Comprendre votre adresse électronique et comment l'utiliser

Qu'est-ce qu'une adresse électronique de facturation ?

Dans le cadre de la réforme française de l'e-invoicing, une adresse électronique de facturation est l'identifiant unique qui permet de localiser votre organisation dans l'Annuaire du PPF (Portail Public de Facturation). C'est grâce à cette adresse que vos fournisseurs savent où envoyer leurs factures électroniques à votre entreprise.

📐 Les formats disponibles

Afin de simplifier votre onboarding, Spendesk vous propose 3 formats d'adresse électronique, qui sont des déclinaisons des deux formats définis par la réglementation : SIREN et SIREN_SUFFIXE.

Le format qui vous sera suggéré dépendra de votre configuration : que vous ayez plusieurs entités et/ou plusieurs plateformes agréées (PAs), l'un des 3 formats ci-dessous vous sera recommandé :

Format	Exemple	Quand l'utiliser
SIREN	`123456789`	Une adresse pour toute l'entité juridique. Toutes les factures arrivent au même endroit.
SIREN_ENTITYNAME	`123456789_SFS`	Entreprises multi-entités : cibler un établissement spécifique. Le suffixe est totalement personnalisable et peut-être remplacé par le SIRET.
SIREN_ENTITYNAME_CUSTOM	`123456789_SFS_INVOICES`	Router différents types de factures vers différentes PAs. Les suffixes sont totalement personnalisables.

📬 Comment choisir son adresse ?

Procéder à la cartographie de vos flux entrant, selon les trois formats d’adressage possibles présenté ci-dessus.
Choisir votre adresse électronique de réception avec une (ou plusieurs) PA de réception, sur Spendesk, en fonction de vos usages :
- Cartes + Notes de frais + Factures & Un seul établissement >> Spendesk peut être votre seule PA pour tous vos flux et votre adresse uniquement votre SIREN, par exemple : 123456789
- Cartes + Notes de frais + Factures & Plusieurs établissements >> Spendesk peut être votre seule PA pour tous vos flux et nous vous conseillons d'avoir une adresse par établissement. Par exemple votre SIREN_SIRET : 123456789_12345678900012
- Cartes ou Notes de frais uniquement & Un seul établissement >> Spendesk peut être une de vos PA et votre adresse votre SIREN_Usage, par exemple : 123456789_NOTEDEFRAIS ou 123456789_Spendesk→ (pour toutes les notes de frais)

⚠️ Règle importante : Une même adresse électronique ne peut être associée qu'à une seule Plateforme Agréée (PA) à la fois.

🏗️ Qui crée ces adresses ?

C'est Spendesk (en tant que PA de réception) qui crée et enregistre automatiquement vos adresses dans l'Annuaire PPF, après signature d'un Accord Formel (mandat). Vous n'avez aucune démarche à effectuer sur le portail PPF.

📡 Comment vos fournisseurs trouvent votre adresse ?

L'Annuaire du PPF est consultable par les fournisseurs via leur PA d'émission. Ils recherchent votre SIREN et trouvent vos adresses actives. Il est néanmoins recommandé de communiquer pro-activement votre adresse à vos fournisseurs réguliers.

💡 Conseil : Nous vous recommandons de communiquer pro-activement auprès de vos fournisseurs et de vos collaborateurs afin de les informer de votre / vos adresse(s) électronique(s)

🔒 Le système est-il sécurisé ?

Oui, l'Annuaire PPF est un réseau fermé et contrôlé (comparable à un réseau bancaire) — pas un système ouvert comme l'email. Une authentification via PISTE est requise pour consulter les adresses. Seules les PA ont accès à l'annuaire