✨ Como cliente / entidad de Spendesk, es posible que debas efectuar una revisión periódica o una recopilación de documentos de incorporación.
¡Hemos tratado de recapitular algunas preguntas sobre este proceso y sus respuestas!
Puedes leer a continuación 👀
Preguntas generales
¿Cuáles son los diferentes motivos por los que puede exigirse una recopilación de documentos? |
|
¿Con qué frecuencia debo actualizar mis documentos? | Puede ir desde cada año, a cada varios años o cada vez que haya una actualización. |
¿Cómo debe presentarse la actividad de la empresa? | La actividad de la empresa puede comprenderse cruzando fuentes de información como un extracto del registro mercantil o recursos en línea. También puede apreciarse respondiendo a las siguientes preguntas: 1. ¿Qué vende la empresa? 2. ¿Quiénes son los clientes de la empresa? |
¿Qué entiende por "fuente de fondos" (Source of funds)? | Fuente de fondos es un término utilizado para describir los orígenes del dinero que una organización utiliza para financiar sus operaciones. Por ejemplo: Para empresas comerciales = Ingresos generados por la actividad Para organizaciones benéficas = Donaciones |
¿Qué entendemos por "representantes legales"? | Los representantes legales son todas las personas que pueden actuar en nombre de la empresa. Por ejemplo, en UK ➡️ todas las personas con un papel de Director que se pueden encontrar en Companies House en la sección People > Officer. |
¿Qué entendemos por "beneficiario efectivo"? | Por beneficiario efectivo se entiende por una o más personas naturales que en última instancia controlan a un cliente y/o la persona natural en cuyo nombre se realiza una operación. También incluye a las personas naturales que ejercen el control efectivo en última instancia sobre una persona jurídica o un instrumento jurídico. Un beneficiario efectivo es siempre una persona física. |
¿Qué quiere decir "extracto del registro de empresas"? | Un documento con fecha inferior a 3 meses del registro de empresas local. Por ejemplo, para Francia: Registre du Commerce et desSociétés / Registro Mercantil https://www.infogreffe.com/ |
¿Qué entendemos por "prueba de identidad"? | Una copia (anverso/reverso) del documento de identidad o una copia de las 2 páginas (superior/inferior) del pasaporte. |
Apellido de soltera / casada | El apellido de soltera y el de casada deben ser examinados. |
Últimos estados financieros auditados | Sólo y sólo si la empresa no está obligada a auditar sus estados financieros, podemos aceptar estados financieros no auditados. |
¿Qué países pueden incorporarse a Spendesk Financial Services? | Ya podemos embarcar a los siguientes países a través de Spendesk Financial Services: 🇫🇷 Francia 🇩🇪 Alemania 🇪🇸 España 🇮🇪 Irlanda 🇦🇹 Austria 🇵🇹 Portugal 🇧🇪 Bélgica 🇳🇱 Países Bajos 🇮🇹 Italia 🇱🇺 Luxemburgo 🇱🇺 Nota: si necesitas abrir una entidad o un monedero en el Reino Unido, por ahora no puedes estar embarcado en Spendesk Financial Services. |
¿Cuánto tiempo lleva validar una entidad? | 48 horas o más en función del tipo de empresa, los documentos y la acumulación de trabajo de nuestros equipos de KYC. |
Nos piden un poder personal de nuestro CEO. No podemos proporcionárselo. ¿Por qué lo necesitan? | Lo necesitamos porque en nuestro proceso contra el lavado de dinero, un individuo puede estar implicado a nivel personal o profesional. También tenemos que comprobar su información personal. |
¿Por qué necesitan una carta bancaria? | Esto se debe a que tu empresa tiene <1 año y sólo necesitamos controlar que tu banco efectivamente tiene tu(s) cuenta(s). |
¿Aceptan un documento de identidad francés caducado? | Tenemos en cuenta la prórroga de 5 años anunciada por las autoridades francesas. |
Nuestro director ha cambiado, ¿sigue siendo necesario su documento de identidad? | Sólo necesitamos el POI y POA del nuevo director. |
Dentro del flujo de registro en Spendesk Financial Services, sólo podemos registrar ejecutivos como individuos. ¿Cómo podemos proporcionar información para un ejecutivo que es una persona jurídica? ¿Qué documentos necesitamos? | Si una empresa X tiene en su consejo a otra entidad (Y), por defecto consideramos a todas las personas físicas que se sientan en el consejo de Y como representantes relevantes de la primera empresa X. Por lo tanto, rellenaremos la solicitud KYC con sus nombres y datos personales.
Para ello, necesitamos también el KBIS de la empresa Y. |
Para el campo "dirección de los responsables legales": ¿tiene que ser la dirección personal? | Sí: necesitamos documentos que prueben detalles sobre la dirección personal de la persona (en el proceso contra el lavado de dinero, tenemos que comprobar tanto la responsabilidad personal como profesional de los interesados). |
Acerca de nuestra herramienta de recopilación de documentos, "Collect", y nuestra revisión periódica
Utilizamos Collect para solicitar los documentos que nos faltan. En caso de revisión periódica, por ejemplo, es posible que recibas un correo electrónico nuestro, enviado por collect@spendesk.com.
¿Desde qué dirección de correo electrónico se enviará la solicitud Collect? | |
¿A qué dirección de correo electrónico se enviará el mensaje de Collect? | El Propietario de la Cuenta de Spendesk. Puedes comprobar su nombre en Ajustes > Miembros en Spendesk. |
Soy el propietario de la cuenta y no he recibido el correo electrónico. | Busca en tu correo electrónico un mensaje de: collect@spendesk.com y si no lo has recibido, ponte en contacto con support@spendesk.com. |
Si tenemos alguna duda o pregunta que haya quedado sin respuesta en esta sección de preguntas frecuentes, ¿podemos responder al correo electrónico de Collect? | ¡Por supuesto! |
¿Puedo tener una fecha límite? | Nos hemos asegurado de dar tiempo suficiente para que se proporcionen los documentos, pero si necesitas más tiempo, ponte en contacto con nosotros con la razón y tu caso será revisado tan pronto como un agente esté disponible. |
Si nos damos cuenta de un error en el proceso de Collect (correo electrónico incorrecto), ¿cuál es el proceso para comunicarlo y enviar de nuevo el correo electrónico a la persona correcta? | En ese caso, ponte en contacto con nosotros en support@spendesk.com o responde al correo electrónico para que podamos ayudarte. |
¿Creo que hay un error en la plataforma Collect? | En ese caso, ponte en contacto con nosotros para que podamos abrir un ticket de error. |
Documentos necesarios y explicación
Prueba de identidad | Es una copia (anverso/reverso) del DNI o una copia de las 2 páginas (superior/inferior) de un pasaporte. La copia del documento debe ser en color, muy clara y no tener defectos que puedan hacer ilegibles las inscripciones (reflejo, parte recortada...). |
Prueba de dirección | Una prueba de domicilio con menos de 3 meses de antigüedad de la siguiente lista:
|
Carta bancaria | Carta de tu banco que certifica que gestionas la cuenta bancaria de tu empresa. |
Proxy | Es una delegación de poderes firmada por un representante legal que autoriza a alguien a actuar en nombre de la empresa. |
Fuente de riquesa | ¿Cómo se financió inicialmente la empresa? |
Fuente de los fondos | ¿Cómo se financia actualmente la empresa? |
Declaración del beneficiario efectivo final | La declaración del propietario beneficiario final, que es un documento oficial declarado al registro del país específico, en el que se mencionan los propietarios significativos de la empresa, que normalmente poseen el 25% o más de las acciones. |
Estructura accionarial* | Documento oficial que muestre la estructura accionarial completa de la empresa: organigrama/cuadro de capitalización/certificado de participación fechado y firmado por un administrador, registro de acciones de cada sociedad accionista... (debe estar fechado y firmado por un representante legal o un tercero de confianza, como un abogado, un notario o un contable externo). Encontrará un ejemplo en la captura de pantalla que figura debajo de este cuadro. |
Firma | Firma en la forma KYC |
Correo electrónico | Dirección de correo electrónico del director firmante |
Dirección residencial | Dirección residencial de la persona mencionada (no se necesita ningún documento) |
Fecha de nacimiento | Fecha de nacimiento de la persona mencionada (no es necesario ningún documento) |
Nacionalidad | Nacionalidad de la persona mencionada (no es necesario ningún documento) |
*Estructura accionarial
Este es un ejemplo visual de una estructura accionarial fechada y firmada.
Necesitamos toda la estructura accionarial (por ejemplo, si una empresa tiene acciones en la empresa sobre la que trata el KYC, también necesitamos su estructura accionarial).