Aperçu
Les demandes de budget voyage permettent à vos employés de planifier un déplacement et d’obtenir un budget pré-approuvé avant toute réservation ou dépense. Elles centralisent le contexte du déplacement (objectif, dates, destinations) et connectent les demandes et paiements par carte relatifs pour une meilleure visibilité.
Qui peut l’utiliser ? Les demandeurs peuvent soumettre, les approbateurs peuvent examiner.
Plateformes prises en charge : Web, iOS, Android.
Ce qui est inclus
Une demande contient typiquement :
Destination(s) du déplacement
Objectif du voyage
Dates de début et de fin
Budget estimé (dans la devise de votre entreprise)
Tout champ additionnel
Une fois approuvée, l’employé peut relier les dépenses ultérieures au déplacement.
Comment ça marche
Soumettre une demande de budget voyage
Remplissez les détails du déplacement et le budget estimé.
Soumettez pour approbation.
Approuver ou rejeter
Les approbateurs examinent le contexte du déplacement et le budget estimé.
Si approuvé, le déplacement devient disponible pour y relier les dépenses futures.
Relier les dépenses avant/durant/après le déplacement
Reliez les paiements par carte et demandes pertinents (ex. : hôtel, vols, repas) au déplacement approuvé.
Les montants reliés diminuent le budget restant du voyage.
Les champs de codage (centre de coût, catégorie, etc.) sont pré-remplis depuis la demande de budget voyage quand possible.
Suivre la consommation du budget
Demandeurs et approbateurs peuvent voir les montants totaux, consommés et restants.
Si une nouvelle dépense dépasse le budget, les approbateurs voient un avertissement avant d’approuver.
Bonnes pratiques
Créez la demande avant toute réservation pour garantir l’alignement avec la politique et le budget.
Utilisez une estimation réaliste (incluez hôtel, taxis, repas, taxes, etc.).
Reliez chaque dépense de déplacement au voyage pour une visibilité complète.
Personnalisez les workflows d’approbation pour « Type de demande = Budget voyage » dans les paramètres d'approbation.
Bientôt disponible
Filtrer «Tous les achats » par Voyage.
Ajouter un identifiant de voyage unique à l’export CSV « Tous les achats ».
Réglage optionnel pour auto-approuver les dépenses lorsque le montant est inférieur au budget restant du déplacement.
FAQ
Puis-je modifier une demande après soumission ?
Pas encore. Annulez la demande et soumettez-en une nouvelle.
Que se passe-t-il si le budget du voyage est dépassé ?
Les approbateurs voient un avertissement et peuvent approuver ou rejeter.
Plusieurs employés peuvent-ils relier des dépenses au même voyage ?
Pas encore. Les voyages sont liés à un seul voyageur.
Le fait de relier des dépenses influence-t-il les approbations ?
Non. Les flux de remboursement restent inchangés ; la liaison fournit du contexte et du contrôle budgétaire. Consultez « Bientôt disponible » pour les détails sur le paramètre d’“auto-approbation”.