Informer vos fournisseurs
Il s'agit de l'étape la plus critique sur le plan opérationnel — et celle qui est le plus souvent laissée trop tard. Une fois vos adresses électroniques enregistrées, vos fournisseurs doivent mettre à jour leurs propres paramètres de routage PA pour envoyer les factures à votre nouvelle adresse. Cela ne se fait pas automatiquement.
Ce qu'il faut communiquer à chaque fournisseur :
Votre adresse électronique basée sur votre SIREN (ex. :
123456789ou123456789_NOTESDEFRAIS)Le fait qu'ils doivent acheminer les futures factures via leur propre PA certifiée en utilisant cette adresse
Que les factures PDF standard envoyées par e-mail ne seront plus conformes une fois l'obligation en vigueur
Vos fournisseurs peuvent également vous retrouver dans l'annuaire du PPF
Conseils pour le faire efficacement :
Priorisez en premier vos fournisseurs avec les plus grands volumes de factures
Incluez l'adresse électronique dans votre bon de commande standard ou dans vos conditions de paiement
Pour les fournisseurs liés aux notes de frais (hôtels, agences de voyage), informez vos collaborateurs de fournir la bonne adresse au moment de l'achat
Vous pouvez utiliser pour cela le template de communication que vous trouverez en bas de cet article
Informez vos collaborateurs et approbateurs
La facturation électronique concerne bien plus que la seule équipe finance / comptabilité. Les collaborateurs qui soumettent des notes de frais et utilisent des cartes d'entreprise doivent également comprendre ce qui change et ce qu'ils doivent faire.
Ce qu'il faut communiquer aux collaborateurs :
Lors d'achats auprès de fournisseurs B2B domestiques, communiquer l'adresse de facturation électronique de votre entreprise afin que le fournisseur puisse acheminer la facture correctement
Pour les notes de frais : la facture doit être établie au nom de l'entreprise (ex. : une nuit d'hôtel facturée à l'entreprise) ; la facture doit arriver via le réseau PA — et non en PDF par e-mail
Le processus de validation dans Spendesk reste inchangé — les approbateurs continuent de travailler au même endroit, avec des factures pré-remplies à leur arrivée
Ce qui change pour les approbateurs :
Les factures concernées arriveront dans Spendesk pré-remplies avec des données structurées — aucune saisie manuelle n'est requise
Approuver, refuser ou contester une facture dans Spendesk déclenche automatiquement le bon statut de cycle de vie vers le fournisseur et le PPF — aucune action supplémentaire n'est nécessaire
Un indicateur visuel permettra d'identifier les factures reçues via le réseau de facturation électronique
Templates de communication aux fournisseurs et collaborateurs
Pour faciliter ces étapes, nous vous mettons à disposition des templates de communication personnalisables.