Simplifiez et gardez le contrôle total de vos processus de factures fournisseurs. Profitez de flux d’approbation clairs, du rapprochement à 3 niveaux (3-way matching), des paiements et de la comptabilité automatisée pour gagner du temps et éviter les fraudes. Plus rapide, plus fiable et plus sûr — du début à la fin.
Mise en place
Étape réservée aux Propriétaires de compte
Allez dans Paramètres → Règlement de l’entreprise et cliquez sur l’onglet Modes de paiements.
Vérifiez que Factures, Bons de commande et Suivi des livraison sont activés.
Si ce n’est pas possible, il se peut que votre plan n’inclue pas les fonctionnalités Factures fournisseurs. Contactez-nous à support@spendesk.com ou via le chat intégré au produit pour obtenir plus d'informations. Vous pouvez également contracter l'équipe en charge de votre compte pour activer cette fonctionnalité.
Soumission
Soumettre des bons de commande (Purchase Order)
Disponible pour tous les utilisateurs qui peuvent créer des demandes et effectuer des achats dans Spendesk.
Nouvelle Demande > Faire une demande d’achat → Demander un bon de commande
Deux options :
Téléchargez un devis ou un bon de commande (PO) et laissez l’IA Spendesk préremplir les données du bon de commande, y compris le détail de votre commande avec Articles individuelles.
Créez une demande vierge et saisissez les détails du bon de commande (prix et quantités), puis cliquez sur Diviser en articles.
Lors de la soumission :
Activez Une livraison est-elle prévue ? pour suivre l’avancement de la livraison.
Ajoutez une Description, un Centre de coût, une Catégorie de dépense et toute information obligatoire.
Validez votre demande : elle suivra votre processus d’approbation.
Consultez le statut dans votre page Bons de commande (vous recevrez aussi un email une fois approuvé).
Si vous ne pouvez pas créer un bon de commande ici : créez-le dans Spendesk Procurement.
Actions supplémentaires possibles :
Télécharger votre bon de commande en PDF
Ajouter logos et bas de page
Modifier un bon de commande après approbation (uniquement disponible pour les contrôleurs et Propriétaire de compte)
Envoyer directement le bon de commande au fournisseur
Enregistrer des bons de livraison
Allez dans Vos Demandes
Ouvrez le bon de commande et cliquez sur Ajouter un bon de livraison
Sélectionnez la date et indiquez quels articles ont été livrés
Vous pouvez ajouter plusieurs bons de livraison (pour les livraisons partielles)
Cliquez sur Continuer pour soumettre
Les bons de livraison apparaissent attachés au bon de commande correspondant
Soumettre des factures
Plusieurs options :
Transférez vos factures fournisseurs vers Spendesk via votre adresse email de transfert unique
Déposez (uploadez) vos factures directement
Les utilisateurs retrouvent leurs factures dans leur Boîte de réception ou, si envoyées depuis une adresse générique, dans la Boîte de réception partagée.
L’IA Spendesk préremplit les infos de la facture et l’associe automatiquement aux bons de commande et bons de livraison correspondants.
La facture suit ensuite votre processus d’approbation configuré.
Soumettre des avoirs (credit notes)
Méthodes :
Transférer les avoirs fournisseurs vers Spendesk
Déposez directement les avoirs
Comme pour les factures, les informations sont préremplies et associées aux bons de commande et bons de livraison.
Les avoirs suivent le processus d’approbation configuré.
Trois actions possibles par l’équipe finance :
Déduire l’avoir d’une facture de référence
Conserver l’avoir pour l’appliquer plus tard
Marquer l’avoir comme remboursé en dehors de Spendesk
Paiements & Comptabilité
Revue Finance
Étape réservée aux Contrôleurs
Rendez-vous dans l’onglet Factures pour revoir les factures société.
Vérifiez :
Dates d’échéance
Paiement (à effectuer ou déjà prélevé par Prélèvement automatique)
Coordonnées fournisseur (IBAN, BIC)
Bon budget / période
Si la facture est liée à un bon de commande et à un bon de livraison, le système affiche une correspondance (totale ou partielle).
Une fois validée, la facture peut être marquée comme prête à payer.
Ensuite, préparez son exportation dans la partie Comptabiliser.
Planifier un paiement
Allez dans la page Planifier et sélectionnez la facture
Choisissez votre méthode de paiement :
Directement depuis Spendesk (national ou international — EUR disponible, GBP bientôt)
Outils externes (export CSV ou XML pour paiement via votre banque ou système comptable)
Les factures passent ensuite à la page Confirmer.
Confirmer un paiement depuis le Compte de l’entreprise (Wallet)
Par défaut : Propriétaire de compte, mais délégation possible aux Contrôleurs.
Depuis la page Confirmer, exécutez vos Virements internationaux (immédiatement ou à la date prévue).
Confirmation possible sur Ordinateur(Desktop) ou Mobile.
Sélectionnez un paiement ou confirmez tout en une fois.
Comptabiliser
Étape disponible pour les Contrôleurs
Après validation et planification, la facture apparaît dans Comptabiliser.
Données préremplies via IA ou règles de l’entreprise.
Exports en un clic vers votre outil comptable, avec paiements cartes et notes de frais.
Conseils pour une gestion plus maline des factures fournisseurs
Processus d’approbation : assurez-vous que les bonnes parties prenantes valident avant paiement.
Automatisation conditionnelle de la comptabilité : préremplir jusqu’à 40 % des données grâce à des règles basées sur fournisseurs, montants, types de dépense.
Rapprochement à 3 niveaux : compare automatiquement factures, bons de commande et bons de livraison pour éviter erreurs et fraudes.
Transfert des factures & avoirs fournisseurs : chaque entité dispose d’une adresse email dédiée. Les factures envoyées y sont automatiquement attribuées.
Centralisez toutes vos factures : même celles déjà réglées par prélèvement ou autre moyen, pour une piste d’audit complète et des exports comptables fiables.