Les Budgets de voyage permettent aux salariés de demander un budget pré-approuvé pour un déplacement professionnel, puis d'y rattacher les dépenses associées pour une visibilité complète.
Pour : Demandeurs (salariés) et Approbateurs (managers, finance) sur tous les plans, tous les marchés.
Table des matières
Avant de commencer
Soumettre une demande de Budget de voyage
Approuver ou rejeter une demande de Budget de voyage
Rattacher une dépense à un déplacement approuvé
Suivre la consommation du budget
Bientôt disponible
Dépannage
FAQ
Articles connexes
Avant de commencer
Disponible par défaut sur Web, iOS et Android : aucune configuration requise pour commencer à l'utiliser.
Tout Demandeur peut soumettre une demande de Budget de voyage ; tout Approbateur de votre workflow d'approbation peut l'examiner.
Les Admins peuvent personnaliser le workflow d'approbation des demandes de Budget de voyage dans Paramètres > Règles de l'entreprise > Workflows d'approbation, en définissant une condition sur la dimension Type de dépense = Budget de voyage.
Les Budgets de voyage ne prennent pas encore en charge le rattachement des notes de frais kilométriques ou des indemnités journalières (per diem) — celles-ci restent des types de remboursement distincts.
Soumettre une demande de Budget de voyage
Cliquez sur Nouvelle demande en haut à droite.
Sélectionnez Demande de Budget de voyage.
Indiquez la ou les destination(s) du déplacement.
Indiquez le motif du déplacement.
Indiquez la date de début et la date de fin du déplacement.
Indiquez votre budget estimé, dans la devise de votre entreprise.
Remplissez les champs supplémentaires requis (centre de coûts, catégorie de dépense, etc.).
Cliquez sur Soumettre pour envoyer la demande en approbation.
Approuver ou rejeter une demande de Budget de voyage
Allez dans Demandes > À approuver.
Sélectionnez la demande de Budget de voyage que vous souhaitez examiner.
Consultez le contexte du déplacement et le budget estimé.
Cliquez sur Approuver ou Rejeter.
Si la demande est approuvée, le déplacement devient disponible pour que le demandeur y rattache des dépenses. Le demandeur reçoit une notification par e-mail.
Rattacher une dépense à un déplacement approuvé
Lors de la soumission d'un paiement par carte, d'une facture ou d'une note de frais liée au déplacement, sélectionnez le Déplacement approuvé dans le formulaire de demande.
Répétez l'opération pour chaque paiement lié au déplacement (hôtel, vols, taxis, repas).
Confirmez la demande comme d'habitude.
💡 Astuce : Rattachez chaque dépense de déplacement au voyage pour que la finance dispose d'une vision complète et en temps réel des dépenses par rapport au budget approuvé.
Les champs de codification (centre de coûts, catégorie de dépense, etc.) sont pré-remplis à partir de la demande de Budget de voyage d'origine dans la mesure du possible. Les montants rattachés réduisent automatiquement le budget restant du déplacement.
Suivre la consommation du budget
Les Demandeurs et les Approbateurs peuvent voir le budget total, consommé et restant du déplacement.
Si une nouvelle dépense rattachée risque de dépasser le budget restant, les Approbateurs voient un avertissement avant de l'approuver.
⚠️ Avertissement : Vous ne pouvez pas modifier une demande de Budget de voyage déjà soumise. Annulez-la et soumettez-en une nouvelle si les détails changent.
Bientôt disponible
Ces fonctionnalités figurent sur la feuille de route des Budgets de voyage et ne sont pas encore disponibles :
Le filtrage de Tous les paiements par déplacement.
L'ajout de l'ID du déplacement comme colonne dans l'export CSV de Tous les paiements.
Un paramètre optionnel permettant d'approuver automatiquement les dépenses rattachées lorsque le montant est inférieur au budget restant du déplacement (ce paramètre sera désactivé par défaut à son lancement).
📋 Bonne pratique : Créez la demande de Budget de voyage avant d'effectuer une réservation, afin que les dépenses restent alignées dès le départ avec la politique de voyage de votre entreprise.
Dépannage
Symptôme : Je ne parviens pas à ajouter ma note de frais kilométrique ou mon per diem à un déplacement.
Cause : Les Budgets de voyage ne prennent pas encore en charge le rattachement des notes de frais kilométriques ou des indemnités journalières (per diem).
Résolution : Soumettez-les comme demandes de remboursement autonomes. Suivez leur coût par rapport au déplacement manuellement jusqu'à ce que cette fonctionnalité soit prise en charge.
Symptôme : Mon Approbateur a rejeté ma dépense rattachée car elle dépasse le budget du déplacement.
Cause : Le montant rattaché a fait dépasser le total des dépenses par rapport au budget de déplacement approuvé, déclenchant un avertissement pour l'Approbateur.
Résolution : Réduisez le montant de la dépense, ou demandez à votre Approbateur d'examiner et d'approuver malgré l'avertissement si le dépassement est justifié.
Symptôme : Je dois modifier la destination ou les dates de ma demande de Budget de voyage.
Cause : Les demandes soumises ne peuvent pas être modifiées.
Résolution : Annulez la demande depuis Demandes > Vos demandes, puis soumettez une nouvelle demande de Budget de voyage avec les bons détails.
FAQ
Puis-je modifier une demande après l'avoir soumise ?
Pas encore. Annulez la demande et soumettez-en une nouvelle.
Que se passe-t-il si le budget du déplacement est dépassé ?
Les Approbateurs voient un avertissement et peuvent approuver ou rejeter la dépense rattachée.
Plusieurs salariés peuvent-ils rattacher des dépenses au même déplacement ? Pas encore. Chaque déplacement est rattaché à un seul voyageur.
Le rattachement de dépenses affecte-t-il les approbations ?
Non. Les workflows de remboursement restent inchangés ; le rattachement ajoute uniquement du contexte budgétaire et de la visibilité.
Est-ce la même chose que la réservation Spendesk Hotels ?
Non. Les Budgets de voyage sont une fonctionnalité de pré-approbation et de suivi des dépenses disponible pour tous les clients. Spendesk Hotels est une fonctionnalité Beta distincte permettant de réserver des hôtels directement dans Spendesk. Contactez travelbeta@spendesk.com pour rejoindre la Beta.