La France franchit une étape majeure dans sa digitalisation fiscale. D'ici 2026, l'e-invoicing obligatoire remplacera progressivement les factures papier et PDF pour toutes les transactions B2B entre entreprises françaises.
Cette réforme vise à simplifier vos obligations déclaratives, réduire la fraude à la TVA et moderniser les échanges commerciaux. Pour vous y conformer, vous devrez adopter des formats de facturation standardisés et passer par une Plateforme Agréée (PA ou ex-PDP).
Pourquoi Spendesk est une Plateforme Agréée (PA) ?
Spendesk se positionne au point optimal de la chaîne de valeur pour être une Plateforme Agréée, là où les statuts du cycle de vie des factures sont naturellement gérés, en amont de la comptabilité.
Selon la réglementation, les PA sont "avant tout des plateformes en charge des contrôles des factures et de leur transmission (émission et réception), ainsi que des statuts de cycle de vie afférents".
C'est précisément le cœur de métier de Spendesk : la plateforme gère déjà les workflows d'approbation et de validation en amont de la comptabilité et du paiement. C'est l'endroit où les entreprises :
Reçoivent les factures
Traitent et posent les statuts de cycle de vie (refusée, prise en charge, en litige, approuvée/approuvée partiellement, rejetée, paiement transmis)
Être PA permet à Spendesk de :
Recevoir directement les factures électroniques des fournisseurs via le réseau des PA
Gérer les statuts réglementaires nativement dans le même outil où se fait la validation métier
Transmettre les statuts aux fournisseurs via leur PA d'émission, et au PPF
Éviter à nos clients les intégrations supplémentaires ou les outils additionnels pour se conformer aux exigences réglementaires
Éliminer les doubles saisies et les échanges de fichiers entre systèmes
Voici ce que vous devez savoir pour utiliser Spendesk comme votre PA de réception.
Cycle de vie des factures pour l'e-invoicing France
En tant que Plateforme Agréée, Spendesk est habilitée à gérer et synchroniser les statuts du cycle de vie de vos factures en direct avec les autres PAs et le PPF.
Lorsque vous recevez une facture électronique via Spendesk (en tant que PA de réception), elle passera par les statuts réglementaires suivants, avant d’être archivée de manière probante:
Reçue par la plateforme - La facture est reçue et validée par votre PA de réception (Spendesk)
Mise à disposition - La facture est mise à votre disposition dans Spendesk dans le module approprié et prête pour traitement
Prise en charge - La facture est assignée à un employé de votre équipe. Il peut alors la vérifier, renseigner les champs analytiques et la soumettre pour approbation
Approuvée - La facture a été approuvée via votre workflow Spendesk et est validée pour paiement
ou Approuvée partiellement - Une partie seulement de la facture a été approuvée (montant ou lignes partiels)
ou Refusée - La facture est refusée par l’un des approbateurs en sélectionnant obligatoirement un motif associé - Statut obligatoire transmis au PPF
ou En litige - La facture fait l'objet d'un litige avec votre fournisseur
ou Annulée (suite facture rectificative) - La facture est annulée et remplacée par une facture rectificative
ou Suspendue - Le traitement de la facture est temporairement suspendu
Paiement transmis - L'ordre de paiement a été transmis par l'acheteur
Complétée - La facture est complétée par le vendeur avec des informations additionnelles
Encaissée - Le paiement a été encaissé par le vendeur - Statut obligatoire transmis au PPF
Formats requis et support Spendesk
Spendesk prend déjà en charge le format XML pour les factures électroniques. Vous pouvez le tester dès maintenant en téléchargeant une facture XML lors de la création d'une demande de facture : Spendesk importera, analysera et affichera automatiquement votre facture au format PDF.
Formats requis par la loi française :
UBL 2.1 (Universal Business Language) - Format XML pour les factures structurées, conforme à la norme européenne EN 16931
CII D22B (Cross Industry Invoice) - Format XML UN/CEFACT pour les factures intersectorielles, conforme à la norme EN 16931
Factur-X - Format hybride combinant un PDF/A-3 lisible avec un fichier XML embarqué (UN/CEFACT CII)
Ce que cela signifie dans Spendesk :
Import de données structurées: Les factures reçues via les formats conformes rempliront automatiquement tous les champs pertinents (informations fournisseur, montants, TVA, lignes de facture) dans Spendesk, sans l’implication de l’OCR
Contrôle automatique - Les données de facture seront validées selon les exigences réglementaires françaises avant d’être mises à disposition dans Spendesk
Archive numérique: Toutes les factures électroniques seront stockées dans leur format structuré original pour la conformité d'audit
Indicateur de conformité: Les factures électroniques reçues seront marquées avec un indicateur pour faciliter leur identification
Support des avoirs - Les avoirs reçus via le réseau seront traités comme des avoirs Spendesk qui doivent être liés à une facture Spendesk existante
Ce que Spendesk supportera :
✓ Réception des factures aux formats UBL, CII et Factur-X
✓ Extraction et validation automatique des données
✓ Intégration avec vos workflows d'approbation existants
✓ Archivage conforme des factures électroniques
✓ Gestion complète des statuts de cycle de vie
✓ Notifications en temps réel lors de la réception de factures
✓ Transmission du e-reporting au PPF pour les achats B2B internationaux
Méthodes de paiement Spendesk impactées
Spendesk couvre l’ensemble des cas d’usage de la facturation électronique en réception.
Plus concrètement, les méthodes de paiement Spendesk suivantes seront affectées par la réglementation française sur l'e-invoicing:
📄 Factures (Factures fournisseurs)
Méthode de paiement principale pour recevoir et traiter les factures électroniques B2B domestiques
Les factures reçues via votre PA seront automatiquement créées dans l'Inbox Spendesk
Toutes les données structurées seront pré-remplies (grâce au format réglementaire structuré), réduisant la saisie manuelle
L'OCR sera remplacé par l’extraction automatique des champs pour ces formats conformes
Payées par virement bancaire (depuis Spendesk ou via fichier csv/xml) ou prélèvement automatique
💳 Cartes virtuelles - Usage unique ou Multi-usage (Transactions B2B)
Impact : Lorsque vous payez un fournisseur B2B avec une carte virtuelle Spendesk à usage unique (ou multi-usage), le fournisseur peut ensuite envoyer une facture électronique formelle via sa PA
Comment ça fonctionne :
L'employé utilise une carte virtuelle pour payer un fournisseur
Le fournisseur envoie une facture électronique via sa PA (conformément à la loi française)
Spendesk tentera automatiquement de rapprocher la facture électronique avec la transaction par carte existante OU vous pourrez la lier à un paiement par carte existant comme justificatif
La facture électronique devient le document officiel pour la comptabilité et la conformité
La transaction et la facture électronique structurée sont archivées ensemble
Note : Certains fournisseurs peuvent envoyer la facture électronique avant ou après le paiement par carte. L'algorithme de rapprochement de Spendesk gérera les deux scénarios.
💳 Cartes virtuelles - Récurrentes (Paiements d'abonnement B2B)
Impact : Pour les abonnements B2B récurrents payés par carte virtuelle (ex : abonnements logiciels), les fournisseurs enverront des factures électroniques via leur PA pour chaque période de facturation
Comment ça fonctionne :
Le paiement récurrent par carte virtuelle est traité (ex : abonnement SaaS mensuel)
Le fournisseur envoie une facture électronique mensuelle via sa PA
Spendesk rapproche la facture électronique au paiement récurrent selon les détails de l'abonnement
Le paiement de chaque mois est lié à sa facture électronique conforme correspondante
Une piste d'audit complète est maintenue pour toutes les transactions récurrentes
Avantages :
Conformité automatique pour les dépenses B2B récurrentes
Aucune intervention manuelle nécessaire pour les abonnements mensuels/annuels
Lien clair entre paiement et facture réglementaire
💰 Remboursements / Notes de frais (Factures B2B déjà payées par l'employé)
Impact : Lorsqu'un employé paie une dépense B2B de sa poche et reçoit ensuite une facture électronique, Spendesk liera le remboursement à la facture structurée
Comment ça fonctionne :
Scénario 1 : L'employé paie d'abord, la facture arrive après
L'employé paie un fournisseur B2B avec ses fonds personnels (ex : inscription à une conférence, déplacement professionnel)
L'employé soumet une demande de remboursement dans Spendesk avec preuve de paiement
Le fournisseur envoie une facture électronique via sa PA à votre entreprise
Spendesk rapproche la facture électronique à la demande de remboursement existante
Le remboursement est lié à la facture électronique conforme pour la comptabilité
L'employé est remboursé, et la facture électronique appropriée est archivée
Scénario 2 : Facture reçue avant la soumission du remboursement
Le fournisseur envoie une facture électronique via sa PA
La facture apparaît dans l’inbox Spendesk comme en attente
L'employé soumet une demande de remboursement avec preuve de paiement
L'admin ou l'employé lie le remboursement à la facture électronique existante
Le remboursement est traité en pleine conformité
Considérations importantes :
Les employés doivent référencer l'identifiant PA du fournisseur ou le numéro de facture lors de la soumission de remboursements pour dépenses B2B
Pour les remboursements récurrents (ex : parking mensuel, abonnements de déplacement), chaque facture électronique sera rapprochée au remboursement correspondant
La facture électronique sert de document officiel pour la fiscalité et la comptabilité, tandis que le reçu de l'employé sert de preuve de paiement
🧾 Avoirs
Impact : Les avoirs (factures négatives) pour remboursements, corrections ou annulations seront également reçus via le réseau de PA.
Comment ça fonctionne :
Le fournisseur émet un avoir via sa PA (ex : retours de marchandises, corrections de prix, annulations de factures)
L'avoir arrive dans Spendesk avec des montants négatifs
Spendesk lie automatiquement l'avoir à la facture originale le cas échéant
L'avoir réduit vos dettes ou déclenche un processus de remboursement
La facture originale et l'avoir sont archivés pour la conformité
Cas d'usage :
Retours de produits ou annulations de services
Corrections de factures dues à des erreurs de prix
Remboursements partiels pour marchandises endommagées
Remises sur volume appliquées rétroactivement
Utiliser Spendesk pour l'e-invoicing : Comment ça marche?
L'e-invoicing en France en bref
La réforme française de la facturation électronique obligatoire impose à toutes les entreprises assujetties à la TVA en France d'émettre et recevoir leurs factures B2B domestiques au format électronique structuré via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) agréée. En vous inscrivant avec Spendesk comme PDP de réception, votre entreprise peut recevoir des factures électroniques structurées directement dans votre compte Spendesk.
Calendrier de déploiement :
1er septembre 2026 : Obligation de réception pour TOUTES les entreprises + obligation d'émission pour les grandes entreprises et ETI
1er septembre 2027 : Obligation d'émission pour les PME et TPE
Comment activer l'e-invoicing dans Spendesk
🚀 Disponible prochainement
L'inscription en tant que PA de réception est d'ores et déjà disponible pour certains clients dans la plateforme. Restez attentifs à vos mails et notifications pour savoir quand vous pouvez vous enregistrer.
Une fois activé, vous serez en conformité avec vos obligations légales de réception des factures électroniques.
Qui peut le faire ?
Seul un Propriétaire de Compte ou Account Owner (AO) peut effectuer la déclaration — et il doit être le représentant légal de l'entité ou disposer d'un mandat (procuration) valide. Les Contrôleurs peuvent voir l'onglet E-invoicing et suivre le statut, mais le bouton d'activation est réservé aux AOs.
Si vous gérez plusieurs entités françaises, vous pouvez toutes les onboarder en une seule fois.
Où le trouver
Company Rules → onglet E-invoicing → Activate E-invoicing.
Avant de commencer : ce qu'il faut vérifier
Vos droits.
Vous devez être un AO, représentant légal ou détenteur d'une procuration valide. La SCA est déclenchée dès le clic sur « Activate E-invoicing » — gardez votre appareil à portée de main.
Informations de l'entreprise (pré-remplies, non éditables dans le flux) :
Raison sociale
SIREN (9 chiffres)
SIRET (14 chiffres)
Adresse de l'entreprise
Nom et prénom de l'AO
Seule la fonction de l'AO est éditable dans le flux. Si une autre information est incorrecte, contactez le Support ou votre CSM avant de commencer — les corrections après signature de la Convention de mandat sont nettement plus complexes.
Votre adresse électronique.
C'est ce que vos fournisseurs utilisent pour vous retrouver dans l'annuaire PPF. Trois formats sont disponibles, selon votre organisation :
Format | Exemple | Quand l'utiliser |
SIREN |
| Une adresse pour toute l'entité juridique. Toutes les factures arrivent au même endroit. |
SIREN_ENTITYNAME |
| Entreprises multi-entités : cibler un établissement spécifique. Le suffixe est totalement personnalisable et peut-être remplacé par le SIRET. |
SIREN_ENTITYNAME_CUSTOM |
| Router différents types de factures vers différentes PAs. Les suffixes sont totalement personnalisables. |
Important : une adresse électronique ne peut être active que sur une seule PA à la fois. Avant de la déclarer sur Spendesk, assurez-vous qu'elle n'est pas déjà enregistrée sur une autre PA — sinon, supprimez-la d'abord ailleurs ou choisissez un format différent.
Spendesk crée et enregistre ces adresses dans l'annuaire PPF pour vous. Aucune action de votre part n'est nécessaire sur le portail PPF.
Le flux, étape par étape
Ouvrez l'onglet E-invoicing dans Company Rules et cliquez sur Activer la facturation électronique.
Complétez la 2FA (SCA).
Sélectionnez vos entités. Toutes les entités que vous gérez sont pré-sélectionnées — vérifiez les informations et désélectionnez celles que vous ne souhaitez pas onboarder maintenant.
Choisissez votre configuration PA : Spendesk est votre unique PA de réception, ou l'une de plusieurs.
Choisissez votre date d'activation (voir ci-dessous — c'est important).
Configurez vos adresses électroniques. Pré-remplies en fonction de votre configuration ; vous pouvez éditer le format et le suffixe.
Signez l'Accord Formel électroniquement.
Terminé. Vous arrivez sur un écran de confirmation et Spendesk enregistre vos adresses dans l'annuaire PPF.
Pourquoi la date d'activation est importante
La DGFiP a confirmé que toute entreprise dont la date d'activation est antérieure au 1er septembre 2026 est implicitement considérée comme participant à la phase pilote.
Vous ne souhaitez pas participer au pilote → choisissez le 1er septembre 2026 ou une date ultérieure.
Vous souhaitez participer au pilote → toute date à partir du 1er juin 2026 convient.
Participer au pilote signifie que vous échangerez des factures électroniques plus tôt — utile pour tester vos flux en conditions réelles.
Aucune donnée de production récoltée par le PPF avant le 1er Septembre 2026 lors de la phase pilote ne sera conservée.
Modifier la date après signature de la Convention de mandat n'est pas simple, donc confirmez-la avec votre équipe finance au préalable.
Qu'est-ce que l'Accord Formel ?
L'Accord Formel est le document légal qui autorise Spendesk à agir en tant que votre PA — recevoir les factures, effectuer l'e-reporting et échanger les statuts avec les autres PAs et l'administration fiscale en votre nom.
Il est généré automatiquement à la fin du flux d'enregistrement, signé électroniquement, puis stocké dans votre compte Spendesk.
Bon à savoir
Un seul Accord Formel couvre toutes les entités sélectionnées — pas besoin de répéter le flux pour chaque entité.
Les paramètres E-reporting et Régime fiscal apparaissent dans l'onglet E-invoicing une fois l'activation terminée et peuvent être mis à jour par un AO.
Besoin d'aide ? Contactez votre CSM ou le Support Spendesk avant de lancer le flux si vous avez le moindre doute sur vos prérequis, votre stratégie d'adresse électronique ou votre date d'activation.
Comment recevoir une facture électronique via Spendesk
Une fois Spendesk désigné et enregistré en tant que PA de réception pour votre entreprise, vous pouvez recevoir des factures électroniques structurées directement de vos fournisseurs.
Le fournisseur envoie la facture: Votre fournisseur envoie la facture via sa PA en utilisant votre adresse électronique enregistrée (ex : votre SIREN ou SIREN_NOTEDEFRAIS)
Import automatique: La facture arrive directement dans Spendesk et est automatiquement créée comme entrée de facture. Toutes les données de facture (détails fournisseur, montants, TVA, lignes de facture) sont pré-remplies depuis le format structuré. Un indicateur apparaît à côté de la facture électronique pour identification facile.
Notification: Vous recevez une notification par email vous informant qu'une nouvelle facture a été reçue. La facture apparaît dans votre tableau de bord Spendesk prête pour traitement.
Traitement standard: La facture suit votre workflow d'approbation existant. Pas besoin de transférer des emails, scanner des PDF ou saisir manuellement des données. Toutes les informations sont déjà structurées et validées. Chaque action d’approbation est liée à un statut officiel de la facture électronique, qui est automatiquement transmis soit au fournisseur (via sa PA d’émission), soit au fournisseur et au PPF dans le cadre des status obligatoires.
Avantages :
✓ Élimine la saisie manuelle de données
✓ Réduit les erreurs grâce à l'import de données structurées
✓ Temps de traitement plus rapides
✓ Conformité automatique avec la réglementation française
✓ Piste d'audit complète maintenue dans Spendesk
✓ Gestion des statuts de cycle de vie intégrée à vos workflows