Q : L'inscription Peppol est-elle obligatoire pour mon entreprise ?

R : Oui, la Belgique rend la facturation électronique obligatoire pour les transactions B2B et B2G. Toutes les entreprises opérant en Belgique devront être inscrites sur le réseau Peppol selon le calendrier fixé par les autorités belges (1er janvier 2026 pour la réception de factures pour toutes les entreprises belges).
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Q : Quand l'exigence de facturation électronique obligatoire commence-t-elle en Belgique ?

R : La mise en œuvre se déroule par phases. Vérifiez auprès des autorités belges (SPF Finances) la date limite spécifique applicable à votre catégorie d'entreprise. Pour la réception de factures, la plupart des entités belges doivent être prêtes à recevoir des factures électroniques le 1er janvier 2026.
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Q : Pourrai-je encore recevoir des factures papier ou PDF ?

R : Pendant la période de transition, vous pourrez continuer à recevoir des factures traditionnelles. Cependant, au fur et à mesure que le mandat progresse, de plus en plus de fournisseurs passeront à l'envoi de factures électroniques via Peppol.
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Q : Combien de temps prend l'inscription Peppol ?

R : Une fois que vous soumettez votre inscription via Spendesk, l'activation prend généralement 2 à 5 jours ouvrables, selon les exigences de vérification KYC.
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Q : Quel est mon identifiant de participant Peppol ?

R : Votre identifiant de participant Peppol est généralement votre numéro d'entreprise belge préfixé par "BE" (par exemple, BE1017430624). C'est l'identifiant que les fournisseurs utiliseront pour vous envoyer des factures électroniques.
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Q : Puis-je avoir plusieurs inscriptions Peppol pour différentes filiales ?

R : Chaque entité juridique avec un numéro d'entreprise belge unique a besoin de sa propre inscription Peppol. Contactez votre Customer Success Manager Spendesk pour configurer plusieurs entités.
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Q : J'ai déjà une inscription Peppol auprès d'un autre fournisseur. Que dois-je faire ?

R : Vous devrez vous désinscrire de votre fournisseur actuel avant de vous inscrire avec Spendesk. Consultez la section "Changement de fournisseurs" ci-dessus pour les étapes détaillées.
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Q : Mes workflows d'approbation existants fonctionneront-ils toujours avec les factures Peppol ?

R : Oui ! Les factures Peppol suivront vos workflows d'approbation Spendesk existants. La seule différence est que les données seront pré-remplies automatiquement à partir du format requis structuré (xml).
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Q : Que se passe-t-il si une facture Peppol contient des erreurs ou des informations incorrectes ?

R : Vous pouvez rejeter la facture via Spendesk, comme toute autre facture. Vous devrez notifier votre fournisseur et lui demander de renvoyer une nouvelle facture électronique.
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Q : Puis-je encore télécharger des factures manuellement ?

R : Absolument. La réception Peppol est un canal supplémentaire pour recevoir des factures. Vous pouvez continuer à télécharger manuellement des factures PDF selon vos besoins.
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Q : Comment savoir si une facture est arrivée via Peppol ?

R : Les factures reçues via Peppol seront marquées d'un logo Peppol 🔷 dans Spendesk, ce qui les rend faciles à identifier.
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Q : Les factures Peppol correspondront-elles automatiquement aux bons de commande ?

R : Oui, si vous avez créé un bon de commande dans Spendesk, Spendesk tentera automatiquement de les faire correspondre (en recherchant un numéro de BC saisi par le fournisseur ou grâce à notre algorithme de correspondance intelligent).
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Q : Que se passe-t-il lorsque je paie avec une carte virtuelle puis reçois une facture Peppol ?

R : La première version vous permettra de classer cette facture électronique comme "marquée comme justificatif de paiement par carte". Avec la deuxième version, prévue au S1 2026, Spendesk fera automatiquement correspondre la facture électronique Peppol à votre transaction par carte virtuelle en fonction du montant, du fournisseur et de la date de transaction. Les deux enregistrements seront liés ensemble pour une conformité complète et une piste d'audit.
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Q : Une facture Peppol peut-elle arriver avant que mon paiement par carte virtuelle ne soit traité ?

R : Oui, le timing peut varier. Définissez le statut de votre facture électronique sur "marquée comme justificatif de paiement par carte" et attachez-la au paiement par carte existant lorsque le paiement par carte apparaît dans Spendesk.
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Q : Que se passe-t-il si le montant de la facture Peppol ne correspond pas exactement à mon paiement par carte virtuelle ?

R : Cela peut se produire en raison de la conversion de devises, des pourboires ou de frais supplémentaires. Spendesk les signalera pour examen manuel, et vous pourrez les lier manuellement s'ils représentent la même transaction.
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Q : Comment cela fonctionne-t-il pour les abonnements récurrents payés par carte virtuelle ?

R : Avec la première version, cela fonctionnera de la même manière que la première version gère les paiements par carte à usage unique. Avec la deuxième version, pour les paiements B2B récurrents (comme les abonnements logiciels), chaque débit mensuel sera automatiquement associé à la facture Peppol mensuelle correspondante de votre fournisseur. Cela crée un enregistrement de conformité complet pour chaque période de facturation.
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Q : Les cartes virtuelles à usage unique nécessitent-elles une configuration spéciale pour la correspondance Peppol ?

R : Aucune configuration nécessaire.
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Q : Un employé a payé une dépense B2B de sa poche. Comment cela fonctionne-t-il avec Peppol ?

R : Lorsque le fournisseur envoie une facture Peppol à votre entreprise, cette facture électronique apparaîtra dans votre boîte de réception et l'employé pourra créer une demande de remboursement liée à cette facture électronique. Spendesk la reliera à la demande de remboursement de l'employé. L'employé est remboursé et votre entreprise conserve la facture électronique conforme à des fins comptables et fiscales.
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Q : Les employés doivent-ils attendre la facture Peppol avant de soumettre un remboursement ?

R : Non, les employés peuvent soumettre des remboursements immédiatement avec leur preuve de paiement (reçu, relevé bancaire). Spendesk permettra de faire correspondre la facture Peppol lorsqu'elle arrivera, ou les administrateurs peuvent les lier manuellement.
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Q : Quelles informations les employés doivent-ils inclure lors de la soumission de remboursements pour des dépenses B2B ?

R : Les employés doivent inclure :

Cela aide Spendesk à faire correspondre automatiquement le remboursement avec la facture Peppol entrante.
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Q : Que se passe-t-il si un employé est remboursé avant l'arrivée de la facture Peppol ?

R : Ce n'est pas un problème. Le remboursement peut être traité immédiatement. Lorsque la facture Peppol arrive plus tard, elle sera associée à l'enregistrement de remboursement, garantissant la conformité sans retarder les paiements aux employés.
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Q : Les employés peuvent-ils voir si leur remboursement a été associé à une facture Peppol ?

R : Oui, une fois associé, le remboursement affichera un indicateur Peppol 🔷 et les employés pourront consulter la facture électronique liée dans les détails de leur transaction.
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Q : Comment les avoirs sont-ils gérés dans Spendesk ?

R : Les avoirs reçus via Peppol sont traités comme des avoirs Spendesk. Ils réduisent automatiquement vos dettes fournisseurs et sont liés à la facture d'origine le cas échéant.
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Q : Puis-je demander un avoir via Spendesk ?

R : Vous pouvez communiquer avec votre fournisseur au sujet de l'émission d'un avoir, mais l'avoir doit être envoyé par le fournisseur via le réseau Peppol pour être conforme aux réglementations belges.
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Q : Combien de temps faut-il pour recevoir un avoir via Peppol ?

R : Les avoirs arrivent instantanément via le réseau Peppol, tout comme les factures régulières. Le délai de traitement dépend du moment où votre fournisseur émet l'avoir.
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Q : Les avoirs affecteront-ils mon intégration comptable ?

R : Oui, les avoirs se synchronisent avec votre système comptable via votre intégration Spendesk existante en tant que montants négatifs, réduisant correctement vos comptes fournisseurs.
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Q : Dois-je modifier mon intégration comptable ?

R : Aucune modification n'est requise. Les factures Peppol se synchroniseront avec votre système comptable (Exact Online, Netsuite, etc.) via votre intégration Spendesk existante.
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Q : Quels formats de facture Spendesk prend-il en charge ?

R : Spendesk prend en charge les formats UBL, Factur-X et CII et Peppol BIS Billing 3.0, qui sont conformes aux normes belges et européennes de facturation électronique.
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Q : Mes données sont-elles sécurisées lors de la réception de factures via Peppol ?

R : Oui, le réseau Peppol utilise des canaux sécurisés et cryptés pour la transmission des factures. Spendesk détient les certifications SOC 2 Type II et ISO 27001 pour la sécurité des données.
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Q : Puis-je exporter les factures Peppol dans leur format d'origine ?

R : Oui, le fichier de facture structuré d'origine (UBL/XML) est stocké dans Spendesk et peut être exporté à des fins d'audit ou de conformité.
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Q : Comment mes fournisseurs connaissent-ils mon identifiant Peppol ?

R : Partagez votre identifiant de participant Peppol (votre numéro d'entreprise BE) avec vos fournisseurs. Ils l'utiliseront pour vous envoyer des factures électroniques via leur système compatible Peppol.
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Q : Que se passe-t-il si mon fournisseur n'est pas encore sur Peppol ?

R : Pendant la période de transition, vous pouvez continuer à recevoir des factures par les méthodes traditionnelles (e-mail, téléchargement PDF). Encouragez vos fournisseurs à s'inscrire sur Peppol pour bénéficier d'un traitement automatisé.
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Q : Puis-je recevoir des factures de fournisseurs internationaux via Peppol ?

R : Oui ! Peppol est un réseau paneuropéen. Les fournisseurs de n'importe quel pays avec une inscription Peppol peuvent vous envoyer des factures électroniques.
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Q : Combien de temps les factures Peppol sont-elles stockées dans Spendesk ?

R : Spendesk stocke toutes les factures conformément aux exigences légales belges (minimum 7 ans). Les données structurées et les fichiers XML d'origine sont archivés.
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Q : Serai-je conforme aux réglementations belges sur la facturation électronique si j'utilise Spendesk ?

R : Oui, l'intégration Peppol de Spendesk est conçue pour répondre aux exigences de conformité belges et européennes en matière de facturation électronique, y compris l'archivage approprié et les pistes d'audit.
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Q : Puis-je obtenir des rapports d'audit pour les factures Peppol ?

R : Oui, toutes les factures Peppol sont incluses dans les rapports standard de Spendesk et peuvent être filtrées à des fins d'audit.
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Q : Les transactions par carte virtuelle avec factures Peppol associées sont-elles conformes pour la déclaration de TVA ?

R : Oui, lorsqu'une transaction par carte virtuelle est associée à une facture électronique Peppol, vous disposez à la fois de la preuve de paiement et de la facture structurée conforme à la réglementation, répondant à toutes les exigences pour la déclaration et la déduction de TVA.

Vous avez encore des questions ?

Si vous avez des questions supplémentaires sur la facturation électronique belge ou l'intégration Peppol dans Spendesk, veuillez contacter votre Customer Success Manager ou contacter le support Spendesk.