Plutôt que d'utiliser le champ description pour inscrire les noms de chaque personne ayant participé à une dépense, vous pouvez utiliser le champ "Bénéficiaires" pour les indiquer rapidement (par exemple, les participants à un déjeuner d'affaires, les membres d'un événement d'équipe, les employés concernés par une dépense partagée, etc.).
Cette fonctionnalité simplifie le suivi des dépenses partagées, renforce la conformité et améliore le contrôle sur Spendesk.
Fonctionnement
Par défaut, le champ "Bénéficiaires" est pré-rempli avec le nom de l'utilisateur qui soumet la demande de remboursement ou met à jour les détails de paiement.
Les demandeurs peuvent modifier le champ pour y include les personnes impliquées dans la dépense :
Bénéficiaires internes : Sélectionnez-les dans une liste des employés de votre organisation.
Bénéficiaires externes : Saisissez manuellement un nom complet et le nom de l'entreprise.
Supprimer tous les bénéficiaires : Vous pouvez soumettre une demande avec 0 bénéficiaire.
Les informations sur les bénéficiaires sont également visibles par l’équipe finance sur d'autres pages : "Notes de frais", "Tous les paiements", “Tous les achats”, et "Comptabilité/Préparer".
Sur mobile, vous devez utiliser les versions suivantes pour accéder au champ "Bénéficiaires":
iOS :
2.57.0minimumAndroid :
2.69.0minimum
Ajouter des collègues comme bénéficiaires ne déclenche pas de notification.
Le champ "Bénéficiaires" est disponible pour les notes de frais et les paiements par carte.
Remarque : Il n'est pas encore possible d'afficher ce champ uniquement pour des catégories de dépenses spécifiques. Cette amélioration sera disponible ultérieurement.