Vue d'ensemble
Lorsqu'un bon de commande (BC) est approuvé, Spendesk crée immédiatement un engagement budgétaire: un montant réservé qui reflète la dépense que vous avez contractuellement engagée, avant même la réception d'une facture.
Les calculs d'engagement budgétaire de bons de commandes utilisent le montant HT (hors taxes).
Comment votre BC est réparti sur votre budget
Une fois approuvé, le montant HT du BC est réparti sur chaque mois de la période du BC, proportionnellement au nombre de jours que représente chaque mois dans la période totale.
Exemple
Montant HT du BC : 5 900 €
Période du BC : 1er jan → 28 fév
Janvier (31 jours) : 3 100 €
Février (28 jours) : 2 800 €
Ce montant engagé est visible dans votre budget sous la mention "Dépenses engagées", distincte des dépenses réelles (factures déjà validées).
Ce qui se passe lorsqu'une facture est validée
Lorsqu'une facture liée à un BC est validée, deux choses se produisent simultanément dans votre budget :
Les dépenses engagées diminuent du montant HT de la facture
Les dépenses réelles augmentent du montant TTC de la facture
La consommation budgétaire totale (engagé + réel) reste cohérente tout au long du cycle de vie du BC.
En savoir plus sur l'impact des factures sur les budgets
Période du BC à cheval sur plusieurs exercices budgétaires
Si les dates de début et de fin de votre BC couvrent plusieurs périodes budgétaires ou exercices fiscaux, les montants mensuels sont automatiquement affectés à la période budgétaire correspondante.
Cela fonctionne même si le budget de l'exercice suivant n'a pas encore été créé.
Les montants engagés sont enregistrés dès l'approbation du BC. Ils apparaîtront automatiquement dans votre vue budget dès que la période budgétaire correspondante sera configurée, aucune action de votre part n'est nécessaire.
Exemple
Montant HT du BC : 12 000 €
Période du BC : 1er oct. 2024 → 30 sept. 2025
→ Oct. 2024 – Mars 2025 (6 mois) : 6 000 € — visibles immédiatement dans le budget 2024
→ Avr. 2025 – Sept. 2025 (6 mois) : 6 000 € — enregistrés, et apparaîtront dans le budget 2025 dès sa création
Points clés à retenir
L'engagement budgétaire est créé à l'approbation du BC, pas à sa soumission.
Les montants d'engagement sont calculés sur la base du montant HT, hors taxes.
L'engagement est réparti proportionnellement par mois en fonction du nombre de jours de chaque mois.
Au fur et à mesure de la validation des factures, les montants engagés sont progressivement remplacés par des dépenses réelles.
Si un BC est annulé, l'engagement budgétaire restant est intégralement libéré.