Pour recevoir vos factures électroniques dans Spendesk, vous devez :
Choisir Spendesk comme Platforme Agrée pour réceptionner vos factures électroniques en l'activant depuis votre plateforme Spendesk
Pour cela, rendez-vous dans
Règlement de l'entreprise - Facturation électronique → Activer la facturation électronique. Cette activation est réservée à l'Account Owner (représentant légal ou détenteur d'une procuration). Un processus de vérification d'identité (2FA) sera déclenché — gardez votre appareil à portée de main.
Configurer vos adresses électroniques Lors de l'activation, vous choisissez votre adresse électronique de facturation (ex. votre SIREN, ou SIREN_SUFFIXE pour distinguer différents usages). Spendesk les enregistre automatiquement dans l'Annuaire PPF — aucune démarche de votre côté sur le portail PPF.
Communiquer l'adresse à vos fournisseurs Transmettez votre adresse électronique à vos fournisseurs pour qu'ils puissent vous envoyer leurs factures via leur propre plateforme agréée.
Ce qui se passe ensuite ? Au partir du 1er Septembre (avant si vous avez choisi une date d'activation anticipée pour participer à la phase pilote), les factures arriveront automatiquement dans votre inbox Spendesk avec toutes les données pré-remplies (informations fournisseur, montants, TVA, lignes de facturation). Elles sont identifiables grâce à un indicateur visuel et suivent vos workflows d'approbation existants, sans aucune modification de votre part.
🔑 Activer la facturation électronique dans Spendesk
Spendesk est Plateforme Agréée (PA) de réception, ce qui vous permet de recevoir directement les factures électroniques de vos fournisseurs dans votre compte.
Qui peut activer ? Uniquement le Propriétaire de compte (Account Owner ou encore AO) qui est soit le représentant légal de l'entité soit dispose d'une procuration valide.
Où activer ? Règlement de l'entreprise - Facturation électronique → Activer la facturation électronique
Étapes d'activation :
Ouvrir l'onglet Facturation Electronique dans Règlement de l'entreprise
Cliquer sur "Activer la facturation électronique" (déclenchement d'une double anthentification)
Sélectionner vos entités
Choisir votre configuration Plateforme Agrée (Spendesk unique ou Multi-PA)
Choisir votre date d'activation (important : une date avant le 1er sept. 2026 = participation à la phase pilote)
Configurer vos adresses électroniques de facturation (ex. SIREN ou SIREN_SUFFIXE)
Signer l'Accord Formel électroniquement
➡️ Spendesk enregistre automatiquement vos adresses dans l'Annuaire PPF — aucune action de votre part sur le portail PPF.
📩 Comment recevoir une facture électronique
Une fois Spendesk activé comme Plateforme Agrée de réception, le flux est entièrement automatisé :
Étape | Ce qui se passe |
1. Le fournisseur émet | Il envoie la facture via sa Plateforme Agrée d'émission en utilisant votre adresse électronique (ex. votre SIREN) |
2. Import automatique | La facture arrive directement dans votre inbox Spendesk avec toutes les données pré-remplies (fournisseur, montants, TVA, lignes) |
3. Notification | Vous recevez un email indiquant la réception d'une nouvelle facture |
4. Indicateur visuel | Les factures électroniques sont marquées d'un indicateur pour les identifier facilement |
5. Workflow standard | La facture suit votre workflow d'approbation existant — sans transfert d'e-mail, sans scan de PDF, sans saisie manuelle. Chaque action d'approbation (reçue, approuvée, refusée) est automatiquement enregistrée comme statut officiel du cycle de vie et transmise au fournisseur et/ou au PPF. |
📄 Avantages :
✓ Élimine la saisie manuelle de données
✓ Réduit les erreurs grâce à l'import de données structurées
✓ Temps de traitement plus rapides
✓ Conformité automatique avec la réglementation française
✓ Piste d'audit complète maintenue dans Spendesk
✓ Gestion des statuts de cycle de vie intégrée à vos workflows
🔄 Les cas différents cas d'usage de la facturation électronique avec Spendesk :
✅ Factures fournisseurs (AP) → Créées automatiquement dans l'inbox
✅ Cartes virtuelles (usage unique, multi-usage, récurrentes) → Rapprochement automatique de la facture et de la transaction
✅ Notes de frais → Rapprochement automatique entre la demande de remboursement et la facture électronique
✅ Avoirs → Traités comme factures négatives, liés à la facture originale