Overview
La Belgique met en place la facturation électronique obligatoire dans le cadre de son initiative de transformation numérique. Ce changement réglementaire aura un impact sur la façon dont les entreprises envoient et reçoivent les factures, nécessitant la conformité avec des formats et des processus spécifiques via le réseau Peppol.
🚀 NOUVEAU 🚀
Vous pouvez maintenant enregistrer Spendesk comme votre point d'accès Peppol et créer votre identifiant de participant.
Pour activer votre identifiant de participant PEPPOL et être prêt pour le 1er janvier 2026, veuillez contacter votre Customer Success Manager avec les informations suivantes :
Informations sur l'entreprise
- Numéro BCE (Banque-Carrefour des Entreprises) : [10 chiffres]
- Numéro de TVA belge : BE + 10 chiffres
- Adresse du siège social : Rue, code postal, ville
- Dénomination sociale : Telle qu'enregistrée à la BCE
Contact commercial
- Nom complet : Responsable Finance/Comptabilité
- Email professionnel :
- Numéro de téléphone :
- Langue préférée : Français / Néerlandais / Anglais
Préférences de réception
- Types de documents : Factures uniquement OU Factures + Avoirs
Formats requis et prise en charge par Spendesk
Formats requis par la loi belge :
Spendesk prend déjà en charge le format XML pour les factures électroniques. Vous pouvez le tester en téléchargeant n'importe quelle facture XML lors de la création d'une demande de facture. Spendesk téléchargera, analysera et affichera un format PDF de votre facture.
UBL (Universal Business Language) - Format XML pour les factures structurées
Peppol BIS Billing 3.0 - Le format de facture Peppol standardisé basé sur la norme européenne (EN) 16931
Ce que cela signifie dans Spendesk :
Import de données structurées - Les factures reçues via Peppol rempliront automatiquement tous les champs pertinents (informations fournisseur, montants, TVA, lignes de facturation) dans Spendesk
Validation automatique - Les données de facturation seront validées selon les exigences réglementaires belges
Archive numérique - Toutes les factures électroniques seront stockées dans leur format structuré d'origine pour la conformité aux audits
Identifiant Peppol - Les factures reçues via Peppol seront marquées d'un logo Peppol pour une identification facile
Prise en charge des avoirs - Les avoirs reçus via Peppol seront traités comme des avoirs Spendesk qui devront être liés à une facture Spendesk existante
Ce que Spendesk prendra en charge :
✓ Réception des factures aux formats UBL et Peppol BIS Billing 3.0
✓ Extraction et validation automatiques des données
✓ Intégration avec vos workflows d'approbation existants
✓ Archivage conforme des factures électroniques et avoirs structurés
✓ Notifications en temps réel lors de la réception de factures Peppol
Méthodes de paiement Spendesk impactées
💡 Notre approche consiste à intégrer la facturation électronique dans vos flux produits Spendesk actuels. Vous n'aurez pas besoin de modifier votre configuration actuelle.
Chaque facture électronique, quelle que soit la méthode de paiement Spendesk, est reçue dans la boîte de réception partagée et assignée à un employé pour effectuer les actions nécessaires.
Les méthodes de paiement Spendesk suivantes seront concernées par la réglementation belge sur la facturation électronique :
Les méthodes de paiement Spendesk suivantes seront concernées par la réglementation belge sur la facturation électronique :
📄 Factures - à payer (Factures fournisseurs)
✨ Points clés
Reçues dans la boîte de réception Spendesk avec les tags "Facture électronique" et "À payer"
Soumises dans le workflow d'approbation habituel en fonction des analytiques sélectionnées
Comment ça fonctionne :
Les factures reçues des fournisseurs via Peppol sont automatiquement créées dans la boîte de réception Spendesk
Toutes les données structurées seront pré-remplies (grâce au format réglementaire structuré), réduisant la saisie manuelle → l'OCR sera remplacé pour ce format
La facture peut être assignée à un employé qui peut :
Si la facture est un doublon (déjà soumise manuellement) :
Refuser la facture
Elle se déplacera automatiquement dans l'onglet Historique pour vos archives
Si la facture est nouvelle:
La soumettre comme d'habitude
Elle entrera dans le workflow d'approbation standard
Peut être payée par virement bancaire ou prélèvement automatique
💳 Cartes virtuelles our physique - Usage unique, Récurrent (Transactions B2B)
✨ Points clés
Reçues dans la boîte de réception Spendesk avec les tags "Reçue" et "Payé"
Téléchargement manuel et attachement du justificatif de carte dans l'onglet "Toutes les dépenses"
Attachement automatique à venir prochainement 🚀
S'applique à :
Cartes virtuelles - Usage unique, Multi-usage & Récurrentes
Cartes physiques
Comment ça fonctionne :
L'employé utilise une carte Spendesk pour effectuer une dépense B2B domestique
Le fournisseur envoie une facture électronique via Peppol (comme l'exige la loi belge)
La facture est reçue dans la boîte de réception Spendesk avec les tags "Reçue" et "Payé" et peut être assignée à un employé
L'employé assigné peut effectuer les actions suivantes :
Si le justificatif est un doublon (déjà soumis par vous ou un employé) :
Refuser le justificatif
Il se déplacera automatiquement dans l'onglet Historique de la boîte de réception pour vos archives
Si le justificatif est nouveau :
Cliquer sur "Télécharger & Traiter"
Le PDF se téléchargera et la facture électronique se déplacera dans l'onglet Historique de la boîte de réception
Ensuite, attacher manuellement le justificatif dans l'onglet Tous les paiements, ou l'envoyer par email à votre adresse de transfert de justificatifs
La facture Peppol devient le document officiel pour la comptabilité et la conformité
La transaction et la facture électronique structurée sont archivées ensemble
🚀 Disponible d'ici fin Q1 🚀
Nous travaillons activement sur la correspondance automatique de la facture électronique avec la transaction par carte en fonction du montant, du fournisseur et de la date, et l'attachement du justificatif dans l'onglet "Tous les paiements".
Remarque : Certains fournisseurs peuvent envoyer la facture Peppol avant ou après le traitement du paiement par carte. L'algorithme de correspondance de Spendesk gérera les deux scénarios.
💰 Remboursements / Notes de frais (Factures B2B déjà payées par l'employé)
✨ Points clés
Reçues dans la boîte de réception Spendesk avec les tags "Reçue" et "Payé"
Téléchargement manuel et soumission d'une demande de remboursement dans le flux de soumission de demande existant
Workflow de soumission de demande de remboursement intégré et correspondance automatique avec les demandes de pré-remboursement à venir en 2026 🚀
Comment ça fonctionne :
Scénario 1 [Disponible maintenant] : Facture reçue avant la soumission du remboursement
L'employé paie un fournisseur B2B avec des fonds personnels (par exemple, inscription à une conférence, voyage d'affaires) au nom de votre entreprise
Le fournisseur envoie une facture électronique à votre entreprise via Peppol (comme l'exige la loi belge)
L'employé assigné peut effectuer les actions suivantes :
Si le justificatif est un doublon (déjà soumis par vous ou un employé) :
Refuser le justificatif
Il se déplacera automatiquement dans l'onglet Historique pour vos archives
Si le justificatif est nouveau :
Cliquer sur "Télécharger & Traiter"
Le PDF se téléchargera et la facture électronique se déplacera dans l'onglet Historique
Ensuite, l'employé doit le soumettre manuellement via le flux de demande de remboursement
L'employé est remboursé et la facture électronique appropriée est archivée
La facture Peppol devient le document officiel pour la comptabilité et la conformité
Scénario 2 [À venir] : L'employé fait d'abord une demande de pré-remboursement, la facture est attachée automatiquement
L'employé paie un fournisseur B2B avec des fonds personnels (par exemple, inscription à une conférence, voyage d'affaires)
L'employé soumet une demande de pré-remboursement dans Spendesk en saisissant les détails nécessaires pour la correspondance automatique
Le fournisseur envoie une facture électronique via Peppol à votre entreprise
Spendesk fait correspondre la facture Peppol avec la demande de remboursement existante
Le remboursement est lié à la facture électronique conforme à des fins comptables
L'employé est remboursé et la facture électronique appropriée est archivée
Considérations importantes :
Les employés doivent référencer l'identifiant Peppol du fournisseur ou le numéro de facture lors de la soumission de remboursements pour des dépenses B2B
Pour les remboursements récurrents (par exemple, parking mensuel, abonnements de voyage d'affaires), chaque facture Peppol sera associée au remboursement correspondant
La facture électronique Peppol sert de document officiel pour les impôts et la comptabilité, tandis que le reçu de l'employé sert de preuve de paiement
🧾 Avoirs
✨ Points clés
Reçus dans la boîte de réception Spendesk avec les tags "Avoir" et "Payé"
Soumis dans le workflow d'avoir habituel en fonction des analytiques sélectionnées
Liaison automatique des avoirs électroniques à la facture électronique d'origine le cas échéant, à venir en 2026 🚀
Comment ça fonctionne :
Le fournisseur émet un avoir via Peppol (par exemple, pour des marchandises retournées, des corrections de prix ou des annulations de factures)
L'avoir arrive dans la boîte de réception Spendesk avec le bon type de facture électronique
L'employé assigné peut le soumettre dans le workflow d'approbation d'avoir habituel
L'avoir peut être lié à une facture existante et réduit vos dettes fournisseurs
La facture d'origine et l'avoir sont archivés pour la conformité
📋 Formats d'affichage des factures électroniques
Lorsque vous recevez une facture électronique via Peppol, le PDF affiché dans votre Inbox dépend de ce que le fournisseur fournit :
📄 Avec PDF intégré :
Vous verrez le PDF original du fournisseur avec sa charte graphique
Le fichier XML est automatiquement attaché pour la conformité
📄 Sans PDF intégré :
Spendesk génère automatiquement un PDF standardisé affichant toutes les données de la facture
Le fichier XML original est attaché au PDF généré
💡 Les deux formats sont entièrement conformes et fonctionnent de manière identique dans Spendesk - toutes les données sont extraites de la structure XML.
Cycle de vie des factures pour la facturation électronique belge [🚀 À venir]
Lorsque vous recevez une facture électronique via Peppol dans Spendesk, elle passera par les statuts suivants :
Reçue (AB) - La facture arrive via le réseau Peppol et est automatiquement importée dans Spendesk
Acceptée (AP) - La facture a été approuvée et est prête pour le traitement du paiement
Rejetée (RE) - La facture a été rejetée, le fournisseur devra fournir une nouvelle facture électronique