Voici quelques termes spécifiques utilisés par notre fonctionnalité de budgets :

Pour configurer un budget, rendez-vous sur la page Budgets et cliquez sur Créer un nouveau budget. La création d’un budget se fait en 3 étapes :

Cette étape consiste à définir les critères de base du budget :

Dans cette étape, vous définissez la structure de votre budget, ce qui peut se faire via :

La structure du budget peut être définie de manière flexible sur plusieurs dimensions, valeurs et couches de sous-budgets.

Les dimensions de budget disponibles sont les suivantes :

Lors de la création de votre structure, vous pouvez voir des options spéciales telles que « Tous les autres et futurs » et « Non attribué ». Elles permettent de s’assurer que les dépenses sont bien prises en compte dans votre budget, même lorsque certaines valeurs sont manquantes ou créées plus tard.

L’option Tous les autres et futurs regroupe :

Par exemple, si vous créez un budget par centre de coûts et qu’un nouveau centre de coûts est ajouté par la suite, celui-ci sera automatiquement regroupé dans Tous les autres et futurs centres de coûts, sauf si vous l’assignez à un sous-budget plus spécifique.

Cela est utile car cela vous permet d’anticiper les valeurs futures et de vous assurer que les dépenses associées sont bien prises en compte dans le budget, plutôt que d’être ignorées.

L’option Non attribué permet de capturer les dépenses liées à des transactions pour lesquelles aucune valeur n’a été sélectionnée pour cette dimension.

Par exemple, si vous créez un budget par catégorie de dépenses et que celle-ci a été configurée comme facultative pour les employés lors de la soumission de leurs dépenses, certaines transactions peuvent donc ne pas avoir de catégorie de dépense associée. Sans sous-budget Non attribué, ces dépenses pourraient ne pas apparaître clairement dans la répartition de votre budget. En créant un sous-budget Non attribué, toutes les dépenses pour une même période budgétaire sans valeur assignée à cette dimension seront tout de même incluses dans votre budget.

Saisissez les valeurs prévisionnelles réelles pour chaque dimension.

Si vous avez choisi « global » à l’étape des critères pour la granularité, il vous suffit d’indiquer une valeur unique par dimension.

Si vous avez choisi « mensuelle », vous préciserez une valeur pour chaque mois de la période budgétaire. Vous pouvez utiliser le bouton « répartir uniformément » pour faciliter la saisie si vous avez de nombreuses valeurs similaires.

Une fois le budget enregistré, vous revenez à l’écran récapitulatif des budgets et, si la période budgétaire est active, l’impact sur le budget sera immédiatement affiché.

L’impact budgétaire peut être consulté aux emplacements suivants :

Toutes les dépenses ont un impact sur les budgets concernés en fonction des métadonnées qui leur sont attachées, qu’il s’agisse d’une note de frais, d’une facture ou d’un paiement par carte.

Les budgets sont affectés en fonction de la date de la dépense, qui, dans la plupart des cas, correspond à une période budgétaire spécifique.

Dans certains cas, comme pour les factures, une période spécifique peut être définie pour répartir l’impact sur plusieurs mois ou périodes budgétaires. Dans ce cas, le montant sera réparti de manière égale sur la période de facturation définie.

Exemple :

Dans ce cas, la facture sera répartie de façon uniforme sur chaque mois (1 000), avec 9 de ces mois se situant dans le budget 24/25 et 3 mois se situant dans le budget 25/26.

Puis-je faire en sorte qu'un abonnement ne compte dans le budget que pour le montant effectivement payé ?

Oui. Vous pouvez remplacer le montant engagé pour chaque carte d'abonnement depuis la page de détails de l'abonnement. Si vous activez « Engagement budgétaire » et définissez « Montant par période » sur 0, l'abonnement ne contribuera plus au budget via un montant engagé fixe. Dans ce cas, seul le montant réellement payé sera pris en compte dans le budget.