Passer au contenu principal

Gestion des FNP (Factures Non Parvenues) avec Spendesk

Apprenez à identifier et provisionner vos factures non parvenues avec Spendesk facilement.

Mis à jour cette semaine

Temps de lecture : 2 minutes

Qu'est-ce qu'une FNP ?

Une FNP (Facture Non Parvenue) est une charge comptable que vous devez enregistrer alors que vous n'avez pas encore reçu la facture. C'est une obligation légale pour respecter le principe d'indépendance des exercices.

Exemple concret :

  • Service de conseil reçu en décembre 2025

  • Facture arrivée en janvier 2026

  • → Vous devez provisionner cette charge en 2025 via une FNP

Écriture type au 31/12 :

Débit  Charges (HT)         1 000 € 
Débit  TVA à régulariser      200 € 
Crédit FNP (compte 408)      1 200 €

Important : Cette écriture doit être extournée (annulée) au 01/01 de l'année suivante.

Ce que Spendesk vous permet de faire

Spendesk centralise toutes les données nécessaires pour identifier et calculer vos FNP :
​

✅ Purchase Orders (POs) avec montants engagés et déjà facturés

✅ Dates de service (Start Date / End Date)

✅ Champs analytiques (Centre de coût, Catégorie, Entité)

✅ Justificatifs (Devis, contrats) consultables dans chaque PO

✅ Export CSV pour préparer vos écritures comptables
​

Ce que vous devrez faire manuellement :

  • Filtrer les POs par date de fin de service

  • Créer les écritures comptables dans votre ERP

Guide pas à pas : Identifier vos FNP avec Spendesk

📊 Étape 1 : Exporter vos Purchase Orders

Objectif : Obtenir la liste des POs avec services reçus mais non entièrement facturés.

  1. Connectez-vous à Spendesk et accédez à la section Dépenses > Bons de commande

  2. Filtrez vos POs (Bons de commande) :

    • Status : En cours (POs ouvertes uniquement)

    • Optionnel : filtrez par Fournisseur ou Centre de coût si besoin

  3. Lancez l'export :

    • Cliquez sur sur la case checkbox à côté de Fournisseur dans le tableau

    • ☑️ Cochez "Include line items" si vous avez des POs avec articles détaillés

    • Cliquez sur "Download CSV"

💡 Astuce : L'export inclut automatiquement toutes les POs ouvertes auxquelles vous avez accès.

📝 Étape 2 : Identifier les FNP dans Excel

Objectif : Filtrer les POs dont le service est terminé au 31/12 mais pas entièrement facturé.

  1. Ouvrez le fichier CSV dans Excel

  2. Filtrez les lignes :

    • endDate ≤ 31/12/2025 (service terminé en 2025)

    • Amount to accrue > 0 (montant restant à facturer)

    • status = open (PO non clôturée)

  3. Appliquez votre seuil de matérialité (ex : ignorer les FNP < 100 €)

Résultat : Vous avez la liste de toutes les charges à provisionner.

✅ Étape 3 : Vérifier les montants et justificatifs

Objectif : S'assurer que les montants sont corrects avant de créer les écritures.

Pour chaque FNP identifiée :

  1. Retournez dans Spendesk → Ouvrez le Purchase Order concerné

  2. Vérifiez les informations clés :

    • Start Date & End Date : Le service a-t-il vraiment été rendu en 2025 ?

    • Description / Line items : Détail de la prestation

    • Justificatif : Cliquez sur le devis/contrat attaché pour consulter le document

  3. Si nécessaire, contactez le Requester pour confirmer que le service a été livré

    1. Ou utiliser notre fonctionnalité de 3-way matching et les bons de livraisons pour récolter les informations de livraisons de services/biens en amont des factures
      ​

    2. Le Requester aura aussi une notification sur sa page d’accueil Spendesk
      ​

  4. Ajustez le montant si le justificatif indique un montant différent de celui du PO

💡 Conseil : Créez une colonne "Vérifié" dans votre Excel pour tracker votre avancement.

📤 Étape 4 : Préparer les écritures comptables

Objectif : Formater les données pour import ou saisie dans votre ERP.

  1. Dans votre fichier Excel, créez les colonnes suivantes :

Date

Compte débit

Compte crédit

Montant HT

TVA

Montant TTC

Référence

Centre de coût

Description

31/12/2025

6xxx

408

1 000 €

200 €

1 200 €

PO-XXX

Marketing

FNP [Supplier]

  1. Remplissez chaque colonne :

    • Date : 31/12/2025

    • Compte débit (Charges) : Basé sur la catégorie de dépense Spendesk (ex : 6226 pour Honoraires)

    • Compte crédit (FNP) : 408 ou 4081

    • Montant HT : Colonne Amount to accrue calculée précédemment

    • TVA : Calculer la TVA (ex : 20% du HT)

    • Montant TTC : HT + TVA

    • Référence : Numéro du PO Spendesk (ex : PO-1234) pour traçabilité

    • Centre de coût : Colonne costCenter de l'export

    • Description : FNP [Nom du fournisseur] - [PO Number]

  2. Pour l'écriture de TVA :

    • Débit compte 44586 (TVA à régulariser)

    • Crédit compte 408 (même montant TVA)

💡 Format alternatif : Si votre ERP accepte un format spécifique, adaptez les colonnes en conséquence.

🔄 Étape 5 : Enregistrer dans l'ERP

Objectif : Créer les écritures de FNP dans votre système comptable.
​

Option A : Import CSV (recommandé)

  1. Sauvegardez votre fichier Excel au format CSV

  2. Importez-le dans votre ERP (NetSuite, Sage, QuickBooks, etc.)

  3. Vérifiez que toutes les lignes ont été importées sans erreur

Option B : Saisie manuelle

  1. Pour chaque ligne, créez une écriture manuelle dans votre ERP

  2. Marquez l'écriture comme "FNP - À extourner au 01/01/2026"

⏱️ Temps estimé :

  • Avec import CSV : 15-30 minutes

  • Avec saisie manuelle : 1-2 heures (selon nombre de FNP)

🔁 Étape 6 : Extourner au 01/01

Objectif : Annuler les provisions temporaires au début de l'exercice suivant.

Le 1er ou 2 janvier 2026 :

  1. Identifiez toutes les écritures FNP créées au 31/12/2025

  2. Créez les écritures de contre-passation :

    • Date : 01/01/2026

    • Inversez les débits et crédits :

      Débit  408 (FNP)              1 200 € 
      Crédit 6xxx (Charges HT)      1 000 € 
      Crédit 44586 (TVA)              200 €

  3. Référencez l'écriture d'origine pour traçabilité

💡 Automatisation : Certains ERPs permettent de marquer une écriture pour extourne automatique. Si votre ERP le permet, utilisez cette fonction lors de la création des FNP.

📥 Tout au long de janvier : Réconciliation

Objectif : Vérifier que les factures réelles correspondent aux provisions.


​Quand une facture arrive :

  1. Vérifiez qu'elle est bien liée au PO dans Spendesk

  2. Comparez le montant :

    • Montant facturé réel vs Montant FNP provisionné

    • Écart acceptable : ±5%

  3. Si écart significatif :

    • Analysez la cause (erreur d'estimation, modification du scope, etc.)

    • Documentez pour améliorer les futures estimations

  4. La facture réelle sera enregistrée normalement dans votre ERP :

    Débit  6xxx (Charges HT)      1 050 €  ← Montant réel 
    Débit  44566 (TVA déduct.)      210 € 
    Crédit 401 (Fournisseurs)     1 260 €

💡 Reporting : Créez un tableau d'analyse des écarts pour mesurer la qualité de vos provisions (KPI : % de provisions exactes à ±5%).

💡 Conseils et bonnes pratiques

✅ À faire

  • Anticipez : Commencez l'identification des FNP dès le 20 décembre

  • Standardisez : Créez un template Excel réutilisable chaque mois/année

  • Documentez : Conservez les justificatifs (devis) dans Spendesk pour l'audit

  • Reliez toujours les écritures au numéro de PO pour assurer la traçabilité

  • Faites des cut-offs mensuels (même si seul l'annuel est obligatoire) pour simplifier la clôture de décembre

⚠️ À éviter

  • ❌ Attendre le 30 ou 31 décembre pour commencer (risque de stress et d'oublis)

  • ❌ Provisionner des services non encore rendus (ce serait une CCA, pas une FNP)

  • ❌ Oublier l'extourne au 01/01 (risque de double-enregistrement)

  • ❌ Provisionner des montants très imprécis sans justificatif

🎯 Seuil de matérialité

Recommandation : Définissez un seuil en-dessous duquel vous ne provisionnez pas (ex : 100 € ou 500 €). Documentez ce choix dans votre procédure comptable.

📋 Checklist de clôture FNP

Utilisez cette checklist pour ne rien oublier :

27-30 décembre :

  • [ ] Export des POs depuis Spendesk

  • [ ] Filtrage dans Excel (End Date ≤ 31/12, Amount to accrue > 0)

  • [ ] Vérification des justificatifs pour les montants significatifs

  • [ ] Relance des requesters si livraison incertaine

  • [ ] Calcul des montants à provisionner (HT + TVA)

31 décembre :

  • [ ] Préparation du fichier d'import ERP

  • [ ] Import ou saisie des écritures FNP

  • [ ] Vérification que toutes les écritures sont enregistrées

  • [ ] Marquage des écritures pour extourne

1-2 janvier :

  • [ ] Contre-passation de toutes les FNP

Tout au long de janvier :

  • [ ] Réconciliation des factures réelles vs provisions

  • [ ] Analyse des écarts significatifs

  • [ ] Documentation des ajustements

❓ FAQ

Q : Dois-je provisionner toutes les FNP, même les petits montants ?

R : Non, vous pouvez définir un seuil de matérialité (ex : 100 €). Seuls les montants significatifs doivent être provisionnés. Documentez ce seuil dans votre procédure.
​

Q : Et si le fournisseur facture un montant différent du PO ?

R : C'est normal. Provisionnez le montant du PO (meilleure estimation). Quand la facture réelle arrive, vous enregistrez le montant réel. L'écart sera visible et vous pourrez l'analyser.
​

Q : Puis-je utiliser les montants TTC du PO pour mes provisions ?

R : Non. Pour les FNP, utilisez toujours les montants HT (colonne amount) pour les charges et calculez la TVA séparément (compte 44586).
​

Q : Comment gérer les POs en devises étrangères ?

R : Utilisez le taux de change au 31/12. Spendesk affiche les montants dans la devise du PO (colonne currency). Convertissez en EUR selon le taux de votre ERP.
​

Q : Que faire si le End Date du PO est en 2026 mais le service a été rendu en 2025 ?

R : Fiez-vous à la réalité économique, pas seulement au champ End Date. Si le service est rendu en 2025, provisionnez-le. Demandez au requester de corriger le End Date du PO.
​

Q : Puis-je automatiser ce processus ?

R : Partiellement. L'export et les calculs Excel peuvent être automatisés (macro VBA, Power Query). L'import dans l'ERP peut aussi être automatisé selon votre ERP. La vérification manuelle reste recommandée.

📌 Cet article vous a été utile ? N'hésitez pas à nous faire vos retours pour l'améliorer.

Avez-vous trouvé la réponse à votre question ?