Comment fonctionne le rapprochement Facture-BC
Lorsque vous téléchargez ou transférez une facture, Spendesk tente automatiquement de la rapprocher d'un bon de commande existant en utilisant une approche en deux étapes :
Étape 1 : Rapprochement par OCR
Dans un premier temps, Spendesk recherche un numéro de bon de commande directement sur le document de facturation :
L'OCR extrait le numéro de BC depuis le PDF ou l'image de la facture
Recherche un BC correspondant dans votre entreprise avec ce numéro exact
Valide le rapprochement selon les critères d'éligibilité (voir ci-dessous)
Si cette étape réussit, la facture est immédiatement rapprochée. Sinon, le système passe à l'Étape 2.
Étape 2 : Rapprochement Intelligent Bidirectionnel (2WM)
Si l'OCR ne trouve pas de correspondance, Spendesk utilise un algorithme d'apprentissage automatique qui compare plusieurs points de données entre la facture et vos bons de commande ouverts :
Données de facture analysées :
Date de facture et date d'échéance
Nom du fournisseur (extrait par OCR et standardisé)
Montant total et devise
Lignes de détail (description, quantité, prix unitaire, taux de TVA)
Source et date de création
Données de bon de commande analysées :
Date de création et date de fin du BC
Nom du fournisseur
Montant total et devise
Description
Lignes de détail (description, quantité, prix unitaire)
Historique des rapprochements de factures pour ce BC
L'algorithme calcule un score de confiance basé sur la correspondance de ces champs. La facture n'est automatiquement rapprochée que si le score de confiance dépasse notre seuil.
Règles d'Éligibilité pour le Rapprochement
Pour qu'une facture soit rapprochée d'un bon de commande, toutes les conditions suivantes doivent être remplies :
1. Fonctionnalité Bon de Commande Activée
Votre entreprise doit avoir activé la fonctionnalité des bons de commande.
2. Statut du Bon de Commande
Le BC doit avoir le statut "Ouvert". Les factures ne peuvent pas être rapprochées avec :
❌ Bons de commande clôturés
❌ Bons de commande annulés
❌ Bons de commande en état de transition "ouverture" ou "clôture"
3. Permissions Utilisateur
Le demandeur de la facture doit avoir la permission de voir le bon de commande. Cela signifie que l'une des conditions suivantes doit être vraie :
L'utilisateur est le demandeur du BC
L'utilisateur a les droits d'accès pour voir le BC (selon les permissions d'équipe/centre de coûts)
Pour les factures transférées : l'ID fournisseur correspond au fournisseur du BC
4. Correspondance Fournisseur
Pour les factures transférées spécifiquement, le fournisseur sur la facture doit correspondre au fournisseur sur le bon de commande.
5. Correspondance Société
La facture et le bon de commande doivent appartenir à la même entité juridique.
Que se passe-t-il en cas de Correspondance
Lorsqu'une correspondance réussie est trouvée :
La facture est automatiquement liée au bon de commande
La méthode de rapprochement est enregistrée (soit "OCR" soit "2WM")
Le numéro de BC est affiché sur la facture
Le montant de la facture est suivi par rapport au budget du BC
Les lignes de détail peuvent être automatiquement rapprochées entre la facture et le BC (si les deux comportent des lignes de détail)
Que se passe-t-il en l'absence de Correspondance
Si aucune des deux méthodes de rapprochement ne trouve un bon de commande éligible :
La facture continue sans lien vers un BC
Vous pouvez sélectionner manuellement un bon de commande depuis l'écran de la facture
La facture suit votre workflow d'approbation normal
Conseils pour un Meilleur Rapprochement
Pour améliorer la précision du rapprochement automatique :
✅ Assurez-vous que les numéros de BC sont clairement visibles sur les factures fournisseurs
✅ Utilisez des noms de fournisseurs cohérents dans les BC et les factures
✅ Gardez les BC ouverts jusqu'à réception de toutes les factures associées
✅ Ajoutez des lignes de détail aux BC pour un rapprochement plus précis
✅ Maintenez des montants et devises exacts sur les bons de commande
Questions Fréquemment Posées
Q : Pourquoi ma facture n'a-t-elle pas été rapprochée alors que le numéro de BC y figure ?
R : Vérifiez que le BC est toujours "Ouvert" (pas clôturé ni annulé) et que vous avez la permission de le consulter.
Q : Puis-je rapprocher une facture à un BC clôturé ?
R : Non, seuls les bons de commande ouverts sont éligibles au rapprochement automatique. Vous devriez réouvrir le BC d'abord.
Q : Que faire si l'algorithme fait un rapprochement incorrect ?
R : Vous pouvez modifier manuellement le lien vers le BC depuis l'écran de détails de la facture. Le système apprend de ces corrections au fil du temps.
Q : La facture et le BC doivent-ils tous deux avoir des lignes de détail ?
R : Non, mais avoir des lignes de détail sur les deux améliore la précision du rapprochement et permet le rapprochement à trois voies avec les bons de livraison.
Ce système de rapprochement garantit que les factures sont automatiquement liées aux bons de commande appropriés tout en maintenant les contrôles de sécurité et de conformité. L'algorithme d'apprentissage automatique s'améliore continuellement en fonction des habitudes de rapprochement de votre entreprise.