se exporte correctamente en tu Diario de Compras, necesitas tener una columna para todos los valores configurados como "Divisibles".

Centros de Costo: Por defecto son divisibles y se añaden automáticamente a tu plantilla del Diario de Compras una vez que actives la función de División Analítica.
Categorías de Gasto o Campos Analíticos: Por defecto no son divisibles, pero si los configuras como "Divisibles" en Configuración, se añadirán automáticamente como columnas en tu plantilla del Diario de Compras.

Estas columnas aparecerán después de la columna de Centro de Costo, facilitando la lectura del Diario de Compras cuando haya información de División Analítica.

Ejemplo: Si configuras un nuevo Campo Analítico como divisible, este se añadirá automáticamente a tu plantilla de Diario de Compras en la sección Ajustes.

Cuando navegamos a nuestra Plantilla de Exportación de Diario de Compras (Ajustes > Contabilidad > Exportaciones > Plantilla de Diario de Compras > Editar), podemos ver que se ha añadido la nueva columna:

2) El valor del Centro de Costo se mueve de la fila “G” (general) a su propia fila “A” (analítica)

Para garantizar que la información de División Analítica se importe correctamente en Sage, hemos trasladado el valor del Centro de Costo a su propia fila analítica en el Diario de Compras.

Una fila analítica en Sage se identifica cuando la columna Tipo tiene el valor "A".

Antes del cambio:
Un gasto único de LinkedIn por 1200 € asignado a:

Centro de Costo: “Marketing”
Categoría de Gasto: “Brand”
Proyecto: “Talent initiative Q3 2023”.

Después del cambio:
El Centro de Costo ahora aparece en su propia fila analítica.

3) El valor del Centro de Costo ya no se duplica en las filas de Impuestos y Crédito a Cuentas por Pagar

Para asegurar la correcta importación de la División Analítica en Sage, hemos eliminado la duplicación del valor del Centro de Costo en la línea de débito de impuestos y en la línea de crédito a cuentas por pagar.

Antes del cambio:
El valor del Centro de Costo estaba presente en todas las filas.

Después del cambio:
El valor del Centro de Costo ya no aparece duplicado en las filas de impuestos y crédito a cuentas por pagar.

4) Más bloques analíticos = más filas en el Diario de Compras

La información analítica en tu Diario de Compras para Sage se exporta usando filas de Tipo "A" (analíticas).

Ejemplo sin División Analítica:

Una cuenta por pagar única de LinkedIn por 1200 € (IVA incluido).
Los valores analíticos son:
- Centro de Costo: “Marketing”
- Categoría de Gasto: “Brand”
- Proyecto: “Talent initiative Q3 2023”.

Ejemplo con División Analítica:
Si esta cuenta por pagar se divide en 3 dimensiones, el resultado será:

3 bloques en el Diario de Compras.
La cuenta por pagar se divide en:
- 3 Centros de Costo
- 2 Categorías de Gasto
- 1 Proyecto

Cada división se refleja en filas analíticas adicionales en el Diario de Compras.

Cegid

💡 Si todavía estás usando el formato de archivo 'Cegid', te recomendamos cambiar al formato genérico 'Double-entry'. Este formato ofrece los mismos resultados que Cegid pero con mayor flexibilidad. En el formato 'Double-entry', no se añaden columnas adicionales automáticamente y tendrás la opción de elegir en qué filas deseas mostrar información o dejarlas en blanco.

En nuestro Diario de Compras en formato Cegid, hemos implementado 4 cambios importantes que debes conocer:

1) Columnas automáticas para valores divisibles

Con la función de División Analítica, puedes dividir cuentas por pagar entre Centros de Costo, Categorías de Gasto y otros Campos Analíticos que configures en tu cuenta. Para dividir en estos valores, necesitas marcarlos como "Divisibles" en Ajustes (consulta arriba para más detalles sobre cómo hacerlo).

Para asegurar que esta información analítica se exporte correctamente sin omisiones en tu Diario de Compras, es necesario que haya una columna para todos tus valores "Divisibles". Para evitar columnas faltantes, las añadiremos automáticamente a tu Diario de Compras.

Centros de Costo: Por defecto son divisibles y se añaden automáticamente a tu plantilla del Diario de Compras una vez que actives la función de División Analítica.
Categorías de Gasto o Campos Analíticos: Por defecto no son divisibles, pero cuando los configuras como "Divisibles" se añaden automáticamente como columnas en tu plantilla del Diario de Compras.

Estas columnas se añaden después de la columna de Centro de Costo, para facilitar la lectura del Diario de Compras cuando hay información de División Analítica.

Ejemplo: Configuramos un nuevo Campo Analítico y lo hicimos divisible.

Al navegar a la plantilla de Diario de Compras en:
Ajustes > Contabilidad > Exportaciones > Plantilla de Diario de Compras > Editar, vemos que la nueva columna ha sido añadida.

2) El valor del Centro de Costo se mueve de la fila "G" (general) a su propia fila "A" (analítica)

Para garantizar que la información de División Analítica se importe correctamente en Cegid, hemos trasladado el valor del Centro de Costo a su propia fila analítica en el Diario de Compras.

Puedes identificar una fila analítica en Cegid cuando la columna Tipo tiene el valor "A".

Ejemplo antes del cambio:
Un gasto único de LinkedIn por 1200 €, asignado a:

Centro de Costo: “Marketing”
Categoría de Gasto: “Brand”
Proyecto: “Talent initiative Q3 2023”.

Después del cambio:
El Centro de Costo ahora se encuentra en su propia fila analítica.

3) El valor del Centro de Costo ya no se duplica en las filas de Impuestos y Crédito a Cuentas por Pagar

Para asegurar una correcta importación de la información en Cegid, hemos eliminado la duplicación del valor del Centro de Costo en la línea de débito de impuestos y la línea de crédito a cuentas por pagar.

Antes del cambio:
El valor del Centro de Costo aparecía en todas las filas.

Después del cambio:
El valor del Centro de Costo ya no aparece duplicado en las filas de impuestos y crédito a cuentas por pagar.

4) Más bloques analíticos = más filas en el Diario de Compras

La exportación de información analítica en tu Diario de Compras para Cegid se realiza mediante filas de Tipo "A" (analíticas).

Here’s an example of a payable with analytical information on a single dimension (no Analytical Split):

Ejemplo sin División Analítica:

Una cuenta por pagar única de LinkedIn por 1200 € (IVA incluido).
Valores analíticos:
- Centro de Costo: “Marketing”
- Categoría de Gasto: “Brand”
- Proyecto: “Talent initiative Q3 2023”.

Ejemplo con División Analítica:
Si dividimos esta cuenta por pagar en 3 dimensiones, se verá así:

3 bloques en el Diario de Compras.

La cuenta por pagar se divide en:

3 Centros de Costo
2 Categorías de Gasto
1 Proyecto

Notice we now have 3 ‘blocks’ within the Purchase Journal.

Entrada doble

1) Asegúrate de agregar las columnas apropiadas a tu plantilla

Con la función de División Analítica, puedes dividir las cuentas por pagar entre Centros de Costo, Categorías de Gasto y cualquier otro Campo Analítico que hayas configurado en tu cuenta. Para dividir en estos valores, es necesario marcarlos como "Divisibles" en Ajustes (consulta más arriba para más información sobre cómo hacerlo).

💡 Estas columnas no se añaden automáticamente al Diario de Compras, por lo que necesitas modificar tu plantilla de exportación para incluir estas columnas si aún no están presentes.

2) Más bloques analíticos = más filas en el Diario de Compras

La información de División Analítica se exporta dividiendo la cuenta por pagar en varias líneas.

Ejemplo sin División Analítica:

En este ejemplo, tenemos una cuenta por pagar única a LinkedIn por 1200 € (IVA incluido). Desde un punto de vista analítico, hemos configurado Centros de Costo, Categorías de Gasto y un Campo Analítico adicional llamado "Proyecto". Puedes ver estas columnas en el lado derecho.

Usando una sola fila y rellenando las columnas de Centro de Costo, Categoría de Gasto y Proyecto, asignamos esta cuenta por pagar a los siguientes valores analíticos:

Centro de Costo: “Marketing”
Categoría de Gasto: “Brand”
Proyecto: “Talent initiative Q3 2023”

Ejemplo con División Analítica:
Si dividimos esta cuenta por pagar en 3 dimensiones, se vería así:

Aquí estamos dividiendo la cuenta por pagar entre las 3 dimensiones, creando la línea de débito correspondiente para cada bloque analítico.
Cada división genera filas adicionales en el Diario de Compras.

Here we are splitting the payable over the 3 dimensions, creating the associated tax account debit line for each analytical block.

Entrada Única

Para nuestro Diario de Compras en formato de Entrada Única, mantienes total flexibilidad, solo necesitas tener en cuenta dos elementos:

Asegúrate de agregar las columnas adecuadas a tu plantilla.
Más bloques analíticos = más filas en el Diario de Compras.

1) Asegúrate de agregar las columnas adecuadas a tu plantilla

Como recordatorio, con la División Analítica, puedes dividir las cuentas por pagar entre Centros de Costo, Categorías de Gasto y cualquier otro Campo Analítico que agregues a tu cuenta. Para dividir en estos valores, debes marcarlos como 'Divisibles' en la sección de Ajustes (ver más arriba para más información sobre esto).

Para asegurarte de que esta información analítica se exporte correctamente en tu Diario de Compras, debes tener una columna para todos tus valores 'Divisibles' en tu plantilla del Diario de Compras. Estas columnas no se agregarán automáticamente al Diario de Compras y necesitarás modificar tu exportación para agregar estas columnas si aún no están allí.

2) Más bloques analíticos = más filas en el Diario de Compras

La forma en que exportamos la información de la División Analítica de tus cuentas por pagar es dividiendo la cuenta por pagar en varias filas.

Aquí tienes un ejemplo de una cuenta por pagar con información analítica en una sola dimensión (sin División Analítica):

En el ejemplo anterior, tenemos una cuenta por pagar a LinkedIn por €1200, IVA incluido. Desde un punto de vista analítico, tenemos configurados Centros de Costo y Categorías de Gasto, y hemos configurado un Campo Analítico adicional llamado “Proyecto”. Puedes ver estas columnas a la derecha.

Usando una sola fila y completando las columnas de Centro de Costo, Categoría de Gasto y Proyecto, estamos asignando esta cuenta por pagar a los siguientes valores analíticos:

Centro de Costo = “Marketing”
Categoría de Gasto = “Marca”
Proyecto = “Iniciativa de talento Q3 2023”

Si quisiéramos tomar esta cuenta por pagar y crear una División Analítica sobre 3 dimensiones, se vería de la siguiente manera:

Aquí estamos dividiendo la cuenta por pagar en 3 dimensiones, creando una fila para cada bloque analítico.

Todos los Pagos

Para nuestro formato de exportación Todos los Pagos, solo tenemos 2 cambios de los que deberías estar al tanto:

Columnas automáticas para valores divisibles
Bloques analíticos = más filas en la exportación de Todos los Pagos

1) Columnas automáticas para valores divisibles

Como recordatorio, con la División Analítica, puedes dividir las cuentas por pagar entre Centros de Costo, Categorías de Gasto y cualquier otro Campo Analítico que agregues a tu cuenta. Para dividir en estos valores, debes marcarlos como 'Divisibles' en Configuración (ver más arriba para más información sobre esto).

Para asegurarte de que esta información analítica se exporte correctamente en tu exportación de Todos los Pagos, necesitas tener una columna para todos tus valores 'Divisibles' en tu exportación. Nosotros automáticamente agregamos estas columnas en tu exportación.

Los Centros de Costo son todos ‘Divisibles’ por defecto, por lo que se agregarán automáticamente a tu exportación de Todos los Pagos tan pronto como actives la función de División Analítica.

Las Categorías de Gasto o los Campos Analíticos son ‘No Divisibles’ por defecto. Pero cuando marcas una Categoría de Gasto o un Campo Analítico como ‘Divisible’, se agrega automáticamente como columna en tu exportación de Todos los Pagos.

2) Bloques analíticos = más filas en la exportación de Todos los Pagos

La forma en que exportamos la información de la División Analítica de tus cuentas por pagar es dividiendo la cuenta por pagar en varias filas.

Aquí tienes un ejemplo de una cuenta por pagar con información analítica en una sola dimensión (sin División Analítica):

En el ejemplo anterior, tenemos una cuenta por pagar a LinkedIn por €1200, IVA incluido. Desde un punto de vista analítico, tenemos configurados los Centros de Costo y las Categorías de Gasto, y hemos configurado un Campo Analítico adicional llamado “Proyecto”. Puedes ver estas columnas a la derecha.

Usando una sola fila y completando las columnas de Centro de Costo, Categoría de Gasto y Proyecto, estamos asignando esta cuenta por pagar a los siguientes valores analíticos:

Centro de Costo = “Marketing”
Categoría de Gasto = “Marca”
Proyecto = “Iniciativa de talento Q3 2023”

Si quisiéramos tomar esta cuenta por pagar y crear una División Analítica sobre 3 dimensiones, se vería de la siguiente manera:

Aquí estamos dividiendo la cuenta por pagar en 3 dimensiones, creando una fila para cada bloque analítico.