FAQ - E-invoicing France

R : La réforme se déploie en deux phases :

R : Vous êtes concerné si votre entreprise est assujettie à la TVA en France et réalise des transactions B2B domestiques (entre entreprises françaises). Cela inclut :

R :

Les deux obligations sont complémentaires et obligatoires.

R : Une PA (ou PDP - Plateforme de Dématérialisation Partenaire) est un intermédiaire privé immatriculé par l'administration fiscale pour gérer l'émission, la réception, la transmission et l'archivage des factures électroniques. Spendesk est immatriculée en tant que PA.

R: Spendesk se positionne au point optimal de la chaîne de valeur pour être une Plateforme Agréée, là où les statuts du cycle de vie des factures sont naturellement gérés, en amont de la comptabilité.
Selon la réglementation, les PA sont "avant tout des plateformes en charge des contrôles des factures et de leur transmission (émission et réception), ainsi que des statuts de cycle de vie afférents".
C'est précisément le cœur de métier de Spendesk : la plateforme gère déjà les workflows d'approbation et de validation en amont de la comptabilité et du paiement. C'est l'endroit où les entreprises :

Être PA permet à Spendesk de :

R : Non, vous pouvez choisir :

Vous pouvez même avoir plusieurs PA de réception avec des adresses électroniques différentes.

R: Oui ! C'est ce qu'on appelle une configuration "Multi-PA" et c'est une bonne pratique recommandée, si vous ne gérez pas toutes vos factures dans Spendesk. De nombreuses entreprises choisissent d'utiliser différentes PA pour différents types de factures afin d'optimiser leurs workflows, par exemple:

Cela vous garantit:

✅ Continuité : Conservez votre organisation actuelle (vous utilisez déjà votre ERP et Spendesk séparément)

✅ Automatisation : Rapprochement automatique des transactions carte avec les factures dans Spendesk (taux d'automatisation de 95%)

✅ Spécialisation : Chaque outil s'occupe de son périmètre de bout en bout - dans l'exemple ci-dessus: l'ERP pour les achats, Spendesk pour la gestion des dépenses

✅ Simplicité : Le PPF (Portail Public de Facturation) agrège automatiquement les données de toutes vos PA

Comment ça fonctionne :

Chaque PA transmet de manière indépendante au PPF, qui consolide tout sous votre SIREN. Vous déclarerez différentes adresses électroniques pour différents usages :

C'est totalement transparent ! Vous ne verrez aucune différence dans vos obligations fiscales.

Le PPF (Portail Public de Facturation) est conçu pour gérer plusieurs PA par entreprise et agrège automatiquement toutes vos données.

Ce qui se passe en coulisses :

Cela dépend de la situation de votre entreprise. Voici les deux options :

Utilisez le module Factures Fournisseurs de Spendesk pour gérer TOUTES vos factures (achats standard + cartes + notes de frais) dans une seule plateforme.

Avantages :

Certaines entreprises souhaitent continuer à utiliser leur ERP ou autre outil de gestion des factures, pour diverses raisons.
​

Dans ce cas, le Multi-PA est la solution optimale :

R : Oui, vous pouvez changer de PA à tout moment. Cependant, il faudra :

R : Le PPF est l'infrastructure publique centrale du dispositif e-invoicing en France. Il assure deux missions clés :

R : C'est l'identifiant unique qui permet de vous localiser dans l'Annuaire du PPF pour recevoir vos factures. Elle prend la forme :

R : Oui ! Vous pouvez créer plusieurs adresses SIREN_SUFFIXE, chacune associée à une PA différente ou à un usage différent. Par exemple :

Chaque adresse ne peut être associée qu'à une seule PA, mais vous pouvez avoir autant d'adresses que nécessaire.

R : C'est votre PA de réception (ex : Spendesk) qui crée vos lignes d'annuaire pour votre compte, après signature d'un mandat.

Important : Votre SIREN est déjà automatiquement présent dans l'Annuaire si vous êtes assujetti à la TVA (géré par l'administration fiscale). Seules les lignes d'annuaire (adresses électroniques) doivent être créées par votre PA.

R : L'Annuaire du PPF est consultable via :

Vos fournisseurs pourront rechercher votre SIREN et trouver toutes vos adresses électroniques actives. Il est néanmoins recommandé de communiquer proactivement votre adresse à vos fournisseurs réguliers.

R : Les adresses électroniques de facturation sont consultables publiquement via les PA ou le Portail PPF, mais avec des conditions :

C'est un réseau fermé et contrôlé, pas un système ouvert comme l'email.

R : Trois formats structurés sont reconnus :

⚠️ Important : Un simple PDF n'est pas une facture électronique au sens de la réforme.

R : Les statuts permettent de tracer le parcours d'une facture depuis son émission jusqu'à son paiement. Il existe deux types :

Statuts de transmission (posés par les PA) :

Statuts de traitement (posés par l'acheteur) :

Statuts financiers (posés par le vendeur) :

R : Les statuts obligatoires transmis au PPF sont :

R : Spendesk gère automatiquement les statuts depuis vos workflows d'approbation existants :

R : Chez Spendesk, la conformité e-invoicing est incluse dans le module AP (Accounts Payable) sans surcoût. Le PPF (Portail Public de Facturation) est également gratuit mais ne propose que des services basiques.

R : Le non-respect des obligations liées à la facturation électronique peut entraîner:

R : Le système français e-invoicing intègre plusieurs couches de sécurité :

Authentification stricte :

Contrôles obligatoires :

Mandats formels :

Résultat : C'est un réseau fermé et contrôlé, similaire à un réseau bancaire, pas un système ouvert comme l'email.

R : Spendesk vous accompagne en tant que PA de réception pour :

La conformité est incluse dans votre abonnement Spendesk, sans surcoût.

R : Oui ! Les factures électroniques suivront vos workflows d'approbation Spendesk existants. La seule différence est que les données seront pré-remplies automatiquement grâce aux formats structurés.

R : Absolument. La réception via PA est un canal supplémentaire pour recevoir des factures. Vous pouvez continuer à télécharger manuellement des factures PDF si nécessaire.

R : Les factures reçues via votre PA seront marquées avec un indicateur visuel dans Spendesk, les rendant faciles à identifier.

R : Lorsque vous payez un fournisseur B2B avec une carte Spendesk, le fournisseur enverra ensuite une facture électronique via sa PA à l’adresse électronique qui lui a été communiquée. Spendesk rapprochera automatiquement la facture à la transaction par carte selon le montant, le fournisseur et la date.

R : Lorsqu'un employé paie une dépense B2B de sa poche et reçoit une facture électronique, Spendesk liera le remboursement à la facture structurée. Deux scénarios :

R : Les avoirs reçus via le réseau de PA sont traités comme des factures négatives. Ils réduisent automatiquement vos dettes et sont liés à la facture originale le cas échéant.

R : Non. Les factures électroniques se synchroniseront avec votre système comptable (Sage, Cegid, etc.) via votre intégration Spendesk existante.

R : Oui, le réseau de PA utilise des canaux sécurisés et chiffrés pour la transmission de factures. Spendesk maintient les certifications SOC 2 Type II et ISO 27001 pour la sécurité des données.

R : Oui, le fichier de facture structuré original (UBL/CII/Factur-X) est stocké dans Spendesk et peut être exporté pour des besoins d'audit ou de conformité.

R : Spendesk stocke toutes les factures conformément aux exigences légales françaises (minimum 6 ans, recommandé 10 ans). Les données structurées et les fichiers originaux sont archivés.

R : Pendant la période de transition, vous pouvez continuer à recevoir des factures via des méthodes traditionnelles (email, téléchargement PDF). Encouragez vos fournisseurs à s'inscrire auprès d'une PA pour bénéficier du traitement automatisé.

R : Oui ! Les factures B2B internationales peuvent être reçues via Spendesk. Elles relèvent du e-reporting (et non de l'e-invoicing obligatoire). Spendesk gérera également la transmission des données de e-reporting au PPF.