À partir de septembre 2026, les factures électroniques structurées vont commencer à remplacer les factures PDF pour les transactions B2B domestiques françaises.
Spendesk gère la couche de conformité pour tous vos types de dépenses — factures, paiements par carte et notes de frais — afin que vos workflows existants changent le moins possible.
Plus concrètement, quels serons les impacts de cette nouvelle réglementation sur vos différents types de dépenses gérés par Spendesk ?
Type de dépense | Fonctionnalité Spendesk | Ce qui change en Septembre 2026 |
Factures Fournisseurs | Réception des factures fournisseurs | Les factures électroniques arrivent automatiquement dans Spendesk, pré-remplies, sans PDF, sans transfer d'email ou envoi manuel |
Paiements par cartes | Cartes | Les factures électroniques reçues sont automatiquement rapprochées des transactions par carte |
Remboursement de notes de frais | Notes de frais | Les factures électroniques sont automatiquement rapprochées de la demande de remboursement |
Avoir | Facture fournisseurs | Les avoirs sont reçus automatiquement et liés à la facture d'origine |
📄 Factures (Factures fournisseurs)
Avant Septembre 2026 : Votre fournisseur vous envoie un PDF par e-mail. Quelqu'un le télécharge, vérifie les données de TVA et le charge manuellement dans Spendesk.
Après Septembre 2026 : La e-facture du fournisseur arrive directement dans votre Inbox Spendesk dans un format structuré (UBL, CII ou Factur-X). Tous les champs clés (numéro de TVA, date de facture, montants, lignes de détail) sont capturés automatiquement — sans OCR, sans saisie manuelle.
Ce que Spendesk gère :
Les factures fournisseurs B2B standard
Les avoirs et les factures d'acompte
Les factures rectificatives
Le routage automatique vers le bon approbateur selon votre workflow existant
Exemple :
Votre fournisseur Agence Design Co. émet une facture de 4 200 € HT. Elle arrive directement dans votre Inbox Spendesk, pré-validée et identifiée comme « e-facture ». Elle est automatiquement routée vers le bon approbateur. Vous vérifiez, approuvez et payez — le tout au même endroit.
💳 Cartes virtuelles - Usage unique ou Multi-usage (Transactions B2B)
Lorsqu'un fournisseur émet une e-facture B2B au nom de votre entreprise pour un paiement par carte, Spendesk rapproche automatiquement l'e-facture entrante avec la transaction par carte correspondante.
Cela s'applique aux cartes physiques et virtuelles (usage unique ou multi-usage)
Avant Septembre 2026 : Un collaborateur paie avec sa carte Spendesk et charge manuellement le reçu papier.
Après Septembre 2026 : La facture électronnique du fournisseur arrive dans Spendesk et est automatiquement rapprochée de la transaction par carte. La facture apparaît dans l'onglet Historique de l'Inbox, déjà liée à la dépense — aucune action requise de la part du collaborateur.
Exemple :
Marie de l'équipe Sales règle un achat de matériel de bureau auprès d'Amazon de 85 € avec sa carte physique Spendesk. La facture électronique est automatiquement reçue et rapprochée de la transaction de Marie. La dépense est entièrement documentée et conforme — Marie n'a rien à faire.
💳 Cartes virtuelles - Récurrentes (Paiements d'abonnement B2B)
Avant Septembre 2026 : Le fournisseur SaaS envoie chaque mois un PDF par e-mail. Quelqu'un le vérifie et le charge manuellement.
Après Septembre 2026 : La facture électronique du fournisseur est reçue dans Spendesk à chaque période de facturation et automatiquement rapprochée de la transaction par carte virtuelle récurrente.
Exemple :
Votre entreprise paie un abonnement Salesforce de 299 €/mois via une carte virtuelle récurrente. Chaque mois, la e-facture structurée de Salesforce arrive dans Spendesk, est rapprochée du débit carte et archivée avec une piste d'audit complète — prête pour votre système comptable (Xero, NetSuite, Sage, DATEV, etc.).
💡 Note : Certains fournisseurs peuvent envoyer la facture électronique avant ou après le paiement par carte. L'algorithme de rapprochement de Spendesk gérera les deux scénarios.
💰 Remboursements / Notes de frais (Factures B2B déjà payées par l'employé)
Lorsqu'un collaborateur paie une dépense professionnelle par ses propres moyens et que le fournisseur émet une facture électronique B2B au nom de votre entreprise.
Avant Septembre 2026 : Le collaborateur conserve un reçu papier, le charge manuellement dans Spendesk, renseigne les détails et soumet sa demande. La finance vérifie tout manuellement.
Après Septembre 2026 : Spendesk reçoit automatiquement la facture électronique structurée du fournisseur et la rapproche de la note de frais du collaborateur. Les données de la facture (montant, TVA, fournisseur) sont pré-remplies. Le collaborateur confirme et soumet.
Exemple 1 : Un salarié a payé sa facture d'abord, la facture arrive après :
L'employé paie un fournisseur B2B avec ses fonds personnels (ex : inscription à une conférence, déplacement professionnel)
L'employé soumet une demande de remboursement dans Spendesk avec preuve de paiement
Le fournisseur envoie une facture électronique via sa PA à votre entreprise
Spendesk rapproche la facture électronique à la demande de remboursement existante
Le remboursement est lié à la facture électronique conforme pour la comptabilité
L'employé est remboursé, et la facture électronique appropriée est archivée
Exemple 2 : La facture arrive avant la soumission de la demande de remboursement
Le fournisseur envoie une facture électronique via sa PA
La facture apparaît dans l’inbox Spendesk comme en attente
L'employé soumet une demande de remboursement avec preuve de paiement
L'admin ou l'employé lie le remboursement à la facture électronique existante
Le remboursement est traité en pleine conformité
Considérations importantes :
Les employés doivent référencer l'identifiant PA du fournisseur ou le numéro de facture lors de la soumission de la demande de remboursements.
Pour les remboursements récurrents (ex : parking mensuel, abonnements de déplacement), chaque facture électronique sera rapprochée au remboursement correspondant
La facture électronique sert de document officiel pour la fiscalité et la comptabilité, tandis que le reçu de l'employé sert de preuve de paiement
⚠️ Important : La facture doit être émise au nom de l'entreprise (et non au nom personnel du collaborateur) pour que les règles de facturation électronique s'appliquent. Si le collaborateur effectue un achat B2C (par exemple, à une pompe à carburant automatique), les règles standard de justificatifs s'appliquent à la place — le e-reporting couvre la transaction automatiquement.
Avoirs
Les avoirs (factures négatives pour des retours, annulations ou corrections) sont également reçus via le réseau PA et traités dans Spendesk.
Ce que Spendesk gère :
Les retours produits ou annulations de services
Les corrections de factures dues à des erreurs de prix
Les remboursements partiels pour marchandises endommagées
Les remises sur volume rétroactives
Comment ça fonctionne :
Le fournisseur émet un avoir via sa PA d'émission
L'avoir arrive dans Spendesk avec des montants négatifs.
Spendesk le lie à la facture d'origine lorsqu'elle existe dans Spendesk.
L'avoir réduit vos encours fournisseurs ou déclenche un processus de remboursement.
La facture d'origine et l'avoir sont tous deux archivés pour la conformité.
⛔ Un avoir doit être lié à une facture existante déjà dans Spendesk. Les avoirs autonomes sans facture de référence ne peuvent pas être traités automatiquement. Si un avoir arrive sans facture correspondante, contactez votre Spendesk Controller pour le traiter manuellement.