Overview
La Belgique met en place la facturation électronique obligatoire dans le cadre de son initiative de transformation numérique. Ce changement réglementaire aura un impact sur la façon dont les entreprises envoient et reçoivent les factures, nécessitant la conformité avec des formats et des processus spécifiques via le réseau Peppol.
⚠️ Nous sommes actuellement en train de finaliser la mise en œuvre de ces fonctionnalités.
Vous pourrez bientôt enregistrer Spendesk comme votre point d'accès Peppol et créer votre identifiant de participant.
Nous ouvrirons une Bêta pour tous les clients belges qui en feront la demande, à partir du 2 décembre 2025.
Si vous souhaitez rejoindre la Bêta, demandez à votre Customer Success Manager ou à votre Account Manager de vous inscrire sur la liste d'attente.
Cycle de vie des factures pour la facturation électronique belge
Lorsque vous recevez une facture électronique via Peppol dans Spendesk, elle passera par les statuts suivants :
Reçue (AB) - La facture arrive via le réseau Peppol et est automatiquement importée dans Spendesk
Acceptée (AP) - La facture a été approuvée et est prête pour le traitement du paiement
Rejetée (RE) - La facture a été rejetée, le fournisseur devra fournir une nouvelle facture électronique
Formats requis et prise en charge par Spendesk
Formats requis par la loi belge :
Spendesk prend déjà en charge le format XML pour les factures électroniques. Vous pouvez le tester en téléchargeant n'importe quelle facture XML lors de la création d'une demande de facture. Spendesk téléchargera, analysera et affichera un format PDF de votre facture.
UBL (Universal Business Language) - Format XML pour les factures structurées
CII, FacturX
Peppol BIS Billing 3.0 - Le format de facture Peppol standardisé basé sur la norme européenne (EN) 16931
Ce que cela signifie dans Spendesk :
Import de données structurées - Les factures reçues via Peppol rempliront automatiquement tous les champs pertinents (informations fournisseur, montants, TVA, lignes de facturation) dans Spendesk
Validation automatique - Les données de facturation seront validées selon les exigences réglementaires belges
Archive numérique - Toutes les factures électroniques seront stockées dans leur format structuré d'origine pour la conformité aux audits
Identifiant Peppol - Les factures reçues via Peppol seront marquées d'un logo Peppol pour une identification facile
Prise en charge des avoirs - Les avoirs reçus via Peppol seront traités comme des avoirs Spendesk qui devront être liés à une facture Spendesk existante
Ce que Spendesk prendra en charge :
✓ Réception des factures aux formats UBL, CII ou FacturX et Peppol BIS Billing 3.0
✓ Extraction et validation automatiques des données
✓ Intégration avec vos workflows d'approbation existants
✓ Archivage conforme des factures électroniques et avoirs structurés
✓ Notifications en temps réel lors de la réception de factures Peppol
Méthodes de paiement Spendesk impactées
💡 Notre approche consiste à intégrer la facturation électronique dans vos flux produits Spendesk actuels. Vous n'aurez pas besoin de modifier votre configuration actuelle. Une fois la facturation électronique belge activée, le flux sera prêt à capturer vos factures électroniques et à mettre à jour le statut avec le réseau Peppol.
The following Spendesk payment methods will be affected by Belgium e-invoicing regulations:
📄 Factures (Factures fournisseurs)
Méthode de paiement principale pour recevoir et traiter les factures électroniques Peppol
Les factures reçues via Peppol seront automatiquement créées dans la boîte de réception Spendesk
Toutes les données structurées seront pré-remplies (grâce au format réglementaire structuré), réduisant la saisie manuelle → l'OCR sera remplacé pour ce format
Payées par virement bancaire ou prélèvement automatique
💳 Cartes virtuelles - Usage unique (Transactions B2B)
Impact :
Lorsque vous payez un fournisseur B2B avec une carte virtuelle à usage unique Spendesk, le fournisseur peut ensuite envoyer une facture électronique formelle via Peppol
Spendesk tentera automatiquement de faire correspondre la facture électronique Peppol avec la transaction par carte virtuelle existante OU vous pourrez la lier à un paiement par carte existant comme justificatif de carte
Cela crée un enregistrement complet reliant le paiement et la facture conforme à la réglementation
Comment ça fonctionne :
L'employé utilise une carte virtuelle à usage unique pour payer un fournisseur
Le fournisseur envoie une facture électronique via Peppol (comme l'exige la loi belge)
Spendesk fait automatiquement correspondre la facture électronique avec la transaction par carte en fonction du montant, du fournisseur et de la date OU l'utilisateur la lie à un paiement par carte existant comme justificatif de carte
La facture Peppol devient le document officiel pour la comptabilité et la conformité
La transaction et la facture électronique structurée sont archivées ensemble
Remarque : Certains fournisseurs peuvent envoyer la facture Peppol avant ou après le traitement du paiement par carte. L'algorithme de correspondance de Spendesk gérera les deux scénarios.
💳 Cartes virtuelles - Récurrentes (Paiements d'abonnements B2B)
Impact :
Pour les abonnements B2B récurrents payés par carte virtuelle (par exemple, abonnements logiciels), les fournisseurs enverront des factures électroniques via Peppol pour chaque période de facturation
Chaque facture Peppol sera automatiquement associée au débit de carte virtuelle récurrent correspondant
Comment ça fonctionne :
Le paiement par carte virtuelle récurrent est traité (par exemple, abonnement SaaS mensuel)
Le fournisseur envoie une facture électronique mensuelle via Peppol
Spendesk fait correspondre la facture électronique avec le paiement récurrent en fonction des détails de l'abonnement
Le paiement de chaque mois est lié à sa facture électronique conforme correspondante
Une piste d'audit complète est maintenue pour toutes les transactions récurrentes
Avantages :
Conformité automatique pour les dépenses B2B récurrentes
Aucune intervention manuelle nécessaire pour les abonnements mensuels/annuels
Lien clair entre le paiement et la facture réglementaire
💰 Remboursements / Notes de frais (Factures B2B déjà payées par l'employé)
Impact :
Lorsqu'un employé paie une dépense B2B de sa poche et reçoit ensuite une facture électronique Peppol, Spendesk reliera le remboursement à la facture structurée
Cela garantit la conformité même lorsque les employés effectuent des paiements anticipés
Comment ça fonctionne :
Scénario 1 : L'employé paie d'abord, la facture arrive plus tard
L'employé paie un fournisseur B2B avec des fonds personnels (par exemple, inscription à une conférence, voyage d'affaires)
L'employé soumet une demande de remboursement dans Spendesk avec une preuve de paiement
Le fournisseur envoie une facture électronique via Peppol à votre entreprise
Spendesk fait correspondre la facture Peppol avec la demande de remboursement existante
Le remboursement est lié à la facture électronique conforme à des fins comptables
L'employé est remboursé et la facture électronique appropriée est archivée
Scénario 2 : Facture reçue avant la soumission du remboursement
Le fournisseur envoie une facture électronique via Peppol
La facture apparaît dans Spendesk comme en attente
L'employé soumet une demande de remboursement avec une preuve de paiement
L'administrateur ou l'employé lie le remboursement à la facture Peppol existante
Le remboursement est traité en toute conformité
Considérations importantes :
Les employés doivent référencer l'identifiant Peppol du fournisseur ou le numéro de facture lors de la soumission de remboursements pour des dépenses B2B
Pour les remboursements récurrents (par exemple, parking mensuel, abonnements de voyage d'affaires), chaque facture Peppol sera associée au remboursement correspondant
La facture électronique Peppol sert de document officiel pour les impôts et la comptabilité, tandis que le reçu de l'employé sert de preuve de paiement
🧾 Avoirs
Impact :
Les avoirs (factures négatives) pour les remboursements, corrections ou annulations seront également reçus via Peppol
Spendesk traitera les avoirs comme des montants négatifs liés à la facture d'origine
Comment ça fonctionne :
Le fournisseur émet un avoir via Peppol (par exemple, pour des marchandises retournées, des corrections de prix ou des annulations de factures)
L'avoir arrive dans Spendesk avec le bon type de facture électronique
Spendesk lie automatiquement l'avoir à la facture d'origine le cas échéant
L'avoir peut être lié à une facture existante et réduit vos dettes fournisseurs
La facture d'origine et l'avoir sont archivés pour la conformité