La fonctionnalité Budgets vise à fournir aux équipes finance et aux responsables de budget une visibilité et un impact budgétaire en temps réel dans Spendesk, afin de faciliter des décisions éclairées sur les dépenses et d’éviter les dépassements de budget involontaires.
Budgets 2.0 permet un contrôle flexible, adapté aussi bien aux budgets financiers annuels qu'aux budgets plus restreints basés sur des projets.
Disponibilité des fonctionnalités
Budgets 2.0 est l’expérience budgétaire améliorée de Spendesk. Elle fournit les outils essentiels pour créer, gérer et suivre les budgets directement dans Spendesk.
Budgets avancés inclut toutes les fonctionnalités de Budgets 2.0, ainsi que des dimensions avancées, une gestion flexible des responsables de budget, un accès en lecture seule aux sous-budgets et une configuration budgétaire optimisée par l’IA.
Fonctionnalités incluses dans Budgets 2.0
Création et modification des budgets dans l’application
Configuration des critères budgétaires, notamment le nom, la période et la granularité
Dimensions Centre de coûts et Catégorie de dépense
Sous-budgets à plusieurs niveaux utilisant ces dimensions
Vue d’ensemble du budget avec les dépenses consommées et engagées
Suivi du budget en temps réel
Visibilité de l’impact budgétaire lors de l’examen des demandes
Accès en lecture seule aux budgets pour les responsables et coresponsables de centre de coûts
Fonctionnalités incluses dans les Budgets avancés
Les Budgets avancés incluent toutes les fonctionnalités de Budgets 2.0, ainsi que :
Fournisseur comme dimension budgétaire
Champs analytiques personnalisés comme dimensions budgétaires, par exemple un projet, un client ou une région
Possibilité d’attribuer un Responsable du budget dédié à n’importe quel membre de l’entreprise, indépendamment de la structure des centres de coûts
Droits complets de modification pour les Responsables du budget désignés
Rôle de Lecteur de sous-budget
Configuration budgétaire optimisée par l’IA, permettant aux clients de téléverser un fichier budgétaire existant afin de créer automatiquement la structure du budget dans Spendesk
Terminologie
Voici les principaux termes utilisés dans la fonctionnalité Budgets :
Dépenses engagées : toute dépense générée par une demande qui n’a pas encore quitté le portefeuille, comme une note de frais approuvée qui n’a pas encore été remboursée.
Dépenses consommées : toute dépense qui a déjà quitté le portefeuille, comme une note de frais remboursée ou un paiement par carte.
Configuration
Pour configurer un budget, accédez à la page Budgets, puis sélectionnez Créer un nouveau budget. La création d’un budget comporte trois étapes.
Étape 1 : Définir les critères
Cette étape permet de définir les critères de base du budget :
Nom : description du budget.
Période : dates de début et de fin couvertes par le budget, par exemple un exercice fiscal.
Granularité : indique si la prévision budgétaire est définie sous la forme d’un montant unique pour toute la période ou répartie par mois.
Gestion du budget : les Administrateurs, Contrôleurs et Propriétaires de compte peuvent gérer et modifier les budgets.
Responsables du budget : avec les Budgets avancés, des Responsables du budget dédiés peuvent être attribués à n’importe quel membre de l’entreprise, indépendamment de la structure des centres de coûts.
Responsables et coresponsables de centre de coûts : ils disposent d’un accès en lecture seule aux budgets concernés.
Lecteurs de sous-budget : disponibles avec les Budgets avancés, ils permettent à des utilisateurs supplémentaires de suivre certains sous-budgets sans leur accorder de droits de modification complets.
Étape 2 : Définir la structure
Vous pouvez définir la structure du budget de deux manières :
Création manuelle à l’aide de l’interface de l’application
Téléversement d’un fichier budgétaire avec l’IA, disponible dans le cadre des Budgets avancés
Votre structure budgétaire peut utiliser plusieurs dimensions, valeurs et niveaux de sous-budgets.
Les dimensions disponibles sont les suivantes :
Centre de coûts : inclus dans Budgets 2.0
Catégorie de dépense : incluse dans Budgets 2.0
Fournisseur : disponible avec les Budgets avancés
Champ analytique personnalisé : disponible avec les Budgets avancés. Les champs analytiques personnalisés peuvent être utilisés pour suivre les dépenses selon le fonctionnement de votre entreprise, par exemple par projet, client, région ou toute autre classification interne.
Lors de la création de votre structure, vous pouvez voir deux options spéciales : Tout le reste et les valeurs futures et Non attribué. Ces options permettent de continuer à comptabiliser les dépenses lorsque des valeurs sont manquantes ou ajoutées ultérieurement.
Tout le reste et les valeurs futures
L’option Tout le reste et les valeurs futures regroupe :
Les valeurs existantes qui ne sont pas explicitement attribuées à un autre sous-budget
Les valeurs qui pourront être créées à l’avenir, après la configuration du budget
Exemple : si vous créez un budget par centre de coûts et qu’un nouveau centre de coûts est ajouté par la suite, il sera automatiquement regroupé sous Tout le reste et les centres de coûts futurs, sauf si vous l’affectez à un sous-budget spécifique.
Cette option est utile pour anticiper les évolutions et garantir que les dépenses futures sont toujours prises en compte dans votre budget.
Non attribué
L’option Non attribué prend en compte les dépenses liées à des transactions pour lesquelles aucune valeur n’a été sélectionnée pour la dimension concernée.
Exemple : si vous créez un budget par catégorie de dépense et que les catégories de dépense sont facultatives pour les employés, certaines transactions peuvent ne comporter aucune catégorie. Sans sous-budget Non attribué, ces dépenses pourraient ne pas apparaître dans le détail de votre budget. L’ajout d’un sous-budget Non attribué garantit que toutes les dépenses sans valeur attribuée sont incluses.
Étape 3 : Définir les montants prévisionnels
Enfin, définissez les montants prévisionnels pour chaque dimension de votre budget.
Si vous avez sélectionné Global à l’étape 1, définissez un montant unique pour chaque dimension.
Si vous avez sélectionné Mensuel, indiquez un montant pour chaque mois de la période budgétaire.
Utilisez Répartir uniformément pour remplir rapidement des montants égaux pour chaque mois.
Une fois le budget enregistré, vous revenez à l’écran de vue d’ensemble. Si la période budgétaire est active, son impact est immédiatement pris en compte.
Utilisation
Consulter votre budget
L’impact budgétaire est visible aux endroits suivants :
Écran de vue d’ensemble des budgets : espace central regroupant tous vos budgets, où vous pouvez :
Voir rapidement l’état général de vos budgets
Afficher le détail de chaque budget
Consulter les dépenses consommées et engagées
Suivre le budget disponible en temps réel
Panneau d’examen des demandes : les approbateurs peuvent voir l’impact d’une demande sur le budget concerné avant de l’approuver.
Impact sur le budget
Toutes les dépenses ont un impact sur les budgets concernés en fonction des informations qui leur sont associées, notamment les notes de frais, les factures et les paiements par carte.
L’impact budgétaire est calculé en fonction de la date de la dépense, qui se situe généralement dans une seule période budgétaire.
Pour certains types de dépenses, comme les factures, vous pouvez définir une période de facturation spécifique afin de répartir l’impact sur plusieurs mois ou périodes budgétaires. Dans ce cas, le montant total est réparti uniformément entre chaque mois de la période définie.
Exemple
Montant de la facture : 12 000 €
Période de facturation : du 01/01/2025 au 31/12/2025
Périodes budgétaires :
24/25 : du 01/04/2024 au 31/03/2025
25/26 : du 01/04/2025 au 31/03/2026
Granularité du budget : mensuelle
La facture est répartie uniformément sur 12 mois, soit 1 000 € par mois. Sur ces 12 mois, trois se situent dans la période budgétaire 24/25, à savoir janvier, février et mars 2025, et neuf dans la période 25/26, d’avril à décembre 2025.
Visualiser une période précise d'un budget
Visualiser une période précise d'un budget
Vous pouvez choisir une période spécifique à partir de la page principale Budgets ou pour un budget spécifique.
Une fois la période souhaitée choisie (Mois en cours ; Mois précédent ; Trimestre en cours ; Trimestre précédent ; Total ; Personnalisé), vous ne verrez que les dépenses sur cette période.
Cette sélection ne sera effective que pendant la session en cours, et peut être modifiée pendant cette session. Lorsque vous accéderez à Spendesk de nouveau, la période de visualisation reviendra à la valeur par défaut (vue mensuelle).
La modification de la période de visualisation ne modifie pas les données budgétaires sous-jacentes ni l'export du budget (qui fournit des données pour l'ensemble de la période budgétaire).
Accès et autorisations
Visibilité des budgets
Rôle | Peut consulter les budgets ? | Quels budgets ? |
Propriétaire de compte | ✅ | Tous les budgets de l’entreprise |
Administrateur | ✅ | Tous les budgets de l’entreprise |
Contrôleur | ✅ | Tous les budgets de l’entreprise |
Responsable du budget (quel que soit son rôle) | ✅ | Uniquement les budgets dont il est responsable |
Responsable ou lecteur de centre de coûts | ✅ | Uniquement les lignes budgétaires et sous-lignes ayant un impact sur son centre de coûts, si l’option a été activée. Cette option n’est pas activée par défaut. |
Lecteur de sous-budget | ✅ | Uniquement les lignes budgétaires et sous-lignes auxquelles il a été affecté |
Demandeur (qui n’est pas Responsable du budget) | ❌ | Aucun budget |
Modification des budgets
Rôle | Peut modifier les budgets ? | Quels budgets ? |
Propriétaire de compte | ✅ | Tous les budgets |
Administrateur | ✅ | Tous les budgets |
Contrôleur | ✅ | Tous les budgets |
Responsable du budget (quel que soit son rôle) | ✅ | Uniquement les budgets dont il est responsable |
Responsable ou lecteur de centre de coûts | ❌ | Aucun |
Lecteur de sous-budget | ❌ | Aucun |
Demandeur (qui n’est pas Responsable du budget) | ❌ | Aucun |
Attribuer des Responsables du budget
Lors de la création ou de la modification d’un budget, vous pouvez utiliser le champ de sélection du responsable pour rechercher et sélectionner un membre de l’entreprise. Les membres disponibles dépendent de votre rôle :
Rôle | Peut désigner n’importe quel membre comme Responsable du budget ? | Détails |
Propriétaire de compte, Administrateur ou Contrôleur | ✅ Oui, liste complète des membres | Peut rechercher et ajouter n’importe quel membre de l’entreprise |
Responsable ou lecteur de centre de coûts | ✅ Oui, liste complète des membres | Peut rechercher et ajouter n’importe quel membre de l’entreprise, car il dispose d’une visibilité complète des membres via l’accès au centre de coûts |
Administrateur de groupe (responsable d’équipe) | ⚠️ Partiellement | Peut uniquement ajouter les membres des équipes qu’il gère. Les Responsables du budget déjà désignés et appartenant à d’autres équipes restent visibles et peuvent être supprimés. |
Responsable du budget (demandeur sans autre rôle) | ⚠️ Partiellement | Ne peut ajouter personne. Les Responsables du budget déjà désignés restent visibles et peuvent être supprimés. |
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FAQ
FAQ
Puis-je faire en sorte qu'un abonnement ne compte dans le budget que pour le montant effectivement payé ?
Oui. Vous pouvez remplacer le montant engagé pour chaque carte d'abonnement depuis la page de détails de l'abonnement. Si vous activez « Engagement budgétaire » et définissez « Montant par période » sur 0, l'abonnement ne contribuera plus au budget via un montant engagé fixe. Dans ce cas, seul le montant réellement payé sera pris en compte dans le budget.
Que comprennent les Budgets avancés ?
Les Budgets avancés incluent toutes les fonctionnalités de Budgets 2.0, ainsi que les dimensions Fournisseur et Champ analytique, par exemple projet, client, région ou tout autre champ personnalisé, un rôle de Responsable du budget indépendant, l’accès en lecture seule aux sous-budgets et le téléversement budgétaire assisté par l’IA.
Qui peut être désigné comme Responsable du budget ?
N’importe quel membre de l’entreprise peut être désigné comme Responsable du budget, indépendamment de la structure des centres de coûts. Les Responsables du budget disposent de droits complets de modification et d’une visibilité en temps réel sur les budgets qui leur sont attribués.
Quelle est la différence entre un Responsable du budget et un Lecteur de sous-budget ?
Un Responsable du budget dispose de droits complets de modification et d’une visibilité en temps réel sur le budget qui lui est attribué. Un Lecteur de sous-budget dispose d’un accès en lecture seule à un sous-budget spécifique, afin de bénéficier du contexte nécessaire sans pouvoir le modifier.
Mes données sont-elles protégées lorsque j’utilise le téléversement budgétaire avec l’IA ?
Oui. Vos données budgétaires sont uniquement utilisées pour créer la structure de votre budget dans Spendesk. Elles ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles d’IA et ne sont pas partagées avec d’autres clients. L’IA peut faire des erreurs. Vérifiez toujours les informations importantes avant de confirmer.