Overview
La Belgique met en place la facturation électronique obligatoire dans le cadre de son initiative de transformation numérique. Ce changement réglementaire aura un impact sur la façon dont les entreprises envoient et reçoivent les factures, nécessitant la conformité avec des formats et des processus spécifiques via le réseau Peppol.
Comment enregistrer Spendesk comme votre point d’accès Peppol ?
Vous pouvez maintenant enregistrer Spendesk comme votre point d'accès Peppol et créer votre identifiant de participant.
Pour activer votre identifiant de participant PEPPOL et être prêt pour le 1er janvier 2026, veuillez contacter votre Customer Success Manager avec les informations suivantes :
Informations sur l'entreprise
- Numéro BCE (Banque-Carrefour des Entreprises) : [10 chiffres]
- Numéro de TVA belge : BE + 10 chiffres
- Adresse du siège social : Rue, code postal, ville
- Dénomination sociale : Telle qu'enregistrée à la BCE
Contact commercial
- Nom complet : Responsable Finance/Comptabilité
- Email professionnel :
- Numéro de téléphone :
- Langue préférée : Français / Néerlandais / Anglais
Préférences de réception
- Types de documents : Factures uniquement OU Factures + Avoirs
Formats requis et prise en charge par Spendesk
Formats requis par la loi belge :
Spendesk prend déjà en charge le format XML pour les factures électroniques. Vous pouvez le tester en téléchargeant n'importe quelle facture XML lors de la création d'une demande de facture. Spendesk téléchargera, analysera et affichera un format PDF de votre facture.
UBL (Universal Business Language) - Format XML pour les factures structurées
Peppol BIS Billing 3.0 - Le format de facture Peppol standardisé basé sur la norme européenne (EN) 16931
Ce que cela signifie dans Spendesk :
Import de données structurées - Les factures reçues via Peppol rempliront automatiquement tous les champs pertinents (informations fournisseur, montants, TVA, lignes de facturation) dans Spendesk
Validation automatique - Les données de facturation seront validées selon les exigences réglementaires belges
Archive numérique - Toutes les factures électroniques seront stockées dans leur format structuré d'origine pour la conformité aux audits
Identifiant Peppol - Les factures reçues via Peppol seront marquées d'un logo Peppol pour une identification facile
Prise en charge des avoirs - Les avoirs reçus via Peppol seront traités comme des avoirs Spendesk qui devront être liés à une facture Spendesk existante
Ce que Spendesk prend en charge :
✓ Réception des factures aux formats UBL et Peppol BIS Billing 3.0
✓ Extraction et validation automatiques des données
✓ Intégration avec vos workflows d'approbation existants
✓ Archivage conforme des factures électroniques et avoirs structurés
✓ Notifications en temps réel lors de la réception de factures Peppol
Méthodes de paiement Spendesk impactées
💡 Notre approche consiste à intégrer la facturation électronique dans vos flux produits Spendesk actuels. Vous n'aurez pas besoin de modifier votre configuration actuelle.
Chaque facture électronique, quelle que soit la méthode de paiement Spendesk, est reçue dans la boîte de réception partagée et assignée à un employé pour effectuer les actions nécessaires.
Les méthodes de paiement Spendesk suivantes sont concernées par la réglementation belge sur la facturation électronique :
Les méthodes de paiement Spendesk suivantes sont concernées par la réglementation belge sur la facturation électronique :
📄 Factures - à payer (Factures fournisseurs)
✨ Points clés
Reçues dans la boîte de réception Spendesk avec les tags "Facture électronique" et "À payer"
Soumises dans le workflow d'approbation habituel en fonction des analytiques sélectionnées
Comment ça fonctionne :
Les factures reçues des fournisseurs via Peppol sont automatiquement créées dans la boîte de réception Spendesk
Toutes les données structurées seront pré-remplies (grâce au format réglementaire structuré), réduisant la saisie manuelle → l'OCR sera remplacé pour ce format
La facture peut être assignée à un employé qui peut :
Si la facture est un doublon (déjà soumise manuellement) :
Refuser la facture
Elle se déplacera automatiquement dans l'onglet Historique pour vos archives
Si la facture est nouvelle:
La soumettre comme d'habitude
Elle entrera dans le workflow d'approbation standard
Peut être payée par virement bancaire ou prélèvement automatique
💳 Cartes virtuelles our physique - Usage unique, Récurrent (Transactions B2B)
✨ Points clés
Reçues dans la boîte de réception Spendesk avec les tags "E-reçu" et "Payé"
La facture électronique est automatiquement liée à la transaction par carte correspondante dans « Tous les paiements », sur la base des quatre derniers chiffres de la carte, du montant, du fournisseur et de la date de la transaction ou de la facture
Le titulaire de la carte est informé et peut dissocier le justificatif électronique si nécessaire
La facture électronique est automatiquement déplacée dans l’onglet « Historique », sous la section « Lié au paiement par carte », où l’utilisateur peut être redirigé vers la transaction associée
S'applique à :
Cartes virtuelles - Usage unique, Multi-usage & Récurrentes
Cartes physiques
Comment ça fonctionne :
L’employé utilise une carte Spendesk pour effectuer une dépense B2B domestique.
Le fournisseur envoie une facture électronique via Peppol, comme l’exige la loi belge.
La facture est reçue dans la boîte de réception Spendesk avec les tags « Receipt » et « Paid ».
La facture est automatiquement jointe à la transaction correspondante dans Toutes les dépenses > Tous les paiements.
Le titulaire de la carte est informé de l’ajout automatique de la facture.
La facture est déplacée vers l’onglet Historique de la boîte de réception.
La facture Peppol devient le document officiel pour la comptabilité et la conformité.
Remarque : Certains fournisseurs peuvent envoyer la facture Peppol avant ou après le traitement du paiement par carte. L'algorithme de correspondance de Spendesk gérera les deux scénarios.
💰 Remboursements / Notes de frais (Factures B2B déjà payées par l'employé)
✨ Points clés
L’employé crée une demande de remboursement dans Spendesk, téléverse le justificatif papier et renseigne tous les champs obligatoires.
La facture électronique correspondante est reçue dans la boîte de réception Spendesk avec les tags « Receipt » et « Paid », puis est automatiquement assignée au demandeur de la note de frais correspondante sur la base des éléments suivants :
Montant de la facture
Nom du fournisseur
Date de la facture
L’employé est informé et confirme le rattachement de la facture à la note de frais correspondante.
Comment ça fonctionne :
L’employé règle un fournisseur B2B avec ses fonds personnels, par exemple pour une inscription à une conférence ou un déplacement professionnel.
L’employé soumet une demande de remboursement préalable dans Spendesk, en renseignant les informations nécessaires à l’appariement automatique.
Le fournisseur envoie une facture électronique via Peppol à votre entreprise.
Spendesk associe la facture Peppol à la demande de remboursement existante.
Le remboursement est rattaché à la facture électronique conforme à des fins comptables.
L’employé est remboursé et la facture électronique appropriée est archivée.
Solution de contournement en cas d’échec de l’assignation automatique :
Le responsable sélectionne « Payé via », puis « argent personnel ».
Le responsable sélectionne « Joindre à un remboursement existant ».
Le responsable sélectionne la note de frais correspondante parmi la liste de toutes les notes de frais affichées.
Considérations importantes :
Les employés doivent référencer l'identifiant Peppol du fournisseur ou le numéro de facture lors de la soumission de remboursements pour des dépenses B2B
Pour les remboursements récurrents (par exemple, parking mensuel, abonnements de voyage d'affaires), chaque facture Peppol sera associée au remboursement correspondant
La facture électronique Peppol sert de document officiel pour les impôts et la comptabilité, tandis que le reçu de l'employé sert de preuve de paiement
🧾 Avoirs
✨ Points clés
Reçus dans la boîte de réception Spendesk avec les tags "Avoir" et "Payé"
Soumis dans le workflow d'avoir habituel en fonction des analytiques sélectionnées
Comment ça fonctionne :
Le fournisseur émet un avoir via Peppol (par exemple, pour des marchandises retournées, des corrections de prix ou des annulations de factures)
L'avoir arrive dans la boîte de réception Spendesk avec le bon type de facture électronique
L'employé assigné peut le soumettre dans le workflow d'approbation d'avoir habituel
L'avoir peut être lié à une facture existante et réduit vos dettes fournisseurs
La facture d'origine et l'avoir sont archivés pour la conformité
📋 Formats d'affichage des factures électroniques
Lorsque vous recevez une facture électronique via Peppol, le PDF affiché dans votre Inbox dépend de ce que le fournisseur fournit :
📄 Avec PDF intégré :
Vous verrez le PDF original du fournisseur avec sa charte graphique
Le fichier XML est automatiquement attaché pour la conformité
📄 Sans PDF intégré :
Spendesk génère automatiquement un PDF standardisé affichant toutes les données de la facture
Le fichier XML original est attaché au PDF généré
💡 Les deux formats sont entièrement conformes et fonctionnent de manière identique dans Spendesk - toutes les données sont extraites de la structure XML.
Cycle de vie des factures pour la facturation électronique belge [🚀 À venir]
Lorsque vous recevez une facture électronique via Peppol dans Spendesk, elle passera par les statuts suivants :
Reçue (AB) - La facture arrive via le réseau Peppol et est automatiquement importée dans Spendesk
Acceptée (AP) - La facture a été approuvée et est prête pour le traitement du paiement
Rejetée (RE) - La facture a été rejetée, le fournisseur devra fournir une nouvelle facture électronique