Conectar Spendesk a Sage 100 on-premise con un integrador

Spendesk admite una integración nativa con Sage 100, lo que le permite exportar sin problemas sus cuentas por pagar y sincronizar sus datos contables.

Para acceder a esta integración con Sage 100, necesita que le otorguemos acceso con anticipación. Por favor contacte a su Customer Success Manager o Account Manager.

Este proceso de conexión se aplica si su solución Sage 100 está alojada on-premise, es decir, en sus propios servidores. Si aloja Sage 100 en un servidor Azure, consulte este artículo específico para conectar Spendesk a Sage 100 cloud (Sage Partner Cloud).

Requisitos previos:

Debe ser Administrador en Sage 100 on-premise.
Debe contar con la asistencia de su integrador Sage 100.
Debe ser Propietario de la cuenta en Spendesk.
Su versión de Sage 100 debe ser al menos versión 7 o posterior.
Verifique que el framework .NET 4.8 esté instalado en el servidor antes de la instalación.
Sage 100 opera con Business Objects, y las versiones de Sage 100 y Sage Business Objects deben coincidir.
Tiene un usuario de Windows que tiene acceso de lectura y escritura a la base de datos SQL del archivo contable y al archivo Sage 100.

Pasos de conexión

Una vez que tenga la funcionalidad otorgada por Spendesk, puede proceder con la configuración inicial e instalación en Sage 100, y luego cambiar la integración en su cuenta de Spendesk.

Paso 1 - Preparación antes de la conexión en Sage 100

Esta instalación requiere la asistencia de su integrador Sage. Asegúrese de haber leído nuestro artículo sobre los requisitos previos para configurar la integración con Sage 100 on-premise o Sage 100 cloud. En primer lugar, verifique su versión Sage:

Desde su cuenta en la barra de menú > '?' > 'Acerca de Sage 100 Contabilidad ...'
En la página que se abre, encontrará en la parte superior de la página el número de sus versiones Sage.

Ahora puede comenzar a establecer la conexión. Siga los 5 pasos para recuperar información clave.

1. Encuentre su código de archivo / empresa

Esta información es visible desde su instancia Sage 100 en la parte superior de su página en una barra de menú. En el centro de este banner de 'menú' verá el código de empresa, que es el nombre de la carpeta, por ejemplo en este ejemplo 'BIJOU'.

2. Recupere el número de la zona / plan analítico

Para identificar el número de zona / plan analítico, debe seguir estos pasos desde su instancia Sage 100. Vaya a Structure > Cost charts:

Debe elegir el plan analítico a conectar. El identificador es simplemente el número del plan analítico en la lista si tuviera que contarlos uno por uno. En la cuenta de ejemplo a continuación tenemos 4 planes analíticos posibles:

'Activité' = '1' (complete el número '1' para seleccionar el primer plan analítico)
'Produits et services' = '2' (complete el número '2' para seleccionar el segundo plan analítico)
y así sucesivamente para otros planes analíticos

3. Recupere la ubicación del archivo contable (.mae)

Desde su instancia Sage 100, vaya a 'Archivos' → 'Configuración del sistema y compartición'. Luego, como se muestra en la captura de pantalla a continuación, seleccione 'archivo contable' y copie el nombre de la ubicación de la carpeta de datos de Sage 100 y guárdelo para completarlo más tarde en el formulario de conexión. Asegúrese de que el tipo de acceso esté configurado en 'multiusuario'.

4. Recupere su nombre de usuario y contraseña

El nombre de usuario de Sage 100 se puede recuperar de la siguiente manera: en su cuenta Sage 100 vaya a 'Archivo'→ 'Configuración del sistema y compartición'. Si usa el usuario 'administrador', complete "<administrador>" con los '<>'.

La contraseña del usuario Sage es la del usuario anterior. Es posible que el usuario mencionado no tenga contraseña. En este caso, deje este campo en blanco.

5. Recupere su nombre de usuario y contraseña de SQL Server

Para encontrar esta información, debe contactar a su integrador Sage 100 y pedirle que le proporcione la siguiente información:

Sage 100 SQL server username
Sage 100 SQL server password

Paso 2 - Cambiar integración en Spendesk

Vaya a Spendesk y navegue a Ajustes > Contabilidad y haga clic en Cambiar de integración.
Elija Sage 100 en el menú desplegable.
Lea la explicación de lo que significa cambiar una integración contable, el requisito de tener un integrador Sage 100, y haga clic en Continuar.
Haga clic en Cambiar de integración.

Paso 3 - Conectar Spendesk a Sage 100

Siga los siguientes pasos para cambiar la integración y sea consciente de los impactos ya que importaremos su plan de cuentas desde Sage 100, y haga clic en Continuar.
Luego haga clic en Crear conexión.
Ahora comienza el flujo de conexión. Debe elegir Servidor privado y su tipo de almacenamiento para sus comprobantes compatibles desde Spendesk como documentos PDF:
- Seleccione Sí para almacenar PDFs como filestreams dentro de Sage (accesibles desde la factura).
- Seleccione No para almacenar PDFs en una carpeta del servidor.
Luego complete los otros campos específicos de su instancia Sage 100 y haga clic en Conectar:
- SQL server name
- SQL database name
- Sage 100 username
- SQL server username
- SQL server password
- Sage 100 data folder path
Esta integración requiere la instalación de un agente local en su servidor. Puede descargarlo o recibirlo por correo electrónico.
- Si tiene acceso de administrador al servidor/computadora donde está instalado su software, puede descargar directamente el programa haciendo clic en Descargar.
- Si su software está instalado en un servidor/computadora donde no tiene acceso de administrador, puede enviar el programa por correo electrónico a la persona o empresa con acceso de administrador al servidor/computadora donde está instalado su software, haciendo clic en Enviar por correo electrónico.
Debería haber recibido el archivo y ser redirigido de vuelta a la página de Configuración contable en Spendesk donde verá el estado de su conexión. En esta etapa, la conexión está inactiva, por eso el mensaje indica 'Servidor no responde'.

Paso 4 - Instalación del agente local en Sage 100

Requisitos previos de red:
El agente local debe comunicarse con varios recursos de red para funcionar correctamente. Asegúrese de que sus reglas de firewall local, rutas y listas de control de acceso (ACL) permitan el tráfico en estos tres:

s3.eu-west-3.amazonaws.com (puerto 80 y 443)
sqs.eu-west-3.amazonaws.com (puerto 80 y 443)
api.chift.eu (puerto 80 y 443)

Pruebe su conexión de red ejecutando comandos como telnet

➜  ~ telnet s3.eu-west-3.amazonaws.com 443 Trying 3.5.206.184... Connected to s3.eu-west-3.amazonaws.com. Escape character is '^]'.

Bibliotecas requeridas:

El framework .NET 4.8 DEBE estar instalado en el servidor/computadora donde se instalará el agente local. Se puede descargar desde el sitio web oficial de Microsoft.

Ahora puede instalar el agente en el servidor donde se ejecuta su instancia Sage 100, y simplemente seguir los pasos a continuación hasta completar la instalación.

Proceso de instalación:

Le recomendamos realizar la instalación directamente en el servidor que ejecuta su instancia Sage 100.

Una vez que haya completado el formulario y descargado el archivo zip, comience copiando el archivo en el servidor donde está instalado Sage 100.

Todos los pasos siguientes asumen que está conectado al servidor y que se han verificado todos los requisitos previos. Si tiene alguna duda, deténgase aquí y asegúrese de que se cumplan los requisitos antes de continuar.

Comience extrayendo el contenido de Setup.zip.

Dentro encontrará:

settings.json – este es un archivo de configuración (no abrir ni editar).
Un conjunto de archivos ejecutables para instalar el servicio de Windows.

Importante: no mueva ningún archivo fuera de esta carpeta. Todo está diseñado para funcionar directamente desde la ubicación descargada para simplificar el proceso de instalación. Además, por favor no intente editar el archivo JSON ya que puede corromper fácilmente el archivo.

Inicie el ejecutable que coincida con su versión de Sage. Por ejemplo, en nuestro servidor que ejecuta Sage 11.02, usamos el instalador v11.0.

La primera pantalla le pide que seleccione el idioma de instalación. Elija el que le resulte más cómodo.

En la siguiente pantalla, el instalador solicitará el archivo de configuración que mencionamos anteriormente. La buena noticia es que se detecta automáticamente en la misma carpeta que el instalador, por lo que no necesita seleccionarlo manualmente.

Confirme su versión de Sage. Asegúrese de que Sage 100 on-premise esté seleccionado..

A continuación, configurará las conexiones para su instancia Sage. Se listarán todas las conexiones actualmente disponibles en el servidor.

Para cada conexión, verá su nombre (por ejemplo, Demo Sage / MyAccountingFolder). Este nombre coincide con el nombre de conexión que introdujo en el formulario anteriormente e identifica la carpeta Sage correspondiente.

Para cada conexión, necesitará usar el botón examinar para ir y seleccionar el archivo MAE asociado a esa carpeta en Sage.

Una vez que haya seleccionado el archivo MAE, se abrirá una nueva ventana emergente para solicitar el usuario Sage a utilizar para interactuar con Sage. Recomendamos encarecidamente el uso del usuario predeterminado <administrador>.

Haga clic en Confirmar para finalizar la configuración de credenciales para esta carpeta. Si tiene múltiples conexiones para conectar, complete esta información para todas las carpetas contables a conectar para asegurarse de que todas las carpetas estén correctamente configuradas. Una vez que todas las carpetas estén configuradas, haga clic en Confirmar en la parte inferior derecha para continuar.

Haga clic en Siguiente para validar toda la información que ha introducido. El instalador ahora verificará el acceso a cada carpeta contable configurada en el paso anterior para asegurarse de que todo esté configurado correctamente. Si alguna credencial no es reconocida por Sage, haga clic en Seleccionar archivos MAE para volver atrás y actualizarlas antes de continuar.

En el siguiente paso, debe elegir la cuenta de usuario de Windows que ejecutará el servicio. Esta cuenta también se utiliza para habilitar actualizaciones remotas del servicio, por lo que las mejoras futuras se pueden implementar automáticamente sin intervención manual.

Si sus archivos Sage están almacenados en una unidad de red, este paso es obligatorio - sin él, el agente no podrá funcionar correctamente.

Haga clic en Siguiente para finalizar la instalación del agente.

Haga clic en Instalar para comenzar la instalación.

Si aparece una pantalla indicando que existe una versión anterior del instalador, simplemente significa que el servicio se detendrá y actualizará. Haga clic en Siguiente para continuar.

Una vez completada la instalación, haga clic en Finalizar. Todo debería estar configurado correctamente.

Paso 5 - Activar la conexión en Spendesk

Ahora debería estar listo para conectarse en Spendesk y extraer sus datos maestros de Sage 100. Vaya a Ajustes > Contabilidad en Spendesk y haga clic en Actualizar configuración contable. Esto extraerá sus datos maestros de Sage 100.

Notas importantes:

Si va a Configuración contable en Spendesk y hace clic en Actualizar configuración contable, esto extraerá sus datos maestros de Sage 100.
Si desea agregar múltiples entidades para esta integración, puede hacer el proceso de instalación del agente local para cada entidad, o fusionar archivos JSON en un solo archivo JSON (fusión real, no copiar y pegar texto). Esto permitiría conectar todas las entidades a la vez.
Si tiene problemas de desconexión, puede leer este artículo dedicado que le proporcionará algunas opciones para reconectarse a su servidor.
No cambie la integración en Spendesk mientras esté en el proceso de instalación en sus servidores Sage, de lo contrario esto eliminará su conexión.

Próximos pasos

Ahora puede comenzar la configuración de Spendesk para usar la configuración contable de Sage 100.