Configurer des taux d'indemnités journalières personnalisés
Les administrateurs peuvent créer des politiques d'indemnités journalières personnalisées et définir leurs propres taux de remboursement pour n'importe quel pays à l'aide d'un modèle Excel.
Note : les entités allemandes disposent d'une configuration d'indemnités journalières distincte avec des taux maintenus par Spendesk.
⚠️ Les exemples de cet article sont fournis à titre indicatif uniquement et ne doivent pas être considérés comme des conseils juridiques, fiscaux ou en matière de paie. Confirmez toujours vos taux et règles auprès de votre conseiller en paie, fiscal ou juridique avant d'activer une politique.
Créer une politique
Allez dans Paramètres → Règlement de l'entreprise → Remboursements → Indemnités journalières
Activez les indemnités journalières si nécessaire, puis cliquez sur Nouvelle politique.
Sélectionnez une date d'entrée en vigueur.
Téléchargez le modèle Excel, remplissez-le et importez-le.
Vérifiez les éventuelles erreurs de validation, puis créez la politique.
Les employés peuvent ensuite soumettre des demandes d'indemnités journalières dans le cadre de la politique configurée.
Le modèle Excel
Country code — Obligatoire. Code
ISO 3166alpha-2(ex. : FR, US, GB). Voir le guide.Specific destination — Facultatif. Ville ou zone (ex. : région parisienne, New York). Laissez vide pour le taux applicable à l'ensemble du pays.
Currency — Obligatoire. Devise pour tous les montants de la ligne.
Reduced allowance — Montant pour les premiers/derniers jours de déplacement ou les jours partiels.
Daily allowance — Montant pour les journées complètes de déplacement.
Breakfast / Lunch / Dinner — Montants utilisés lorsque les repas affectent le calcul.
Meal rule — Comment les montants des repas sont appliqués (voir ci-dessous).
Lodging — Montant utilisé lorsque l'hébergement affecte le calcul.
Lodging rule — Comment les montants d'hébergement sont appliqués (voir ci-dessous).
Chaque pays doit avoir au moins une ligne couvrant l'ensemble du pays (Specific destination laissé vide) comme valeur par défaut. Les lignes spécifiques à une destination sont facultatives.
Règles repas et hébergement
Add if incurred — le montant est ajouté si l'employé l'a payé.
Deduct if provided — le montant est déduit si l'entreprise l'a fourni ou payé.
Disabled — les repas ou l'hébergement n'affectent pas le calcul. Les employés ne seront pas invités à les déclarer.
Dates d'entrée en vigueur et périodes de politique
Chaque politique s'applique à partir de sa date d'entrée en vigueur. La plupart des entreprises créent une politique par an. Lorsque les taux changent, créez une nouvelle politique avec une nouvelle date d'entrée en vigueur.
Note : une seule demande d'indemnités journalières ne peut pas couvrir deux périodes de politique différentes. Si un déplacement chevauche une nouvelle période, l'employé doit soumettre des demandes séparées.
Exemples de configuration par pays
Les exemples suivants illustrent des configurations courantes. Ils ne constituent pas un conseil juridique ou en matière de paie. Utilisez-les comme point de départ et adaptez-les à la politique de votre entreprise et aux exigences locales.
Allemagne
L'Allemagne continue d'être prise en charge séparément avec des taux à jour maintenus par Spendesk.
Pour les configurations personnalisées, l'Allemagne s'adapte généralement bien à un modèle d'indemnité journalière :
Indemnité réduite pour les jours d'arrivée/départ ou les jours partiels
Indemnité journalière pour les journées complètes
Déduction des repas lorsqu'ils sont fournis
Hébergement géré séparément ou via une indemnité d'hébergement si votre entreprise en prévoit une
Exemple de configuration :
Country code: DE
Currency: EUR
Reduced allowance: 14
Daily allowance: 28
Breakfast: 5.60
Lunch: 11.20
Dinner: 11.20
Meal rule: Deduct if provided
Lodging: 20
Lodging rule: Deduct if provided
Utilisez la prise en charge officielle allemande lorsque c'est applicable. N'utilisez une configuration personnalisée que si votre entreprise gère délibérément ses propres taux.
France
La France peut nécessiter une configuration différente selon que le déplacement est domestique ou international.
Déplacements domestiques en France
Pour les déplacements domestiques, les entreprises configurent souvent la politique en remboursement par poste plutôt qu'en indemnité journalière.
Une configuration courante est :
Reduced allowance : 0
Daily allowance : 0
Repas : ajoutés si engagés
Hébergement : ajouté si engagé
Breakfast : souvent désactivé ou à 0, selon votre politique
Exemple de configuration :
Country code: FR
Currency: EUR
Reduced allowance: 0
Daily allowance: 0
Breakfast: 0
Lunch: 21.10
Dinner: 21.10
Meal rule: Add if incurred
Lodging: 75.60
Lodging rule: Add if incurred
Salariés français en déplacement à l'étranger
Pour les déplacements internationaux depuis une entité française, les entreprises peuvent utiliser une indemnité journalière basée sur la destination avec des déductions lorsque l'hébergement ou les repas sont pris en charge.
Une configuration courante est :
Daily allowance : taux international officiel ou validé par l'entreprise
Reduced allowance : taux réduit validé par l'entreprise, si applicable
Repas : déduits s'ils sont fournis
Hébergement : déduit s'il est fourni
Exemple de configuration :
Country code: GB
Currency: EUR
Reduced allowance: 100
Daily allowance: 160
Breakfast: 0
Lunch: 28
Dinner: 28
Meal rule: Deduct if provided
Lodging: 104
Lodging rule: Deduct if provided
Dans cet exemple, les montants de déduction pour les repas et l'hébergement seraient calculés à partir de vos règles d'indemnités internationales validées.
États-Unis
Pour les politiques étasuniennes, les entreprises séparent souvent :
Les repas et frais annexes
L'hébergement
Une configuration courante est :
Daily allowance : indemnité complète pour les repas et frais annexes
Reduced allowance : montant du premier/dernier jour, souvent un pourcentage de l'indemnité journalière complète
Repas : déduits s'ils sont fournis
Hébergement : ajouté si engagé, uniquement si votre entreprise verse une indemnité d'hébergement forfaitaire via les indemnités journalières
Si l'hébergement est remboursé via les notes de frais classiques, définissez l'hébergement sur Disabled.
Exemple de configuration — États-Unis (général) :
Country code: US
Currency: USD
Reduced allowance: 44.25
Daily allowance: 59
Breakfast: 13
Lunch: 15
Dinner: 26
Meal rule: Deduct if provided
Lodging: 107
Lodging rule: Add if incurred
Exemple de configuration — États-Unis (New York) :
Country code: US
Specific destination: New York
Currency: USD
Reduced allowance: 60
Daily allowance: 80
Breakfast: 18
Lunch: 20
Dinner: 36
Meal rule: Deduct if provided
Lodging: 300
Lodging rule: Add if incurred
Si vous utilisez les taux officiels américains, assurez-vous que votre équipe finance ou paie valide les taux applicables, la couverture par destination, la gestion du premier/dernier jour, la répartition des repas et le traitement de l'hébergement.
Espagne
L'Espagne fonctionne généralement bien avec une configuration d'indemnité journalière.
Une configuration courante est :
Indemnité réduite pour les jours sans nuitée ou les jours partiels
Indemnité journalière pour les jours avec nuitée ou les journées complètes
Impact repas désactivé, sauf si votre entreprise a une règle interne pour réduire les indemnités lorsque les repas sont fournis
Hébergement géré séparément, sauf si votre entreprise utilise une indemnité d'hébergement forfaitaire
Exemple de configuration — Espagne (général) :
Country code: ES
Currency: EUR
Reduced allowance: 26.67
Daily allowance: 53.34
Breakfast: 0
Lunch: 0
Dinner: 0
Meal rule: Disabled
Lodging: 0
Lodging rule: Disabled
Exemple de configuration — Espagne (international) :
Country code: ES
Specific destination: International
Currency: EUR
Reduced allowance: 48.08
Daily allowance: 91.35
Breakfast: 0
Lunch: 0
Dinner: 0
Meal rule: Disabled
Lodging: 0
Lodging rule: Disabled
Si votre entreprise souhaite réduire l'indemnité lorsque les repas sont fournis, définissez les montants de déduction en interne et utilisez Deduct if provided.
Suisse
La Suisse est souvent régie par la politique interne de l'entreprise. De nombreuses entreprises définissent leurs propres taux de remboursement et les valident avec leurs conseillers en paie ou fiscaux.
Une configuration courante est :
Indemnités journalières et réduites si votre entreprise applique une politique journalière
Ou indemnités journalières et réduites à 0 avec les repas et l'hébergement ajoutés si engagés
Hébergement désactivé si l'accommodation est remboursée via un processus de note de frais séparé
Exemple de configuration :
Country code: CH
Currency: CHF
Reduced allowance: 0
Daily allowance: 0
Breakfast: 15
Lunch: 25
Dinner: 35
Meal rule: Add if incurred
Lodging: 0
Lodging rule: Disabled
Cela vous permet de refléter la politique de votre entreprise tout en gardant la configuration simple.
Royaume-Uni
Les règles d'indemnités journalières au Royaume-Uni peuvent varier selon que vous utilisez les taux de référence domestiques, les taux de subsistance à l'étranger ou des taux propres à l'entreprise.
Le modèle personnalisé actuel peut prendre en charge les politiques britanniques avec quelques limitations, notamment lorsque vous traduisez la politique en montants d'indemnités réduites et journalières.
Une configuration simple pourrait être :
Indemnité réduite pour les déplacements courts ou partiels
Indemnité journalière pour les déplacements à la journée complète ou avec nuitée
Montants des repas déduits si l'indemnité inclut déjà les repas
Hébergement ajouté si engagé ou désactivé s'il est remboursé séparément
Exemple de configuration — Royaume-Uni (général) :
Country code: GB
Currency: GBP
Reduced allowance: 10
Daily allowance: 25
Breakfast: 0
Lunch: 0
Dinner: 0
Meal rule: Disabled
Lodging: 0
Lodging rule: Disabled
Exemple de configuration — Royaume-Uni (Londres) :
Country code: GB
Specific destination: London
Currency: GBP
Reduced allowance: 40
Daily allowance: 80
Breakfast: 10
Lunch: 25
Dinner: 35
Meal rule: Deduct if provided
Lodging: 180
Lodging rule: Add if incurred
Les seuils horaires britanniques et certaines structures de taux à l'étranger peuvent nécessiter une interprétation supplémentaire. Pour des calculs strictement conformes aux règles britanniques, confirmez la configuration avec votre conseiller en paie.
Autriche
L'Autriche utilise couramment des méthodes de calcul horaires ou basées sur des fractions, comme les douzièmes d'un taux journalier.
Le modèle actuel peut prendre en charge des configurations autrichiennes simplifiées, mais il ne modélise pas entièrement toutes les méthodes de calcul horaires ou transfrontalières.
Une configuration simplifiée pourrait être :
Indemnité réduite pour les jours de déplacement partiels
Indemnité journalière pour les jours de déplacement complets
Règles repas et hébergement basées sur la politique de votre entreprise
Exemple de configuration :
Country code: AT
Currency: EUR
Reduced allowance: 15
Daily allowance: 30
Breakfast: 0
Lunch: 15
Dinner: 15
Meal rule: Deduct if provided
Lodging: 17
Lodging rule: Add if incurred
Si votre entreprise a besoin de calculs stricts basés sur des heures ou des douzièmes, validez la configuration avec la paie avant d'activer la politique.
Pologne
La Pologne peut souvent être représentée avec un modèle d'indemnité journalière avec des montants réduits et plein jour.
Une configuration courante est :
Indemnité réduite pour les journées courtes ou partielles
Indemnité journalière pour les journées complètes
Déductions repas lorsque les repas sont fournis, si requis par la politique de votre entreprise
Règles d'hébergement basées sur votre politique et les exigences de justificatifs
Exemple de configuration :
Country code: PL
Currency: PLN
Reduced allowance: 22.50
Daily allowance: 45
Breakfast: 11.25
Lunch: 11.25
Dinner: 22.50
Meal rule: Deduct if provided
Lodging: 0
Lodging rule: Disabled
Les règles polonaises peuvent inclure des montants statutaires minimaux et des taux internationaux spécifiques à la destination. Confirmez la configuration avec votre conseiller en paie.
Limitations actuelles
Les demandes doivent durer au moins 8 heures.
Une seule demande ne peut pas couvrir deux périodes de politique différentes.
Si aucun taux n'existe pour le pays de destination de l'employé, celui-ci ne peut pas soumettre de demande tant que la politique n'est pas mise à jour.
Foire aux questions
Puis-je avoir des taux différents pour différentes villes ?
Oui. Ajoutez une ligne par ville en utilisant le même country code et une valeur Specific destination différente.
Que se passe-t-il si le pays de l'employé n'est pas dans le modèle ?
L'employé verra une erreur. Ajoutez le pays manquant dans le fichier Excel et importez-le à nouveau.
Puis-je désactiver les repas ou l'hébergement ?
Oui. Définissez la règle concernée sur Disabled — par exemple, si l'hébergement est remboursé via un flux de notes de frais séparé.
Les exemples du modèle sont-ils légalement conformes ?
Non. Ils illustrent uniquement le format attendu. Validez toujours les taux et les règles auprès de votre conseiller en paie ou fiscal.