Les déplacements professionnels sont l'une des catégories de dépenses les plus coûteuses et les moins visibles pour les entreprises. La plupart des équipes les gèrent de façon éparpillée : réservations sur des sites externes, paiements par carte personnelle, reçus dispersés, approbations trop tardives. Les finances perdent du temps à reconstituer les dépenses, les collaborateurs avancent de l'argent de leur poche, et les politiques restent des mots sur le papier.

Spendesk Travel centralise tout ce processus. Vos équipes réservent des hôtels directement dans Spendesk. Chaque réservation est approuvée avant que l'argent ne circule. Une carte virtuelle dédiée à chaque voyage paie automatiquement l'hôtel — sans que vos collaborateurs n'aient à saisir leurs coordonnées bancaires. Et tout apparaît en temps réel dans votre tableau de bord, justificatifs attachés.

​Concrètement :

Chaque voyage commence par une demande. Votre collaborateur crée une demande de budget pour son déplacement. Vous approuvez. Une fois validée, une carte virtuelle est générée : c'est sa clé pour tout.
​

L'hôtel ? Réservé directement dans Spendesk. Les taxis, repas et frais divers en déplacement ? Pris en charge avec cette même carte virtuelle, ajoutée à Apple Wallet ou Google Pay pour un paiement sans contact partout où il se trouve.

Finance voit chaque dépense au moment où elle survient. Pas d'attente. Pas de surprises.
​

Une demande de budget de voyage couvre l'intégralité d'un déplacement : hôtel, transports, repas — tout ce que votre collaborateur dépensera.

​Comment ça fonctionne :

Vous préférez approuver hôtel par hôtel ? Votre collaborateur sélectionne un établissement et soumet la réservation pour approbation. Vous voyez le tarif exact, la politique d'annulation, la localisation. Approuvez, et la réservation est confirmée immédiatement.
​
​

​

L'hôtel définit les options, pas vous. Chaque tarif affiche :

​Options de repas — Chambre seule, petit-déjeuner inclus, demi-pension, pension complète

​Conditions d'annulation — Annulation gratuite jusqu'à une date précise, partiellement remboursable, non remboursable

​Type de paiement :

Des taxes locales ou suppléments peuvent être demandés à l'établissement. Tous les détails figurent dans votre e-mail de confirmation de réservation, et un rappel vous est envoyé avant votre arrivée.
​

Si vous payez intégralement à la réservation : la facture est automatiquement générée et liée à la dépense dans Spendesk. Rien à faire.

Si vous payez un acompte ou à l'établissement : demandez la facture à la réception. Téléchargez-la directement dans votre voyage sur Spendesk.

Bonne pratique : nous recommandons de toujours demander une facture à l'hôtel, pour disposer d'un justificatif supplémentaire.
​
​

​

Chaque voyage = une carte virtuelle unique, générée au moment de l'approbation.

​À quoi elle sert :

Les dépenses payées via d'autres moyens (notes de frais, autre carte) peuvent être rattachées manuellement au voyage pour une vue complète du coût total.

Définissez un prix plafond par nuit. Les résultats s'ajustent automatiquement — vos collaborateurs ne voient que les options conformes.

Une approche plus nuancée : Spendesk analyse les tarifs moyens du marché pour une destination et des dates données. Vous fixez un seuil (ex : +10 % du tarif marché). Seuls les hôtels dans cette fourchette s'affichent.

Des rapports avancés et des politiques granulaires arrivent bientôt.