💡 Estamos legalmente obligados [artículos L.561-5 et R.561-5-4 du CMF] a recopilar información sobre la asociación y sus representantes legales.
La información comercial proporcionada nos ayudará a verificar que la asociación existe, tiene una actividad legítima y un uso coherente de nuestra plataforma.
La información sobre los representantes legales nos ayudará a identificar y verificar la identidad de las personas que tienen algún tipo de control sobre la asociación a través de la autoridad legal.
Documentos necesarios para KYC
Certificado de registro de la asociación con fecha inferior a 3 meses.
El documento se puede encontrar visitando este enlace.
Estatutos actualizados.
Los últimos estados financieros auditados de la asociación o los 3 últimos extractos bancarios.
El acta de la última asamblea general, que idealmente debería incluir toda la información personal, como nombres, fechas y ciudades de nacimiento. Si no está disponible, necesitamos la prueba de identificación de cada miembro de la Junta Directiva.
Prueba de identidad de la persona que realiza el registro en Spendesk, también conocido como el Propietario de la cuenta.
Si el usuario no es el presidente y desempeña una función diferente, necesitamos un poder notarial firmado por el presidente de la asociación (no sólo el «representante legal»). Puede descargar una plantilla en la aplicación o encontrar plantillas aquí: (plantillas disponibles en EN FR DE ES).
Documento que confirme la delegación de poderes.
PDI del Representante Legal que delegó el poder.
En el caso de las asociaciones, sólo consideramos al presidente como representante legal, por lo que es la única persona capaz de firmar una delegación de poderes.
Puedes encontrar más explicaciones sobre estos documentos al final del artículo 👇
KYC paso a paso para asociaciones
El flujo KYC se divide en tres secciones:
Información de la empresa: Información sobre la empresa y el registro empresarial.
Estructura de la empresa: Quién dirige la empresa y cuál es la estructura accionarial.
Verificación de la cuenta: Un humano verificará la información y concederá acceso a cualquier cuenta nueva.
1. Información de la asociación
1. Información de la asociación
La sección Información sobre la asociación trata de comprender quién es la asociación y por qué/cómo se utilizará Spendesk.
A continuación encontrarás toda la información que necesitamos saber sobre el cliente en el primer paso del KYC.
Necesitamos entender si el negocio es una empresa o una asociación para asegurarnos de que llevamos al usuario por el flujo correcto.
Necesitamos conocer el gasto mensual previsto de la empresa (en euros).
Necesitamos entender en qué gastará el dinero la empresa con mayor probabilidad.
Necesitamos entender cuántos empleados utilizarán Spendesk (no el número de empleados de la asociación).
Necesitamos saber dónde se encuentra la asociación. Esto incluye:
El domicilio social
Domicilio fiscal
Domicilio alternativo
Necesitamos conocer información básica de la asociación, como por ejemplo.
Nombre legal
Nombre comercial
Forma jurídica
Fecha de registro
Número de registro de la asociación
Número de registro comercial (opcional)
Número de IVA (opcional)
Sitio web de la asociación
Información sobre la actividad de la asociación
Necesitamos el certificado de registro de la asociación con fecha inferior a 3 meses.
Tenemos que entender cómo se financia la asociación.
Necesitamos que el usuario facilite los estatutos actualizados
Un artículo de asociación: Por favor, suba la última versión de los artículos de asociación de su organización benéfica (o documentación equivalente, como un memorándum de empresa), fechada y firmada. Estos documentos describen las normas y reglamentos internos que rigen el funcionamiento de su asociación y las relaciones entre sus miembros. Sirven de documentos fundacionales que orientan la estructura, la finalidad y el funcionamiento interno de la organización.
Pedimos al usuario que nos facilite sus últimos estados financieros auditados.
Definición: Por favor, cargue los últimos estados financieros que hayan sido certificados por un auditor, incluyendo el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias. Si no está obligado a auditar sus estados financieros, puede enviar una versión no auditada. Si los estados financieros de la empresa aún no están listos, facilite los tres últimos extractos de la cuenta bancaria de la asociación.
Por favor, facilite el acta de la última asamblea general.
Definición: El acta de la última asamblea general con referencia a la última elección de los administradores o miembros de la junta directiva, firmada y fechada hace menos de un año. Si la última elección tuvo lugar hace más de un año, asegúrese de que el acta menciona a todos los miembros de la junta. Si no es así, suba la versión del acta que haga referencia a la elección.
Si el acta de la última asamblea general no incluye datos personales, te pediremos información.
2. Estructura de la asociación
2. Estructura de la asociación
Esta sección sobre la estructura de la asociación trata de comprender quién se inscribe en Spendesk y quién es el propietario y dirige la asociación.
A continuación encontrarás toda la información que necesitamos capturar.
Necesitamos una prueba de identidad de la persona que se registra en Spendesk.
Por favor, asegúrate de subir una copia del pasaporte o documento de identidad emitido por el gobierno. Si estás subiendo un pasaporte, tienes que proporcionar una copia completa por arriba y por abajo, y para el documento de identidad del gobierno, necesitamos el anverso y el reverso.
Necesitamos información sobre la persona que se inscribe en Spendesk. Esto incluye
Nombre y apellido
Apellido de nacimiento
Sexo - El indicado en su documento de identidad
Fecha de nacimiento
Nacionalidad
Ciudad y país de nacimiento
Dirección de correo electrónico
Número de teléfono
Preguntamos el rol del usuario
Si el usuario no es el presidente y desempeña otra función, necesitamos un poder notarial - Puede descargar una plantilla en la aplicación o encontrar plantillas aquí:
Si el usuario NO es el presidente - Pedimos un poder notarial y necesitamos:
Una prueba de la identidad del representante legal que otorgó la delegación de poderes.
Si el usuario ES el presidente o ha facilitado el poder de representación, ambos serán llevados a la sección de miembros de la Junta Directiva. Aquí es donde pedimos al usuario que proporcione una lista completa de los miembros del consejo de administración de la empresa.
Además, basándonos en las entradas anteriores, sugeriremos posibles miembros del consejo.
Cuando un usuario añade un consejero, necesitamos información similar a la del Propietario de la cuenta:
Nombre y apellidos
Apellido de nacimiento
Sexo - El indicado en su DNI
Fecha de nacimiento
Nacionalidad
Ciudad y país de nacimiento
Más información sobre los documentos necesarios
Certificado de registro | Debe tener una fecha inferior a 3 meses.
El documento puede consultarse en este enlace | ¿Por qué lo necesitamos? Verifica que la empresa existe legalmente, es decir, que está registrada ante la autoridad competente. |
Estatutos de la asociación | Se trata de un documento que conforma la constitución de la asociación, junto con la escritura de constitución (en los casos en que exista). Estos documentos describen las normas y reglamentos internos que rigen el funcionamiento de tu asociación y las relaciones entre sus miembros. Sirven de documentos fundacionales que orientan la estructura, la finalidad y el funcionamiento interno de la organización. | ¿Por qué necesitamos esto? Para entender qué tipo de asociación es y por qué o cómo va a utilizar Spendesk. |
Estados financieros auditados | Es un documento que incluye el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias. Debe estar certificado por un auditor.
Puedes enviar una versión no auditada si no estás obligado a auditar tus estados financieros. Si los estados financieros de la empresa aún no están listos, facilite los tres últimos extractos de la cuenta bancaria de la empresa. | ¿Por qué lo necesitamos? Para conocer la situación financiera de la asociación. |
Actas de la última asamblea general | Este documento debe hacer referencia a la última elección de los administradores o miembros de la junta, firmada y fechada hace menos de un año. Si la última elección tuvo lugar hace más de un año, asegúrate de que el acta menciona a todos los miembros de la junta. Si no es así, suba la versión del acta que haga referencia a la elección.
Si el acta de la última asamblea general no incluye datos personales, te pediremos información. | ¿Por qué lo necesitamos? Para conocer la situación financiera de la asociación. |
Prueba de identidad | Consiste en una copia (anverso/reverso) del documento de identidad o una copia de las 2 páginas (superior/inferior) de un pasaporte.
La copia del documento debe ser en color, muy clara y no tener defectos que puedan hacer ilegibles las inscripciones (reflejo, parte recortada...). | ¿Por qué lo necesitamos? Identifica a la persona basándose en su información única. También previene el fraude al proporcionar documentación privada y fiable. |
Poder notarial (Proxy) | Es una delegación de poder firmada por un representante legal que autoriza a alguien a actuar en nombre de la empresa. Este documento debe estar asociado a la prueba de identificación del representante legal que ha delegado el poder. | ¿Por qué lo necesitamos? Verifica que la cuenta de pago ha sido abierta por una persona legalmente autorizada para ello. |
Otros posibles documentos necesarios y glosario
Carta bancaria | Es una carta de su banco que certifica que mantiene la cuenta bancaria de su empresa. |
Origen de los fondos | Indica el origen del dinero o los activos financieros de la empresa. Al establecer el origen de los fondos, las empresas deben tratar de entender no sólo de dónde proceden los fondos (en términos de la cuenta desde la que se transfirieron), sino la actividad que estuvo implicada en la generación de esos fondos. |
Fuente de riqueza | Se refiere a los medios por los que una empresa ha adquirido todo su patrimonio. Para establecer el origen del patrimonio, las instituciones financieras deben averiguar por qué el cliente tiene los activos que tiene y cómo llegó a acumularlos. |
Firma | Firma en la forma KYC. |
Correo electrónico | Dirección de correo electrónico del director firmante. |
Dirección residencial | Dirección residencial de la persona mencionada (no se necesita ningún documento). |
Fecha de nacimiento | Fecha de nacimiento de la persona mencionada (no se necesita ningún documento). |
Nacionalidad | Nacionalidad de la persona mencionada (no es necesario ningún documento). |
Prueba de dirección | En algunos casos, podemos pedir un documento acreditativo de la dirección con menos de 3 meses de antigüedad de la siguiente lista:
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Para más información y para preparar tu KYC, dirígete a: