Suivez les livraisons par de vos bons de commande (BC) et laissez Spendesk rapprocher automatiquement les factures, les livraisons et les commandes au niveau de chaque ligne.
Pour : Demandeurs et Contrôleurs utilisant la fonctionnalité bon de commande.
Avant de commencer
Prérequis | Détails |
Fonctionnalité | Les bons de commande doivent être activés sur votre compte. |
Rôles | Tout utilisateur ayant accès à un bon de commande peut en mettre à jour le statut de livraison ; les contrôleurs examinent les alertes liées au rapprochement des factures. |
Plan | Disponible pour tous les clients utilisant les bons de commande. |
Paramètre par défaut | Le rapprochement tripartite avancé est activé par défaut ; aucune configuration n’est requise. |
👥 Seuls les utilisateurs ayant accès à un Bon de commande (en tant que Demandeur, Approbateur ou Contrôleur) peuvent mettre à jour son statut de livraison.
Que sont les bons de livraison ?
Les bons de livraison vous permettent de suivre si les biens ou services commandés via un Bon de commande ont été reçus. Vous indiquez si une livraison est attendue lors de la création du BC, et vous pouvez modifier cette information par la suite.
Accédez à Nouvelle demande > Faire une demande d'achat > Demander un Bon de commande
Activez Une livraison est-elle attendue pour suivre les livraisons de cette commande
Cliquez sur Confirmer ma demande pour soumettre le BCà l'approbation
💡 Vous pouvez modifier l'attente de livraison sur un BCaprès son approbation si vos besoins évoluent.
Suivre une livraison sur un BC
Une fois le Bon de commande approuvé, tout utilisateur y ayant accès peut enregistrer ce qui a été reçu.
Ouvrez le Bon de commande depuis Dépenses > Bon de commande
Cliquez sur Ajouter un bon de livraison dans la section de suivi des livraisons du BC
Saisissez la quantité reçue pour chaque ligne (si le BC comporte des lignes) ou saisissez un montant reçu par rapport au total (si le BC n'a pas de lignes)
Enregistrez votre mise à jour
Statuts de livraison
Status | Signification |
Livraison non prévue | La livraison a été indiquée comme non prévue lors de la création du bon de commande (ou ultérieurement) |
En attente de livraison | Aucun bon de livraison n’a été joint au bon de commande |
Partiellement livré | Une partie des articles ou du montant total a été livrée |
Entièrement livré | La totalité de la commande a été livrée |
⚠️ Il n'est actuellement pas possible de marquer un BC comme « surlivré » (livré au-delà de la commande initiale).
Activer ou désactiver le suivi des livraisons
Seuls les Propriétaires de compte peuvent gérer les paramètres de suivi des livraisons.
Accédez à Paramètres > Règles de l'entreprise.
Ouvrez l'onglet Modes de paiement.
Trouvez Bons de livraison.
Activez le bouton pour activer le suivi des livraisons, ou désactivez-le pour le désactiver.
Lorsque le suivi des livraisons est activé, les utilisateurs peuvent indiquer si une livraison est attendue lors de la création d'un Bon de commande et enregistrer les livraisons en ajoutant des bons de livraison. Les Bon de commandes doivent également être activés pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité.
Qu'est-ce que le rapprochement à 3 (3-way matching) ?
Le rapprochement à 3 compare trois documents pour confirmer la légitimité d'une facture avant paiement :
Le Bon de commande (BC) - la commande initiale passée
Le bon de livraison - la confirmation des biens ou services reçus
La facture - le document de facturation du fournisseur
Cela garantit que la facture correspond à la fois à ce qui a été commandé et à ce qui a été réellement livré.
Comment fonctionne le rapprochement à 3 avancé
Spendesk effectue le rapprochement automatiquement au niveau de chaque ligne pour tous les clients utilisant les Bon de commandes. Il compare les lignes du BC, les lignes de livraison et les lignes de facture — et pas seulement les totaux — afin de détecter :
Des lignes facturées mais jamais commandées
Des lignes facturées mais non livrées
Des lignes d'achat surfacturées
Des articles livrés mais non encore facturés
Soumettez une facture liée à un BC comportant des lignes
Spendesk rapproche automatiquement les lignes de la facture via OCR lors de la soumission
Affinez ou corrigez le rapprochement pendant l'étape de Soumission ou de Revue si nécessaire
📋 Si une facture soumise est liée à un BC contenant des lignes, l'ajout de lignes à la facture est obligatoire.
🔒 Si le BC lié n'a pas de lignes, ou si la facture n'est liée à aucun BC, Spendesk applique par défaut un rapprochement sur le montant total de la facture plutôt qu'un rapprochement ligne par ligne.
Examiner les écarts en tant qu'équipe Finance
Lors de l'examen d'une facture liée à un BC, les Contrôleurs voient une alerte si le rapprochement à 3 détecte un écart.
Ouvrez la facture dans l'interface de revue des factures
Lisez le message d'alerte décrivant l'écart entre le BC, la livraison et la facture
Cliquez sur l'alerte pour ouvrir une vue détaillée (disponible lorsque le BC comporte des lignes)
Résolvez l'écart avant d'approuver la facture pour paiement
Résolution des problèmes
Symptôme : Je ne peux pas ajouter de lignes à ma facture.
Cause : Le Bon de commande lié à cette facture ne comporte pas de lignes.
Résolution : Des lignes ne peuvent être ajoutées à une facture que si le BC lié en comporte également. Ajoutez d'abord des lignes au BC, ou soumettez la facture sans lien avec un BC.
Symptôme : Mon BC affiche le statut « Non livré » alors que j'ai reçu les biens.
Cause : Aucun bon de livraison n'a encore été enregistré sur ce BC.
Résolution : Ouvrez le BC depuis Dépenses > Bon de commande et enregistrez les quantités ou le montant reçus, comme décrit dans la section Suivre une livraison sur un BC.
Symptôme : Une facture affiche une alerte d'écart que je ne comprends pas.
Cause : Les lignes de la facture, de la livraison ou du BC ne correspondent pas totalement (par exemple, une ligne a été facturée mais non livrée).
Résolution : Cliquez sur l'alerte dans l'interface de revue des factures pour ouvrir la vue détaillée et comparer le BC, la livraison et la facture ligne par ligne.