La fonctionnalité Routage intelligent des factures permet aux organisations multi-entités d’utiliser une seule adresse de transfert commune à l’organisation. Lorsqu’une facture arrive, Spendesk lit le document et détermine à quelle entité elle appartient, puis l’envoie automatiquement dans la boîte de réception appropriée avant le début de toute approbation ou de tout traitement.
Statut : en cours de développement
Avant de commencer
Assurez-vous que :
Routage intelligent des factures est activé pour votre organisation.
Les entités qui doivent recevoir des factures sont actives.
La boîte de réception des factures est activée pour ces entités.
Vous disposez de l’adresse de transfert commune à l’organisation qui vous a été fournie.
Les factures fournisseurs sont envoyées en pièces jointes à des e-mails. Spendesk ne peut pas récupérer les factures à partir de liens nécessitant une authentification.
Fonctionnement
Avec routage intelligent des factures, vous pouvez utiliser une seule adresse de transfert commune à l’organisation pour les factures de toutes les entités.
Un fournisseur ou un collaborateur envoie une facture en pièce jointe à l’adresse de transfert commune à l’organisation.
Spendesk analyse la facture et recherche des informations telles que :
Le nom de l’entreprise acheteuse
L’adresse de l’entreprise acheteuse
Le nom du contact de l’entreprise acheteuse
Le numéro de TVA ou numéro fiscal
Le numéro d’immatriculation de l’entreprise
Spendesk compare ces informations avec les entités éligibles de votre organisation.
Si une correspondance suffisamment fiable est établie, la facture est envoyée dans la boîte de réception des factures de cette entité.
Si Spendesk ne peut pas identifier l’entité avec suffisamment de certitude, la facture est envoyée à l’entité par défaut configurée.
Les factures acheminées par routage intelligent des factures sont signalées visuellement dans la boîte de réception de l’entité. Vous pouvez ainsi voir qu’elles ont été attribuées automatiquement.
Veuillez noter que vos adresses de transfert propres à chaque entité continuent de fonctionner. Vous pouvez les utiliser en parallèle de l’adresse de transfert commune à l’organisation si vous le souhaitez.
Réacheminer une facture
Si une facture est envoyée à la mauvaise entité, ou si elle arrive dans l’entité par défaut parce que Spendesk n’a pas pu identifier de correspondance suffisamment fiable, un Propriétaire du compte ou un Contrôleur peut la déplacer vers une autre entité éligible.
Ouvrez la facture dans la Boîte de réception des factures.
Vérifiez que la facture est toujours au statut Reçue.
Sélectionnez Plus d’actions.
Sélectionnez Réacheminer vers une entité.
Recherchez, puis sélectionnez l’entité appropriée.
Confirmez la modification.
La facture quitte la boîte de réception de l’entité actuelle et est déplacée vers l’entité sélectionnée. Vous ne pouvez sélectionner que les entités auxquelles vous avez l’autorisation d’accéder.
Que se passe-t-il lorsque Spendesk ne peut pas identifier l’entité ?
Spendesk ne fait pas de suppositions lorsqu’une facture ne contient pas suffisamment d’informations fiables. La facture est envoyée à l’entité par défaut configurée, et un encadré d’avertissement s’affiche.
Cela peut se produire dans les cas suivants :
La dénomination sociale, le numéro de TVA ou l’adresse peut être absent.
Les informations figurant sur la facture sont peu claires ou ne correspondent à aucune entité.
Le document n’est pas une facture exploitable.
Le service de routage est temporairement indisponible.
Vous pouvez ensuite vérifier la facture et sélectionner Plus d’actions > Réacheminer vers une entité lorsqu’un réacheminement manuel est disponible.
Ce qui n’est pas inclus
Routage intelligent des factures s’applique aux factures fournisseurs transférées par e-mail vers l’adresse de transfert commune à l’organisation. Il ne s’applique pas aux éléments suivants :
Les factures électroniques, qui arrivent via une adresse électronique associée à une entité spécifique et non via l’adresse de transfert commune à l’organisation.
Les justificatifs de paiement par carte, qui utilisent un processus distinct de transfert des justificatifs.
Les règles de routage définies par l’utilisateur ou les instructions de routage personnalisées.
Les factures électroniques et les factures transférées peuvent apparaître dans la même boîte de réception Spendesk, mais elles arrivent par des canaux distincts. Routage intelligent des factures s’applique uniquement aux factures transférées envoyées à l’adresse de transfert commune à l’organisation.
Foire aux questions
Le Routage intelligent des factures fonctionne-t-il pour les factures électroniques ?
Il ne fonctionne pas pour les factures électroniques françaises, car celles-ci arrivent par un canal différent de celui utilisé pour les factures PDF transférées par e-mail.
Le Routage intelligent des factures s’applique uniquement aux factures envoyées par e-mail à l’adresse de transfert commune au niveau de l’organisation. Il lit la facture et détermine à quelle entité elle appartient. Lorsque la facturation électronique s’applique, ce processus prévaut. Le Routage intelligent des factures peut toutefois continuer à être utilisé pour les factures de fournisseurs internationaux envoyées par e-mail.
Fonctionnement des factures électroniques françaises
Elles arrivent via une adresse électronique associée à une entité spécifique.
Cette adresse est basée sur le numéro SIREN de l’entreprise, auquel est ajouté un suffixe.
La facture électronique est donc attribuée à une entité avant même d’arriver dans Spendesk.
Elle n’arrive pas via l’adresse e-mail commune au niveau de l’organisation, surveillée par le Routage intelligent des factures.
La limitation n’est donc pas liée au fait que la facture soit en français. Elle s’explique par le fait que les factures électroniques sont déjà adressées à une entité juridique spécifique et transitent par le réseau de facturation électronique, plutôt que par e-mail. Le FRD les exclut donc du périmètre du Routage intelligent des factures.
Le Routage intelligent des factures fonctionne-t-il pour les factures allemandes XRechnung et ZUGFeRD ?
Oui. Spendesk prend en charge l’envoi par e-mail des factures allemandes XRechnung et ZUGFeRD.
Le Routage intelligent des factures fonctionne-t-il avec les factures électroniques belges Peppol ?
Non. Les factures électroniques belges Peppol arrivent directement dans la boîte de réception partagée Spendesk via le réseau Peppol. Elles suivent le processus dédié aux factures électroniques, avec les données structurées de la facture automatiquement préremplies.
Le Routage intelligent des factures s’applique aux factures fournisseurs transférées par e-mail vers l’adresse de transfert commune au niveau de l’organisation. Les factures PDF standard envoyées par e-mail peuvent toujours utiliser le Routage intelligent des factures.
Comment le système identifie-t-il la bonne entité ?
Le système analyse les données de la facture, telles que la dénomination sociale de l’entreprise acheteuse, son adresse, le nom du contact, ainsi que son numéro de TVA ou d’immatriculation, puis compare ces informations avec les entités éligibles de l’organisation. Lorsque la correspondance est suffisamment fiable, la facture est automatiquement acheminée vers la boîte de réception de cette entité. Si les informations sont manquantes, ambiguës ou indisponibles, la facture est envoyée à l’entité par défaut configurée, plutôt que de laisser le système faire une supposition.
Puis-je continuer à utiliser les adresses de transfert propres à chaque entité ?
Oui. Les adresses de transfert propres à chaque entité restent disponibles. Vous pouvez les utiliser en parallèle de l’adresse de transfert commune à l’organisation.
Quelles entités peuvent recevoir des factures via Routage intelligent des factures ?
Seules les entités actives pour lesquelles la boîte de réception des factures est activée sont considérées comme des destinations possibles. Les entités pour lesquelles la boîte de réception des factures n’est pas activée sont exclues du processus de routage.
Puis-je modifier l’entité par défaut ?
L’entité par défaut est configurée pour votre organisation lors de l’activation de la fonctionnalité. Contactez votre représentant Spendesk si vous souhaitez demander une modification.
Routage intelligent des factures modifie-t-il mes processus d’approbation ou de comptabilité ?
Non. Cette fonctionnalité concerne uniquement la réception des factures. Une fois la facture arrivée dans la boîte de réception de la bonne entité, vos processus existants de vérification, d’approbation, de paiement et de comptabilité continuent de fonctionner normalement.
Que faire si une facture est acheminée vers la mauvaise entité ?
Un Propriétaire du compte ou un Contrôleur peut ouvrir la facture reçue et sélectionner Plus d’actions > Réacheminer vers une entité afin de la déplacer vers une autre entité éligible.
Les fournisseurs doivent-ils savoir à quelle entité la facture appartient ?
Non. Lorsqu’ils utilisent l’adresse de transfert commune à l’organisation, les fournisseurs peuvent envoyer leurs factures à une adresse centralisée sans avoir à choisir une adresse de transfert propre à une entité.
Qui peut réacheminer des factures vers des boîtes de réception partagées ?
Seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées au niveau de la boîte de réception de l’entité, à savoir les Contrôleurs, les Propriétaires du compte et, le cas échéant, les Administrateurs, peuvent réacheminer des factures vers des boîtes de réception partagées. L’entité de destination doit également être une entité à laquelle ils ont l’autorisation d’accéder.