Pourquoi agir maintenant est important ?
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France devront pouvoir recevoir leurs factures électroniques via une Plateforme Agréée (PA) par le gouvernement. Si votre entreprise n'a pas enregistré de PA de réception d'ici là, les factures électroniques concernées pourraient ne pas être reçues correctement — et votre capacité à déduire la TVA sur les achats impactés pourrait être remise en cause.
Ce dont vous aurez besoin avant de vous enregistrer
Avant de démarrer le processus de déclaration de Spendesk comme votre Plateforme Agrée, assurez-vous de préparer les éléments :
Accès Propriétaire du compte — seul un/une Propriétaire du compte peut activer la facturation électronique dans Spendesk.
Informations sur votre entreprise correctes — votre numéro SIREN et le nom de votre entreprise doivent être exacts dans Spendesk avant de pouvoir vous inscrire. Si l'une de ces informations est incorrecte, mettez-la à jour avec votre équipe juridique ou financière avant de commencer.
Une bonne compréhension de vos types de factures — savoir si vous recevez des factures fournisseurs, des factures de notes de frais, ou les deux (et depuis quelles entités juridiques) vous aidera à définir la structure de vos adresses électroniques à l'étape 3.
Comment enregistrer Spendesk comme Plateforme Agrée, pas à pas :
1. Confirmer vos obligations
Qui est concerné : Propriétaire du compte ou Responsable financier
Avant de vous inscrire, confirmez que votre entreprise est concernée par la réforme de la facturation électronique et quelles sont ses obligations. Vous êtes impacté si votre entreprise est assujettie à la TVA en France et réalise des transactions B2B domestiques.
Questions clés auxquelles répondre :
Votre entreprise est-elle immatriculée à la TVA en France ?
Recevez-vous des factures d'autres entreprises françaises assujetties à la TVA ?
Avez-vous plusieurs entités juridiques en France qui nécessitent chacune leur propre configuration ?
💡 Si vous n'êtes pas sûr que votre entreprise soit concernée, consultez votre expert-comptable ou référez-vous aux directives officielles de la DGFiP ici.
2. Vérifiez les informations de votre entreprise
Votre numéro SIREN est la base de votre adresse de facturation électronique. Assurez-vous d'avoir les informations suivantes à portée de main :
Raison sociale de l'entreprise
Numéro SIREN
Adresse du siège social
Si vous avez plusieurs entités juridiques, chacune nécessitera sa propre configuration basée sur son SIREN. Notez le SIREN de chaque entité dès cette étape.
💡 Si vous gérez plusieurs entités françaises, vous pouvez toutes les onboarder en une seule fois !
3. Définissez la structure de votre adresse électronique
Votre adresse de facturation électronique est l'identifiant que vos fournisseurs utiliseront pour acheminer les factures électroniques structurées vers vous via le réseau PA. Vous la définirez lors de l'inscription, et Spendesk l'enregistrera en votre nom dans l'annuaire national du PPF.
Décisions importantes à prendre à cette étape :
Souhaitez-vous une seule adresse pour tous les types de factures, ou des adresses distinctes selon le type de facture (ex. : factures fournisseurs vs. notes de frais) ?
Si vous avez plusieurs entités sous un même compte Spendesk, comment allez-vous les distinguer ?
ℹ️ Vous pouvez créer plusieurs adresses électroniques et / ou avoir plusieurs plateforme agrée, il n'y a aucune restriction quant au nombre.
Nous vous recommandons d'aligner vos adresses électronique sur vos flux de factures existante afin de simplifier le routage pour vos fournisseurs.
Pour un guide complet sur les formats d'adresse et la configuration multi-entités, consultez l'article => Comprendre votre adresse électronique et comment l'utiliser
4. Compléter le process d'enregistrement de Spendesk en tant que PA
Note : Seul le propriétaire de votre compte sera en mesure d'effectuer cette étape.
Où trouver l'onglet d'activation ?
Règlement de l'entreprise >> Onglet Facturation électronique >> Activer la facturation électronique
Le flux, étape par étape
1. Ouvrez l'onglet Facturation Electronique dans Règlement de l'entreprise et cliquez sur Activer la facturation électronique.
2. Complétez la Double Authentification.
3. Sélectionnez vos entités. Toutes les entités que vous gérez sont pré-sélectionnées — vérifiez les informations et désélectionnez celles que vous ne souhaitez pas onboarder maintenant.
3. Choisissez votre configuration PA : Spendesk est votre unique PA de réception, ou l'une de plusieurs.
4. Choisissez votre date d'activation (voir ci-dessous — c'est important).
5. Configurez vos adresses électroniques. Pré-remplies en fonction de votre configuration ; vous pouvez éditer le format et le suffixe.
6. Signez l'Accord Formel électroniquement.
7. Terminé. Vous arrivez sur un écran de confirmation et Spendesk enregistre vos adresses dans l'annuaire PPF.
⚠️ Date d'activation : Si vous choisissez une date d'activation avant le 1er septembre 2026, vous participez à la phase pilote. Le pilote utilise de vraies factures et vous permet de tester la réception de factures électroniques de bout en bout avec vos fournisseurs, toutes les données de la pahse pilote seront supprimées des registres fiscaux le 1er septembre 2026.
5. Communiquez vos adresses électroniques à vos fournisseurs
Il s'agit de l'étape la plus critique sur le plan opérationnel — et celle qui est le plus souvent laissée trop tard. Une fois vos adresses électroniques enregistrées, vos fournisseurs doivent mettre à jour leurs propres paramètres de routage PA pour envoyer les factures à votre nouvelle adresse. Cela ne se fait pas automatiquement.
Ce qu'il faut communiquer à chaque fournisseur :
Votre adresse électronique basée sur votre SIREN (ex. :
123456789ou123456789_NOTESDEFRAIS)Le fait qu'ils doivent acheminer les futures factures via leur propre PA certifiée en utilisant cette adresse
Que les factures PDF standard envoyées par e-mail ne seront plus conformes une fois l'obligation en vigueur
Vos fournisseurs peuvent également vous retrouver dans l'annuaire du PPF
Conseils pour le faire efficacement :
Priorisez en premier vos fournisseurs avec les plus grands volumes de factures
Incluez l'adresse électronique dans votre bon de commande standard ou dans vos conditions de paiement
Pour les fournisseurs liés aux notes de frais (hôtels, agences de voyage), informez vos collaborateurs de fournir la bonne adresse au moment de l'achat
6. Informez vos collaborateurs et approbateurs
La facturation électronique concerne bien plus que la seule équipe finance / comptabilité. Les collaborateurs qui soumettent des notes de frais et utilisent des cartes d'entreprise doivent également comprendre ce qui change et ce qu'ils doivent faire.
Ce qu'il faut communiquer aux collaborateurs :
Lors d'achats auprès de fournisseurs B2B domestiques, communiquer l'adresse de facturation électronique de votre entreprise afin que le fournisseur puisse acheminer la facture correctement
Pour les notes de frais : la facture doit être établie au nom de l'entreprise (ex. : une nuit d'hôtel facturée à l'entreprise) ; la facture doit arriver via le réseau PA — et non en PDF par e-mail
Le processus de validation dans Spendesk reste inchangé — les approbateurs continuent de travailler au même endroit, avec des factures pré-remplies à leur arrivée
Ce qui change pour les approbateurs :
Les factures concernées arriveront dans Spendesk pré-remplies avec des données structurées — aucune saisie manuelle n'est requise
Approuver, refuser ou contester une facture dans Spendesk déclenche automatiquement le bon statut de cycle de vie vers le fournisseur et le PPF — aucune action supplémentaire n'est nécessaire
Un indicateur visuel permettra d'identifier les factures reçues via le réseau de facturation électronique
7. Templates de communication aux fournisseurs et collaborateurs
Pour faciliter les étapes 5 et 6 ci-dessus, nous vous mettons à disposition des templates de communication personnalisables.