Suivez les livraisons par rapport à vos bons de commande et laissez Spendesk rapprocher automatiquement les factures, les livraisons et les commandes au niveau de chaque ligne.
Pour : Demandeurs et Contrôleurs utilisant la fonctionnalité Bons de commande.
Sommaire
Avant de commencer
Que sont les bons de livraison ?
Suivre une livraison sur un bon de commande
Statuts de livraison
Qu'est-ce que le rapprochement à 3 ?
Comment fonctionne le rapprochement à 3 avancé
Examiner les écarts en tant qu'équipe Finance
Dépannage
Articles associés
Avant de commencer
👥 Seuls les utilisateurs ayant accès à un bon de commande (en tant que Demandeur, Approbateur ou Contrôleur) peuvent mettre à jour son statut de livraison.
Que sont les bons de livraison ?
Les bons de livraison vous permettent de suivre si les biens ou services commandés via un bon de commande ont été reçus. Vous indiquez si une livraison est attendue lors de la création du bon de commande, et vous pouvez modifier cette information par la suite.
Accédez à Nouvelle demande > Faire une demande d'achat > Demander un bon de commande
Activez Une livraison est-elle attendue pour suivre les livraisons de cette commande
Cliquez sur Confirmer ma demande pour soumettre le bon de commande à l'approbation
💡 Vous pouvez modifier l'attente de livraison sur un bon de commande après son approbation si vos besoins évoluent.
Suivre une livraison sur un bon de commande
Une fois le bon de commande approuvé, tout utilisateur y ayant accès peut enregistrer ce qui a été reçu.
Ouvrez le bon de commande depuis Dépenses > Bons de commande
Cliquez sur Ajouter un bon de livraison dans la section de suivi des livraisons du bon de commande
Saisissez la quantité reçue pour chaque ligne (si le bon de commande comporte des lignes) ou saisissez un montant reçu par rapport au total (si le bon de commande n'a pas de lignes)
Enregistrez votre mise à jour
Statuts de livraison
⚠️ Il n'est actuellement pas possible de marquer un bon de commande comme « surlivré » (livré au-delà de la commande initiale).
Activer ou désactiver le suivi des livraisons
Seuls les Propriétaires de compte peuvent gérer les paramètres de suivi des livraisons.
Accédez à Paramètres > Règles de l'entreprise
Ouvrez l'onglet Modes de paiement
Trouvez Bons de livraison
Activez le bouton pour activer le suivi des livraisons, ou désactivez-le pour le désactiver
Lorsque le suivi des livraisons est activé, les utilisateurs peuvent indiquer si une livraison est attendue lors de la création d'un bon de commande et enregistrer les livraisons en ajoutant des bons de livraison. Les bons de commande doivent également être activés pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité.
Qu'est-ce que le rapprochement à 3 ?
Le rapprochement à 3 compare trois documents pour confirmer la légitimité d'une facture avant paiement :
Le bon de commande — la commande initiale passée
Le bon de livraison — la confirmation des biens ou services reçus
La facture — le document de facturation du fournisseur
Cela garantit que la facture correspond à la fois à ce qui a été commandé et à ce qui a été réellement livré.
Comment fonctionne le rapprochement à 3 avancé
Spendesk effectue le rapprochement automatiquement au niveau de chaque ligne pour tous les clients utilisant les bons de commande. Il compare les lignes du bon de commande, les lignes de livraison et les lignes de facture; et pas seulement les totaux; afin de détecter :
Des lignes facturées mais jamais commandées
Des lignes facturées mais non livrées
Des lignes d'achat surfacturées
Des articles livrés mais non encore facturés
Soumettez une facture liée à un bon de commande comportant des lignes
Spendesk rapproche automatiquement les lignes de la facture par reconnaissance optique de caractères lors de la soumission
Affinez ou corrigez le rapprochement pendant l'étape de Soumission ou de Revue si nécessaire
📋 Si une facture soumise est liée à un bon de commande contenant des lignes, l'ajout de lignes à la facture est obligatoire.
🔒 Si le bon de commande lié n'a pas de lignes, ou si la facture n'est liée à aucun bon de commande, Spendesk applique par défaut un rapprochement sur le montant total de la facture plutôt qu'un rapprochement ligne par ligne.
Examiner les écarts en tant qu'équipe Finance
Lors de l'examen d'une facture liée à un bon de commande, les Contrôleurs voient une alerte si le rapprochement à 3 détecte un écart.
Ouvrez la facture dans l'interface de revue des factures
Lisez le message d'alerte décrivant l'écart entre le bon de commande, la livraison et la facture
Cliquez sur l'alerte pour ouvrir une vue détaillée (disponible lorsque le bon de commande comporte des lignes)
Résolvez l'écart avant d'approuver la facture pour paiement
Dépannage
Symptôme : Je ne peux pas ajouter de lignes à ma facture.
Cause : Le bon de commande lié à cette facture ne comporte pas de lignes.
Résolution : Des lignes ne peuvent être ajoutées à une facture que si le bon de commande lié en comporte également. Ajoutez d'abord des lignes au bon de commande, ou soumettez la facture sans lien avec un bon de commande.
Symptôme : Mon bon de commande affiche le statut « Non livré » alors que j'ai reçu les biens.
Cause : Aucun bon de livraison n'a encore été enregistré sur ce bon de commande.
Résolution : Ouvrez le bon de commande depuis Dépenses > Bons de commande et enregistrez les quantités ou le montant reçus, comme décrit dans la section Suivre une livraison sur un bon de commande.
Symptôme : Une facture affiche une alerte d'écart que je ne comprends pas.
Cause : Les lignes de la facture, de la livraison ou du bon de commande ne correspondent pas totalement (par exemple, une ligne a été facturée mais non livrée).
Résolution : Cliquez sur l'alerte dans l'interface de revue des factures pour ouvrir la vue détaillée et comparer le bon de commande, la livraison et la facture ligne par ligne.