Le Portail fournisseur permet à un contact fournisseur principal de soumettre des informations sur l'entreprise, des documents et des enquêtes via un lien sécurisé, sans créer de compte Spendesk. Les informations soumises via le portail sont d'abord disponibles dans la demande Procurement pour un contrôle interne. Selon le workflow configuré, les informations validées peuvent ensuite être utilisées pour créer ou mettre à jour la fiche fournisseur correspondante dans Spendesk Core.
Pour : Procurement Managers (Admins), Contrôleurs et Demandeurs utilisant le module Procurement.
Table des matières
Avant de commencer
Rôles dans le Portail fournisseur
Étape 1 : Configurer le Portail fournisseur (Admin)
Étape 2 : Créer une demande et partager le lien du Portail fournisseur (Demandeur)
Étape 3 : Compléter la tâche d'intégration (Fournisseur)
Étape 4 : Contrôler et valider les informations fournisseur (Contrôleur interne)
Étape 5 : Retrouver les informations fournisseur dans Spendesk Core
Résultats attendus
Résolution des problèmes
FAQ
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Avant de commencer
Le Portail fournisseur est disponible pour les entreprises disposant du module Procurement.
Vous devez disposer d'un accès Procurement Manager (Admin) pour configurer le Portail fournisseur.
Un contrôleur interne désigné doit avoir accès à la tâche de validation.
Vous devez disposer d'un Procurement Process déjà configuré pour la catégorie d'achat concernée.
Décidez à l'avance quelles informations fournisseur vous devez collecter, telles que les informations sur l'entreprise, les certificats, les coordonnées bancaires ou les enquêtes.
Rôles dans le Portail fournisseur
Étape 1 : Configurer le Portail fournisseur (Admin)
Connectez-vous à Spendesk Procurement.
Cliquez sur Processes dans le menu de gauche.
Sélectionnez le Procurement Process auquel vous souhaitez ajouter l'intégration fournisseur, ou créez un nouveau processus.
Ouvrez le processus sélectionné et cliquez sur Workflow.
Cliquez sur + Add Step et sélectionnez Vendor Onboarding Task.
Saisissez un nom pour la tâche, par exemple « IT & Security Review », puis cliquez sur Create.
Ouvrez la tâche et modifiez son titre et sa description. Ces informations sont visibles par le contact fournisseur principal.
Cliquez sur Add Field pour créer le formulaire.
Ajoutez les champs nécessaires, tels que des champs texte, des téléchargements de documents, des listes déroulantes ou des enquêtes personnalisées.
Marquez les champs concernés comme Required.
Ajoutez une Validate Vendor Information Task en tant qu'étape de workflow distincte.
Configurez la personne ou l'équipe assignée à cette tâche de validation. Ne présumez pas que la tâche est automatiquement assignée aux Contrôleurs, sauf si votre workflow est configuré ainsi.
Organisez les étapes du workflow dans l'ordre souhaité. Un bon de commande n'est créé que si le processus inclut une étape Create Purchase Order.
Cliquez sur Publish.
Cliquez sur Activate si le processus est inactif.
Bonne pratique : Créez une demande test pour découvrir l'ensemble du workflow avant de le déployer auprès de votre équipe.
Étape 2 : Créer une demande et partager le lien du Portail fournisseur (Demandeur)
Connectez-vous à Spendesk Procurement.
Cliquez sur + New Request.
Sélectionnez le Procurement Process concerné.
Saisissez le nom du fournisseur, le montant et la description de l'achat.
Sélectionnez un budget, si applicable, et ajoutez tout devis ou proposition pertinent.
Dans la section Vendor, cliquez sur Add Primary Contact.
Saisissez le prénom, le nom et l'adresse e-mail du contact. Ajoutez un numéro de téléphone si nécessaire.
Enregistrez le contact et complétez les champs restants requis.
Vérifiez la demande et soumettez-la.
Lorsque la tâche d'intégration fournisseur est prête, ouvrez la demande et sélectionnez Share Vendor Portal.
Utilisez la fenêtre modale pour envoyer le lien du portail par e-mail ou copier l'URL et la partager via un autre canal.
Important : Ajouter un contact fournisseur principal n'envoie pas automatiquement l'invitation au portail. Le demandeur doit utiliser Share Vendor Portal pour envoyer ou copier le lien.
Étape 3 : Compléter la tâche d'intégration (Contact fournisseur principal)
Ouvrez l'e-mail contenant le lien du Portail fournisseur.
Cliquez sur le lien sécurisé.
Confirmez votre identité via l'étape de vérification par e-mail.
Consultez les tâches assignées sur le Portail fournisseur.
Ouvrez la tâche active et complétez chaque champ requis, y compris les téléchargements de documents et les enquêtes.
Vérifiez attentivement vos saisies.
Cliquez sur Submit.
Une fois soumis, le formulaire est définitif. Le contact fournisseur principal ne peut pas rouvrir ni modifier la soumission, ni la soumettre à nouveau. Les informations soumises restent disponibles dans la demande Procurement pour un contrôle interne.
Étape 4 : Contrôler et valider les informations fournisseur (Contrôleur interne)
Ouvrez la tâche de validation lorsqu'elle devient active.
Ouvrez la demande Procurement associée.
Vérifiez les informations soumises, y compris les informations sur l'entreprise, les documents, les réponses aux enquêtes et les coordonnées bancaires.
Téléchargez et vérifiez la validité des certificats ou documents signés, le cas échéant.
Sélectionnez Approve si les informations sont correctes, ou Reject et ajoutez un commentaire si elles ne peuvent pas être approuvées.
Soumettez la tâche de validation.
Il n'existe pas d'action Request Changes pour ce workflow. Une fois que le fournisseur a soumis le formulaire, il ne peut ni le rouvrir ni le modifier. Si des corrections sont nécessaires, un utilisateur interne autorisé doit mettre à jour les informations directement dans la demande Procurement avant la validation.
Étape 5 : Retrouver les informations fournisseur dans Spendesk Core
Lorsque le workflow configuré atteint l'étape de création ou de mise à jour du fournisseur, les informations fournisseur validées peuvent être utilisées pour créer ou mettre à jour la fiche fournisseur correspondante dans Spendesk Core.
Ouvrez la fiche fournisseur depuis la section fournisseurs concernée de Spendesk Core, si elle a été créée.
Recherchez le fournisseur et ouvrez son profil.
Vérifiez les informations, les coordonnées bancaires et les documents du fournisseur.
Dans Procurement, ouvrez le profil du fournisseur pour consulter ses documents, contrats, demandes et bons de commande liés, le cas échéant.
Résultats attendus
Les informations soumises par le fournisseur sont disponibles dans la demande Procurement après la soumission.
Un contrôleur interne autorisé peut valider ou rejeter les informations.
Si le workflow configuré inclut la création d'un fournisseur ou une étape Create Purchase Order, les informations validées peuvent être utilisées dans le workflow de fournisseur ou de bon de commande qui en résulte.
Les soumissions, validations et mises à jour sont enregistrées dans le journal d'audit avec le nom de l'utilisateur et l'horodatage.
Résolution des problèmes
Symptôme : Le fournisseur n'a pas reçu l'invitation au portail.
Résolution :
Vérifiez que l'adresse e-mail du contact fournisseur principal est correcte.
Demandez au contact de vérifier son dossier spam ou courrier indésirable.
Ouvrez la demande Procurement et sélectionnez Share Vendor Portal.
Renvoyez l'e-mail ou copiez l'URL du portail depuis la fenêtre de partage et envoyez-la via un autre canal.
Symptôme : Un fournisseur a fait une erreur dans le formulaire soumis.
Résolution : Le fournisseur ne peut pas rouvrir, modifier ou soumettre à nouveau un formulaire déjà soumis. Un utilisateur interne autorisé doit mettre à jour les informations directement dans la demande Procurement avant la validation.
Symptôme : La demande Procurement est bloquée et ne peut pas passer à l'étape suivante.
Résolution : Vérifiez si la tâche d'intégration fournisseur a été soumise. Si la tâche doit être complétée en interne, un utilisateur autorisé ayant accès à la tâche peut la compléter pour le compte du fournisseur. Le journal d'audit enregistre l'utilisateur qui l'a complétée.
Symptôme : Le demandeur a oublié d'ajouter le contact fournisseur.
Résolution : Ajoutez et enregistrez le contact fournisseur principal dans la demande, puis sélectionnez Share Vendor Portal lorsque la tâche d'intégration est prête. Ajouter le contact seul n'envoie pas l'invitation.
FAQ
Les membres de l'équipe interne peuvent-ils compléter les tâches fournisseur à la place du fournisseur ?
Un utilisateur interne autorisé ayant accès à la tâche peut compléter une tâche d'intégration fournisseur pour le compte du fournisseur. Le journal d'audit enregistre qui a saisi les informations.
Puis-je collecter des informations différentes selon les types de fournisseurs ?
Oui. Créez des Procurement Process distincts ou des conditions de workflow avec des formulaires d'intégration fournisseur personnalisés pour différentes catégories d'achat.
Où puis-je consulter les informations collectées via le portail ?
Les informations soumises par le fournisseur via le portail sont disponibles à deux endroits :
Dans la demande d'approvisionnement concernée, dès la soumission par le contact fournisseur principal, pour la revue interne par le relecteur désigné.
Dans la fiche fournisseur de Spendesk, une fois les informations validées par le relecteur interne, en fonction du workflow configuré.