Este proceso garantiza que las copias digitales cumplan con las regulaciones españolas, manteniendo la integridad y autenticidad de los documentos originales. Al seguir el proceso de digitalización aprobado por la AEAT, las empresas pueden optimizar su gestión de registros, reducir la necesidad de almacenamiento físico y garantizar el cumplimiento con las normativas fiscales.

Para digitalizar tus recibos en papel en España usando Spendesk, se deben cumplir los siguientes requisitos:

La función de Digitalización en España debe ser habilitada por un miembro del equipo de Customer Success. Si deseas comenzar a digitalizar tus recibos en papel en España, comunícate con tu gestor de cuenta para activar esta función.

Como Propietario del presupuesto, puedes ver si un recibo ha sido digitalizado o no al revisar la solicitud en la aplicación o en el escritorio. Puedes identificar si un recibo ha sido digitalizado buscando la insignia de “Recibo Digitalizado”.

Si un recibo parece ser un recibo en papel pero no tiene la insignia de Recibo Digitalizado, esto significa que el solicitante no capturó la imagen a través de la cámara de la aplicación móvil de Spendesk. Para corregir esto, puedes optar por rechazar la solicitud e instruir al solicitante que vuelva a capturar el recibo utilizando la cámara de la aplicación móvil de Spendesk, ya que este es el único método compatible.

Como Contador, también puedes ver si un recibo ha sido digitalizado o no cuando estés preparando el pago en Contabilidad > Preparar. Puedes identificar si un recibo ha sido digitalizado buscando la insignia de “Recibo Digitalizado”.

Si un recibo parece ser un recibo en papel pero no tiene la insignia de Recibo Digitalizado, esto significa que el solicitante no capturó la imagen a través de la cámara de la aplicación móvil de Spendesk. Para corregir esto, puedes optar por hacer clic en el botón “marcar recibo como inválido” y pedir al solicitante que vuelva a capturar el recibo a través de la cámara de la aplicación móvil de Spendesk, asegurando el cumplimiento de los requisitos de digitalización.

Spendesk se ha asociado con ZeroComa para ofrecer a nuestros clientes en España una solución de digitalización aprobada por la AEAT. ZeroComa fue pionero en el movimiento de digitalización y fue el primero en ser certificado por la AEAT en 2008. Con Spendesk y ZeroComa, estás en buenas manos.

Para estar preparado ante una inspección tributaria, deberá crear un archivo del ejercicio fiscal y compartirlo con el auditor.

Puede realizar este proceso con unos pocos clics en Configuración > Contabilidad > Digitalización de recibos en papel.

Antes de iniciar su primer archivado, debe establecer la fecha de cierre del ejercicio fiscal.

Una vez establecida la fecha de cierre, podrá archivar su primer ejercicio fiscal. Si tiene varios ejercicios finalizados, deberá archivar primero el más antiguo. Esto se debe al cumplimiento de la normativa de la AEAT, que estipula que los periodos deben cerrarse por orden cronológico. Por lo tanto, seleccione el primer ejercicio fiscal completo y haga clic en "Archivar".

Si se produce algún error, aparecerá una lista en la página con información sobre cómo solucionarlo. Siga las instrucciones y haga clic de nuevo en "Archivar" cuando esté listo para reintentarlo.

Si el proceso finaliza correctamente, recibirá un correo electrónico con instrucciones para descargarlo. También puede dirigirse a Configuración > Contabilidad > Digitalización de recibos en papel en cualquier momento para consultar el estado y descargar los archivos completados.

Cuando esté listo, puede compartir el archivo con su auditor fiscal. El auditor deberá instalar el software EdasFacturas en su ordenador para poder visualizar el archivo y su contenido. Puede descargar el software aquí.

Digitalizar tus recibos de papel asegura el cumplimiento con las regulaciones de la AEAT, permitiéndote descartar legalmente las copias físicas. Este proceso ayuda a reducir la necesidad de almacenamiento físico, simplifica la gestión de registros y garantiza que tus recibos estén fácilmente accesibles para auditorías y revisiones financieras.

No, para que el proceso de digitalización cumpla con las regulaciones de la AEAT, los recibos deben ser capturados directamente utilizando la cámara dentro de la aplicación móvil de Spendesk. Los recibos subidos desde el carrete de la cámara o a través del sitio web no serán digitalizados ni certificados.

Una vez que el proceso de digitalización esté completo, verás una insignia de “Recibo Digitalizado” en la aplicación o en la web. Esta insignia indica que el recibo ha sido digitalizado exitosamente y cumple con las regulaciones de la AEAT.

Si tu recibo no está marcado como digitalizado, asegúrate de que fue capturado usando la cámara de la aplicación móvil de Spendesk. Si no fue así, vuelve a capturar el recibo utilizando la aplicación. Si los problemas persisten, contacta con tu Administrador o Propietario de la Cuenta para obtener más ayuda.

La función de Digitalización en España puede ser habilitada por un miembro del equipo de Customer Success. Por favor, comunícate con tu gestor de cuenta para activar esta función.

Debes conservar el recibo en papel hasta que el proceso de digitalización se confirme como completo y la insignia de “Recibo Digitalizado” sea visible. Esto garantiza que tengas una copia de respaldo en caso de que haya algún problema durante el proceso de digitalización. Sin embargo, consulta con el equipo financiero de tu empresa para entender el proceso con los recibos en papel antes de desecharlo.

Si un recibo se sube incorrectamente, por ejemplo desde el carrete de la cámara o a través del sitio web, no será certificado como digitalizado. En tales casos, el solicitante debe volver a capturar el recibo utilizando la cámara de la aplicación móvil de Spendesk para asegurar el cumplimiento.

Sí, si el recibo es claramente una imagen de un recibo en papel pero no tiene la insignia de Recibo Digitalizado, el Propietario del Presupuesto o el Contador debe rechazar la solicitud y pedir al solicitante que vuelva a capturar el recibo a través de la cámara de la aplicación móvil de Spendesk.

Si la digitalización del recibo falla, el solicitante verá la insignia de “Digitalización fallida” y deberá volver a capturar el recibo utilizando la cámara de la aplicación móvil de Spendesk. Asegúrate de seguir todos los pasos correctamente y contacta con el equipo de soporte de Spendesk si el problema persiste.

No se necesita equipo especial, aparte de la aplicación móvil de Spendesk con acceso a la cámara. Asegúrate de que tu dispositivo móvil tenga una cámara en funcionamiento y la última versión de la aplicación de Spendesk instalada.

Para cumplir con la normativa de la AEAT, debemos garantizar que los ejercicios fiscales se cierren cronológicamente. Por tanto, solo puede archivar un ejercicio cada vez y en orden sucesivo (por ejemplo, debe cerrar 2023 antes que 2024).

Los archivos pueden tardar entre 1 y 2 horas en completarse, ya que debemos realizar un gran número de comprobaciones en los datos fiscales y los recibos. Puede seguir utilizando Spendesk; le notificaremos por correo electrónico cuando esté listo para descargar. La notificación se enviará al Propietario de la cuenta y a los usuarios con el rol de Controlador que solicitaron el archivo. También puede consultar la página de "Digitalización certificada" en cualquier momento para ver el estado.

Los DPR se incluyen en el ejercicio fiscal correspondiente a la "fecha contable" de la cuenta a pagar.

No. Solo puede iniciar un archivado cuando todas las cuentas a pagar con DPR del periodo hayan sido preparadas y exportadas.

No. En cuanto solicita el archivado de un ejercicio fiscal, todas las cuentas a pagar del periodo con un DPR adjunto dejarán de ser editables, incluso si tiene activada la función "editar después de exportar". Si el archivado falla, podrá volver a editarlas hasta que reenvíe el periodo para archivar. Una vez que el archivado finalice con éxito, las cuentas a pagar quedarán bloqueadas de forma permanente para cumplir con los requisitos de la AEAT.

No. Una vez que un periodo ha sido archivado, no se puede deshacer. Esto es un requisito indispensable de la normativa de la AEAT.