Pourquoi agir maintenant est important ?
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France devront pouvoir recevoir leurs factures électroniques via une Plateforme Agréée (PA) par le gouvernement. Si votre entreprise n'a pas enregistré de PA de réception d'ici là, les factures électroniques concernées pourraient ne pas être reçues correctement — et votre capacité à déduire la TVA sur les achats impactés pourrait être remise en cause.
Ce dont vous aurez besoin avant de vous enregistrer
Avant de démarrer le processus de déclaration de Spendesk comme votre Plateforme Agrée, assurez-vous de préparer les éléments :
Accès Propriétaire du compte — seul un/une Propriétaire du compte peut activer la facturation électronique dans Spendesk.
Informations sur votre entreprise correctes — votre numéro SIREN et le nom de votre entreprise doivent être exacts dans Spendesk avant de pouvoir vous inscrire. Si l'une de ces informations est incorrecte, mettez-la à jour avec votre équipe juridique ou financière avant de commencer.
Une bonne compréhension de vos types de factures — savoir si vous recevez des factures fournisseurs, des factures de notes de frais, ou les deux (et depuis quelles entités juridiques) vous aidera à définir la structure de vos adresses électroniques à l'étape 3.
Comment enregistrer Spendesk comme Plateforme Agrée, pas à pas :
1. Confirmer vos obligations
Qui est concerné : Propriétaire du compte ou Responsable financier
Avant de vous inscrire, confirmez que votre entreprise est concernée par la réforme de la facturation électronique et quelles sont ses obligations. Vous êtes impacté si votre entreprise est assujettie à la TVA en France et réalise des transactions B2B domestiques.
Questions clés auxquelles répondre :
Votre entreprise est-elle immatriculée à la TVA en France ?
Recevez-vous des factures d'autres entreprises françaises assujetties à la TVA ?
Avez-vous plusieurs entités juridiques en France qui nécessitent chacune leur propre configuration ?
💡 Si vous n'êtes pas sûr que votre entreprise soit concernée, consultez votre expert-comptable ou référez-vous aux directives officielles de la DGFiP ici.
2. Vérifiez les informations de votre entreprise
Votre numéro SIREN est la base de votre adresse de facturation électronique. Assurez-vous d'avoir les informations suivantes à portée de main :
Raison sociale de l'entreprise
Numéro SIREN
Adresse du siège social
Si vous avez plusieurs entités juridiques, chacune nécessitera sa propre configuration basée sur son SIREN. Notez le SIREN de chaque entité dès cette étape.
💡 Si vous gérez plusieurs entités françaises, vous pouvez toutes les onboarder en une seule fois !
3. Définissez la structure de votre adresse électronique
Votre adresse de facturation électronique est l'identifiant que vos fournisseurs utiliseront pour acheminer les factures électroniques structurées vers vous via le réseau PA. Vous la définirez lors de l'inscription, et Spendesk l'enregistrera en votre nom dans l'annuaire national du PPF.
Décisions importantes à prendre à cette étape :
Souhaitez-vous une seule adresse pour tous les types de factures, ou des adresses distinctes selon le type de facture (ex. : factures fournisseurs vs. notes de frais) ?
Si vous avez plusieurs entités sous un même compte Spendesk, comment allez-vous les distinguer ?
ℹ️ Vous pouvez créer plusieurs adresses électroniques et / ou avoir plusieurs plateforme agrée, il n'y a aucune restriction quant au nombre.
Nous vous recommandons d'aligner vos adresses électronique sur vos flux de factures existante afin de simplifier le routage pour vos fournisseurs.
Pour un guide complet sur les formats d'adresse et la configuration multi-entités, consultez l'article => Comprendre votre adresse électronique et comment l'utiliser
4. Compléter le process d'enregistrement de Spendesk en tant que PA
Note : Seul le propriétaire de votre compte sera en mesure d'effectuer cette étape.
Où trouver l'onglet d'activation ?
Règlement de l'entreprise >> Onglet Facturation électronique >> Activer la facturation électronique
Le flux, étape par étape
1. Ouvrez l'onglet Facturation Electronique dans Règlement de l'entreprise et cliquez sur Activer la facturation électronique.
2. Complétez la Double Authentification.
3. Sélectionnez vos entités. Toutes les entités que vous gérez sont pré-sélectionnées — vérifiez les informations et désélectionnez celles que vous ne souhaitez pas onboarder maintenant.
3. Choisissez votre configuration PA : Spendesk est votre unique PA de réception, ou l'une de plusieurs.
4. Choisissez votre date d'activation (voir ci-dessous — c'est important).
5. Configurez vos adresses électroniques. Pré-remplies en fonction de votre configuration ; vous pouvez éditer le format et le suffixe.
6. Signez l'Accord Formel électroniquement.
7. Terminé. Vous arrivez sur un écran de confirmation et Spendesk enregistre vos adresses dans l'annuaire PPF.
⚠️ Date d'activation : Si vous choisissez une date d'activation avant le 1er septembre 2026, vous participez à la phase pilote. Le pilote utilise de vraies factures et vous permet de tester la réception de factures électroniques de bout en bout avec vos fournisseurs, toutes les données de la pahse pilote seront supprimées des registres fiscaux le 1er septembre 2026.
Dépannage et erreurs courantes
SIREN non répertorié dans l'annuaire national
Lorsque vous tentez de vous inscrire pour recevoir vos factures électroniques, vous pouvez voir apparaître le message suivant :
« Votre SIREN n'est actuellement pas répertorié dans l'annuaire national de facturation électronique. Il est possible que vous soyez exonéré des obligations de facturation électronique, ou que votre inscription n'ait pas encore été ajoutée par la DGFiP. L'option d'inscription deviendra disponible une fois l'annuaire mis à jour. »
Ce message peut correspondre à deux cas de figure :
Votre entreprise n'est pas assujettie à la TVA, et n'est donc pas soumise à l'obligation de facturation électronique.
Votre SIREN n'a pas encore été chargé par l'administration dans l'annuaire national. Des écarts entre les entreprises assujetties et le contenu de l'annuaire pourront encore exister après l'échéance du 1er septembre ; les entreprises concernées ne seront pas sanctionnées pour ce retard.
Si vous n'êtes pas certain(e) de votre situation, nous vous recommandons de vous rapprocher de votre expert-comptable ou de votre SIE (Service des Impôts des Entreprises). Il pourra vous confirmer si votre entreprise est assujettie à la TVA et à la facturation électronique, et vous indiquer dans quel délai votre inscription devrait apparaître dans l'annuaire.
Échec de l'enregistrement lié au nom de l'entreprise
L'onboarding automatique peut échouer lorsque le nom de l'entreprise contient un accent qui n'est pas encore pris en charge par l'API gouvernementale, comme le « é ». Contactez notre équipe d'assistance si le nom de votre entreprise contient des caractères spéciaux.
Échec de l'enregistrement : l'adresse électronique choisie est déjà enregistrée auprès d'une autre PA
Le processus d'enregistrement échouera si l'adresse électronique que vous avez choisie a déjà été enregistrée auprès d'une autre PA. Dans ce cas, notre équipe soumettra automatiquement une demande de mobilité de votre adresse électronique de l'autre PA vers Spendesk. En principe, vous n'avez aucune action à effectuer pendant le traitement de la demande de mobilité, sauf si la PA actuelle vous demande de confirmer le changement.
Incohérence concernant l'adresse légale de l'entreprise
Si vous constatez une incohérence concernant l'adresse légale de votre entreprise lors de son enregistrement à la facturation électronique, ce problème est lié à votre procédure KYC. Contactez votre équipe juridique ou financière et fournissez les documents à jour nécessaires à la mise à jour de votre KYC.
⚠️ La mise à jour de votre adresse légale après l'enregistrement n'a aucun impact sur votre enregistrement existant à la facturation électronique. Aucune action supplémentaire liée à la facturation électronique n'est requise après la mise à jour du KYC.
Changez de plateforme agréée sans résilier votre contrat logiciel Spendesk
Vous pouvez changer de PA à tout moment, quelle que soit la durée de votre contrat logiciel Spendesk. Vous pouvez continuer à utiliser Spendesk tout en recevant vos factures électroniques via une nouvelle PA. La nouvelle PA doit soumettre directement à Spendesk la demande de mobilité de l’adresse électronique.