Qu'est-ce que "Payer les factures par carte" ?
Spendesk vous permet désormais de payer les factures fournisseurs éligibles à l'aide d'une carte virtuelle, directement depuis votre flux de révision des factures. Plutôt que d'initier un virement bancaire, vous pouvez générer une carte virtuelle à usage unique sur le moment pour régler la facture rapidement et en toute sécurité.
Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Cette fonctionnalité est disponible pour les contrôleurs et les approbateurs qui gèrent les paiements de factures dans Spendesk, pour les entreprises utilisant le module Comptes Fournisseurs (AP).
Comment ça fonctionne ?
Lorsqu'une facture est soumise et prête pour révision, Spendesk vérifie automatiquement si elle peut être payée par carte. Si elle est éligible, une option "Payer par carte" apparaît aux côtés des méthodes de paiement habituelles sur la page de révision des factures.
Étape par étape
Ouvrir la facture pour révision
Accédez à la facture dans la section Fournisseurs et ouvrez-la pour révision comme d'habitude.
Sélectionner "Payer par carte"
Si la facture est éligible, l'option de paiement par carte est disponible. Sélectionnez-la pour continuer.
Confirmer le paiement
Cliquez sur "Enregistrer et valider" (ou "Confirmer"). Une carte virtuelle à usage unique est automatiquement créée pour le montant exact de la facture.
Accéder à votre carte
Une fenêtre de confirmation s'affiche. Cliquez sur "Accéder à la carte" pour être redirigé vers la page de détails de la carte, ou sur "Le faire plus tard" pour revenir à la liste des fournisseurs.
Utiliser la carte pour payer
Partagez les coordonnées de la carte virtuelle avec votre fournisseur ou utilisez-les directement sur le portail de paiement du fournisseur pour finaliser le paiement.
Comment Spendesk détecte-t-il les factures éligibles ?
Spendesk utilise un système de détection OCR basé sur l'IA qui analyse chaque facture pour déterminer si elle peut être payée par carte (par exemple, si le fournisseur accepte les paiements par carte). Les factures éligibles afficheront l'option de paiement par carte ; les factures non éligibles l'afficheront également, mais avec un avertissement : "Êtes-vous sûr que cette facture peut être payée par carte ?"
Quelles sont les conditions d'éligibilité ?
L'option "Payer par carte" est disponible lorsque la facture est dans les limites de votre plafond de dépenses par carte.
ℹ️ L'option sera désactivée (mais toujours visible) si :
Le montant de la facture dépasse votre plafond de carte (une infobulle expliquera comment augmenter votre plafond)
Le montant de la facture dépasse le plafond maximal possible (actuellement 200 000 EUR / GBP)
Une carte a déjà été générée pour cette facture
Suivi du paiement de votre facture
Une fois qu'une carte a été créée pour une facture, vous pouvez suivre le statut directement depuis la liste Fournisseurs :
Paiement en attente : Un lien "Accéder à la carte" est affiché sur le fournissable
Réglé : Un lien vers le paiement par carte est affiché sur le fournissable
Tags de statut : Les tags À payer / Payé reflètent le statut actuel du paiement par carte
Depuis la page de la carte virtuelle, une section "Facture associée" affiche le lien vers le fournissable d'origine.
Puis-je annuler un paiement par carte ?
Oui. Depuis la facture ou la page de la carte, vous pouvez cliquer sur "Annuler la carte". Cela aura pour effet de :
Annuler la carte virtuelle
Remettre la facture au statut Révision, quel que soit le statut de génération de la carte
Devise et frais
Les factures soumises dans la devise locale de votre entreprise sont prioritaires pour le paiement par carte.
Si la devise de la facture diffère de la devise de votre entreprise et que des frais de change s'appliquent, un avertissement sera affiché lors de la révision.
Si votre entreprise bénéficie d'un cashback, celui-ci est indiqué sur la page de révision.
Questions fréquentes
Cela affectera-t-il mes écritures comptables de factures ?
Non. La fonctionnalité est conçue de sorte que le paiement par carte ne crée pas d'écritures comptables en double pour les contrôleurs.
Que se passe-t-il si la facture a déjà été payée ?
Si l'OCR détecte qu'une facture a déjà été payée, un avertissement spécifique sera affiché lors de la révision.
Puis-je payer par carte une facture liée à un Bon de Commande (BC) ?
Oui, les factures liées à des bons de commande sont prises en charge.
Puis-je payer plusieurs factures avec la même carte ?
Actuellement, une carte virtuelle à usage unique est créée par facture.
Pour toute question ou problème, veuillez contacter votre gestionnaire de compte Spendesk ou vous adresser à notre équipe support.