💡 Tenemos una responsabilidad legal [artículos L.561-5 et R.561-5-4 du CMF] de recopilar información sobre la empresa, sus representantes legales y sus beneficiarios efectivos.
La información comercial proporcionada nos ayudará a verificar que la empresa existe, tiene una actividad legítima y un uso coherente de nuestra plataforma.
La información sobre los representantes legales y los beneficiarios finales nos ayudará a identificar y verificar la identidad de las personas que tienen algún tipo de control sobre la empresa a través de la propiedad o la autoridad legal.
Documentos necesarios para KYC
Certificado de registro de la empresa con fecha inferior a 3 meses.
El documento se puede encontrar visitando este enlace.
Prueba de identidad (POI) de la persona que realiza el registro en Spendesk.
Si el usuario NO ES un representante legal - Solicitamos un poder notarial (plantillas disponibles en EN FR DE ES al final de esta página).
Documento que confirme la delegación de poderes.
Prueba de identidad del representante legal que delegó el poder.
Declaración de titularidad real.
El usuario puede encontrar el documento de declaración de beneficiarios efectivos aquí.
Si una empresa no proporciona una declaración de beneficiarios efectivos, solicitamos la estructura accionarial de la empresa (fechada y firmada por un representante legal o un tercero de confianza, como un abogado, un notario o un contable externo) y las pruebas de identidad de todos los accionistas.
Encontrarás más información sobre estos documentos al final del artículo 👇.
Registrarse o iniciar la creación de una cuenta
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Si ya eres cliente, inicia la creación de una nueva entidad directamente en el producto.
Haz clic en "Añadir una cuenta" en el menú.
2. Selecciona el tipo de cuenta.
3. Ingresa el país y la moneda principal.
KYC paso a paso para empresas
El flujo KYC se divide en tres secciones:
Información de la empresa: Información sobre la empresa y el registro empresarial.
Estructura de la empresa: Quién dirige la empres (representante legal y beneficiarios).
Verificación de la cuenta: Un humano verificará la información y concederá acceso a cualquier cuenta nueva.
1. Información de la empresa
1. Información de la empresa
La sección Información de la empresa trata de entender quién es la empresa y por qué y cómo utilizará Spendesk.
A continuación encontrarás toda la información que necesitamos saber en el primer paso del KYC.
Necesitamos entender si te estás registrando por una empresa o por una asociación.
Necesitamos conocer el gasto mensual previsto de la empresa (en euros).
3. Necesitamos entender en qué se gastará probablemente el dinero la empresa.
4. Necesitamos saber cuántos empleados utilizarán Spendesk (no el número de empleados de la empresa).
5. Intentamos encontrar la empresa en nuestra base de datos.
a. Al hacer esto primero, podremos completar automáticamente todos los campos para el usuario
b. Después de que el usuario complete los datos, se le presentará una lista de empresas para elegir.
Si no encontramos la empresa, pediremos al usuario el número de registro
6. Necesitamos conocer información básica de la empresa como:
a. Nombre legal
b. Nombre comercial
c. Forma jurídica
d. Fecha de registro
e. Número de registro
f. Número de IVA
g. Sitio web de la empresa
h. Información sobre la actividad empresarial
i. No prerellenado
ii. Prerellenado
7. Necesitamos saber dónde está ubicada la empresa. Esto incluye:
i. El domicilio social
ii. La residencia fiscal (el país donde la empresa paga impuestos)
iii. Dirección alternativa
Sin prerelleno
Prerellenado
8. Necesitamos el certificado de registro de la empresa con fecha inferior a 3 meses.
a. Una empresa puede encontrar el doc visitando este enlace.
9. Necesitamos entender cómo se financia la empresa.
2. Estructura de la empresa
2. Estructura de la empresa
La sección de estructura de la empresa está pensada para comprender quién es la persona que se registra en Spendesk y quién posee y dirige la empresa.
A continuación encontrarás toda la información que necesitamos capturar.
Ten en cuenta que dependiendo de la información que nos proporcionen los usuarios, pediremos documentación diferente.
A continuación encontrarás toda la información necesaria para la estructura de la empresa:
Necesitamos una prueba de identidad de la persona que se inscribe en Spendesk. Asegúrate de subir una copia del pasaporte o del documento nacional de identidad. Si subes un pasaporte, debes proporcionar una copia completa por arriba y por abajo, y para el documento de identidad oficial, necesitamos el anverso y el reverso.
2. Necesitamos información sobre la persona que realiza el registro en Spendesk. Esto incluye:
a. Nombre y apellidos
b. Apellido de nacimiento
c. Sexo - El indicado en el DNI
d. Fecha de nacimiento
e. Nacionalidad
f. Ciudad y país de nacimiento
3. Preguntamos si el usuario es representante legal. Preguntamos esto para entender si el usuario necesita tener una delegación de poder.
4. Si el usuario NO es un Representante Legal - Solicitamos un poder notarial, y necesitamos:
a. Aportar un documento firmado de la delegación de poder - Puedes descargar una plantilla al final de este artículo.
b. También necesitamos una prueba de la identidad del representante legal que otorgó la delegación de poderes.
5. Si el usuario ES un representante legal o ha proporcionado la información del poder notarial, ambos serán llevados a la sección de representantes legales. Aquí es donde pedimos al usuario que proporcione una lista completa de los representantes legales de la empresa.
a. Cuando un usuario añade un representante legal, necesitamos información similar a la del titular de la cuenta:
i. Nombre y apellidos
ii. Apellido de nacimiento
iii. Sexo - El indicado en el DNI
iv. Fecha de nacimiento
v. Nacionalidad
vi. Ciudad y país de nacimiento
vii. Nota importante - Si los datos del cliente están rellenados previamente, tendrás que revisarlos y añadir los datos que no hayamos podido rellenar previamente.
No prerellenado
Prerellenados
6. Empresas francesas 🇫🇷 - Si el contenido ha sido pre-rellenado: Si el usuario ES UN REPRESENTANTE LEGAL y PODEMOS PRE-RELLENAR la solicitud, pedimos a los usuarios que revisen todos los representantes legales y confirmen manualmente cada representante legal.
Si el usuario edita alguno de los representantes legales o añade un nuevo representante legal, le pedimos una prueba de este cambio. - Este caso podría darse si alguien se ha afiliado recientemente pero la empresa no ha actualizado el registro gubernamental.
7. Solicitamos la declaración de titularidad real de la empresa:
a. El usuario puede encontrar el documento de declaración de titularidad real aquí.
Definición de declaración de titularidad real:
La declaración es el documento oficial procedente del registro de titularidad real e incluye información como el nombre del titular real, su fecha de nacimiento, nacionalidad, país de residencia y detalles sobre su titularidad o control. El beneficiario efectivo suele ser alguien que posee o controla, directa o indirectamente, más del 25% de las acciones de una empresa o que ejerce de otro modo el control sobre la gestión de la entidad.
8. Si una empresa NO facilita una declaración de titularidad real, solicitamos la Estructura accionarial de la empresa (fechada y firmada por un representante legal o un tercero de confianza, como un abogado, un notario o un contable externo).
a. En el producto, el usuario puede ver un ejemplo: se trata básicamente de un documento en el que se indica quién es el propietario de la empresa y cuánto posee.
Ve el ejemplo aquí:
Más información sobre los documentos necesarios
Certificado de registro | Debe tener una fecha inferior a 3 meses.
El documento puede consultarse en este enlace | ¿Por qué lo necesitamos? Verifica que la empresa existe legalmente, es decir, que está registrada ante la autoridad competente. |
Prueba de identidad | Consiste en una copia (anverso/reverso) del documento de identidad o una copia de las 2 páginas (superior/inferior) de un pasaporte.
La copia del documento debe ser en color, muy clara y no tener defectos que puedan hacer ilegibles las inscripciones (reflejo, parte recortada...). | ¿Por qué lo necesitamos? Identifica a la persona basándose en su información única. También previene el fraude al proporcionar documentación privada y fiable. |
Poder notarial (Proxy) | Es una delegación de poder firmada por un representante legal que autoriza a alguien a actuar en nombre de la empresa. Este documento debe estar asociado a la prueba de identificación del representante legal que ha delegado el poder. | ¿Por qué lo necesitamos? Verifica que la cuenta de pago ha sido abierta por una persona legalmente autorizada para ello. |
Declaración del beneficiario efectivo | La declaración de beneficiario efectivo es un documento oficial declarado al registro de un país específico, en el que se mencionan las personas físicas que tienen poderes significativos de la empresa. Una persona física puede ser beneficiario efectivo porque: - Posee, directa o indirectamente, más del 25% de los derechos de voto o del capital de la empresa. - Tiene poder para controlarla por cualquier otro medio (por ejemplo, puede nombrar o destituir a la mayoría de los miembros de los órganos de dirección). - Si no cumple ninguno de estos criterios, es la persona o personas que representan legalmente a la empresa (gerente, presidente, etc.).
El usuario puede encontrar el documento de declaración de titularidad real aquí | ¿Por qué lo necesitamos? Nos permite identificar quién controla efectivamente la empresa y contribuye a la lucha contra la financiación del terrorismo y el lavado de dinero. |
Estructura accionarial* | Documento oficial que muestre la estructura accionarial completa de la empresa (organigrama/cuadro de capitalización/certificado de participación fechado y firmado por un administrador, registro de acciones de cada sociedad accionista...).
Ejemplo: necesitamos toda la estructura accionarial (por ejemplo, si una empresa tiene acciones en la empresa sobre la que trata el KYC, también necesitamos su estructura accionarial). | ¿Por qué lo necesitamos? Identifica a las personas que tienen un control significativo sobre la empresa. También evita el fraude con el suministro de información confidencial. Dado que no podemos confiar en el documento oficial para identificar y verificar la identidad del beneficiario efectivo, nos basamos en otra fuente fiable (documentos de identidad emitidos por el gobierno).
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* Ejemplo de accionariado - Necesitamos toda la estructura accionarial (por ejemplo, si una empresa tiene acciones en la empresa sobre la que trata el KYC, también necesitamos su estructura accionarial).
Otros posibles documentos necesarios y glosario
Carta bancaria | Es una carta de su banco que certifica que mantiene la cuenta bancaria de su empresa. |
Origen de los fondos | Indica el origen del dinero o los activos financieros de la empresa. Al establecer el origen de los fondos, las empresas deben tratar de entender no sólo de dónde proceden los fondos (en términos de la cuenta desde la que se transfirieron), sino la actividad que estuvo implicada en la generación de esos fondos. |
Fuente de riqueza | Se refiere a los medios por los que una empresa ha adquirido todo su patrimonio. Para establecer el origen del patrimonio, las instituciones financieras deben averiguar por qué el cliente tiene los activos que tiene y cómo llegó a acumularlos. |
Fecha de nacimiento | Fecha de nacimiento de la persona mencionada (no se necesita ningún documento). |
Nacionalidad | Nacionalidad de la persona mencionada (no es necesario ningún documento). |
Prueba de dirección | En algunos casos, podemos pedir un documento acreditativo de la dirección con menos de 3 meses de antigüedad de la siguiente lista:
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Para más información y para preparar tu KYC, dirígete a: