Gérer les dépenses et conserver les justificatifs peut être une tâche chronophage, surtout pour les personnes ayant un emploi du temps chargé. Pour simplifier ce processus, Spendesk propose la fonctionnalité de Délégation de la soumission des justificatifs, qui vous permet de confier à une personne de confiance (comme un(e) assistant(e) de direction) la gestion de vos justificatifs.
Comment configurer la délégation de la soumission des justificatifs
La mise en place est simple :
Accédez à votre profil : Rendez-vous sur votre profil et ouvrez l’onglet Rôles et permissions.
Gestion de la délégation des dépenses : Dans cette section, vous pouvez :
Voir vos délégués actuels,
Voir pour qui vous êtes délégué(e),
Ajouter ou retirer des personnes de votre liste de délégués.
À noter : chaque fois que vous ajoutez un délégué, il ou elle recevra automatiquement un email l’informant de ce nouvel accès.
Comment les délégués peuvent soumettre des justificatifs
Une fois la délégation mise en place, votre délégué(e) peut agir en votre nom de deux façons principales :
Notes de frais : Si vous avez une note de frais à soumettre, il vous suffit de transmettre les justificatifs à votre délégué(e). Il ou elle se chargera de la soumission, et le remboursement sera effectué directement sur votre compte. Votre circuit d’approbation habituel sera bien entendu respecté, garantissant la conformité de l’entreprise.
Paiements par carte : Lorsque vous utilisez une carte Spendesk pour vos paiements, votre délégué(e) peut associer les justificatifs aux transactions réalisées avec votre carte. Plus besoin de courir après les justificatifs, et fini les soucis de conformité.
Informations complémentaires :
Les deux options (1 et 2) sont disponibles sur le web et sur mobile.
Chaque fois qu’un justificatif est soumis par un délégué en votre nom, cela est clairement indiqué dans l’historique de paiement, assurant ainsi une totale transparence et traçabilité des transactions.
La délégation de la soumission des justificatifs est disponible uniquement pour les paiements par carte et les notes de frais. Elle ne s’applique pas aux indemnités kilométriques.