Comment vérifier qu’une facture B2B est bien passée par la plateforme agréée de réception puis envoyée au PPF, et où voir cette information dans Spendesk ?

Lorsqu’une facture a été transmise via une plateforme agréée et est passée par le PPF, elle affiche la mention « Facture électronique », « E-reçu » ou « Avoir », accompagnée du pictogramme en forme de bouclier. Le mode de réception est également visible tout en bas de l’historique de la facture ou de l’avoir.

Si Spendesk sert de plateforme agréée pour la réception mais qu’une autre plateforme est utilisée pour l’émission, quelle adresse faut-il utiliser ?

Seule la réception nécessite une adresse déclarée dans l’annuaire, afin de permettre le routage vers le destinataire. Pour émettre une facture, il suffit d’être connecté à une plateforme agréée. Cette plateforme l’envoie ensuite à l’adresse de réception du destinataire.

Comment gérer une facture d’abord reçue et traitée par e-mail, puis reçue à nouveau via la plateforme agréée ?

Spendesk affiche une alerte lorsqu’une facture déjà traitée arrive une seconde fois par un autre canal, comme l’e-mail, un import manuel ou le réseau de facturation électronique. Si le doublon est une facture électronique, ne la refusez pas, car les données de transaction seraient supprimées du PPF. Sélectionnez plutôt Plus d’actions > Archiver la facture électronique. La facture est alors conservée dans l’historique, reste prise en compte par le PPF pour la déclaration fiscale et n’est pas comptabilisée une seconde fois.

Toutes les factures doivent-elles passer par la boîte de réception Spendesk, y compris celles qui ne sont pas soumises à la facturation électronique ?

Non. Les factures qui ne sont pas soumises à la facturation électronique peuvent être transférées à la boîte de réception via l’adresse e-mail dédiée, disponible dans Nouvelle demande > Envoyez vos documents en un clic > Envoyez vos factures et avoirs fournisseurs par e-mail, ou soumises directement via Nouvelle demande > Soumettre une facture à payer. Les reçus de carte et les notes de frais standard doivent être soumis depuis leur parcours dédié dans Spendesk.

Faut-il demander aux salariés d’indiquer leur nom et leur adresse e-mail au fournisseur pour faciliter l’attribution des factures ?

Idéalement, oui. Ces informations permettent d’améliorer l’attribution automatique de la facture électronique au bon demandeur.

Que faire lorsqu’une facture électronique n’est pas reçue parce que l’adresse de réception n’était pas encore prête ?

Vous pouvez demander au fournisseur d’envoyer une facture standard, qui continue d’être acceptée par les autorités sans pénalité jusqu’au 31 décembre 2026, ou lui demander de réémettre la facture électronique une fois l’adresse de réception activée.

Pourquoi une facture électronique peut-elle être attribuée à un collaborateur comme facture personnelle plutôt que rester à attribuer ?

Spendesk peut attribuer automatiquement une facture lorsque le fournisseur a indiqué le nom du collaborateur comme acheteur, lorsqu’une note de frais correspondante a été trouvée, lorsqu’un bon de commande créé par ce collaborateur correspond à la facture ou lorsque l’historique de factures similaires montre une attribution récurrente à ce collaborateur.

Quelle est la différence entre un e-reçu et une facture transférée ?

Un e-reçu est une facture déjà payée, transmise via une plateforme agréée et passée par le PPF. Une facture transférée est envoyée à la boîte de réception Spendesk via l’adresse e-mail dédiée et n’est pas passée par les canaux des autorités.

Que faire lorsqu’une facture arrive sur la mauvaise plateforme agréée, et le fournisseur voit-il le commentaire de refus ?

Refusez la facture depuis la boîte de réception en sélectionnant le motif approprié, par exemple une mauvaise adresse de réception. Le fournisseur peut voir le motif du refus.

Comment l’administrateur peut-il valider à la place d’un owner absent pour une longue durée ?

Pour une absence temporaire, l’approbateur peut déléguer ses droits depuis Profil > Rôle et autorisations > Transférer vos droits d’approbation > Déléguer vos droits d’approbation, puis sélectionner un autre membre. Si les droits n’ont pas été délégués, seul le propriétaire du compte peut forcer l’approbation depuis son propre compte.

Lorsqu’une facture est attribuée à un collaborateur, quelles validations sont attendues et peut-on avoir deux niveaux de validation ?

Le collaborateur vérifie la pertinence de la facture, renseigne sa description et complète les champs analytiques afin qu’elle soit acheminée vers le bon approbateur. La facture suit ensuite le circuit d’approbation défini, puis passe par les contrôleurs dans l’onglet Vérifier, où les coordonnées bancaires du fournisseur sont contrôlées et le mode de paiement sélectionné.

Le contrôleur doit-il répartir 100 % des factures réceptionnées par l’entreprise ?

Non. Le contrôleur peut soumettre lui-même une facture, s’appuyer sur les règles d’attribution automatique ou utiliser des règles d’attribution fondées sur le fournisseur, le montant ou d’autres critères lorsqu’elles sont disponibles.

Une facture non approuvée ou refusée peut-elle être comptabilisée avant la réception d’un éventuel avoir ?

Actuellement, une facture ne peut être comptabilisée qu’après approbation par les approbateurs désignés et vérification par un contrôleur. Si vous attendez un avoir, ne refusez pas la facture : placez-la en litige, car elle reste valide sur le plan fiscal et doit être comptabilisée. L’avoir sera ensuite reçu via le PPF et devra également être comptabilisé.

Comment éviter et traiter les doublons entre une facture saisie manuellement et la même facture reçue électroniquement ?

Un fournisseur ne devrait pas envoyer la même facture par deux canaux. Si cela se produit, la détection des doublons compare les factures électroniques, les PDF et les reçus. Si le doublon est une facture électronique, ne la refusez pas. Sélectionnez Plus d’options > Archiver la facture électronique (en interne) afin de conserver la traçabilité et d’éviter une seconde comptabilisation.

Pourquoi un statut « doublon » apparaît-il après la soumission dans la boîte de réception ?

Les contrôles de doublon sont effectués à chaque étape du traitement, car tous les rôles ne sont pas autorisés à voir les mêmes doublons. Le statut peut notamment apparaître dans les cas suivants : un fournisseur envoie la même facture à la fois par le réseau de facturation électronique et par e-mail, une facture arrive après un paiement par carte correspondant, ou un PDF a déjà été importé avant la réception de la facture électronique.

Si la facture correspond à un paiement existant, sélectionnez Soumettre quand même, puis Déjà payé ? pour la rattacher au paiement concerné. Si aucune action n'est requise, archivez-la directement.

N'utilisez pas Refuser la facture électronique (à PPF) dans ce cas — cette action envoie un refus formel au fournisseur via le PPF et doit être réservée aux factures réellement erronées ou contestées.

Comment rattacher à une transaction de carte Spendesk une facture électronique reçue pour un paiement effectué par cette carte ?

Le rapprochement est généralement automatique : la facture électronique est associée à la transaction de carte correspondante sans action supplémentaire. Si le rapprochement automatique échoue, la facture apparaît dans la boîte de réception partagée. Un contrôleur peut alors sélectionner Carte Spendesk comme mode de paiement et la rattacher à la bonne transaction.

Le rattachement d’une facture au paiement Spendesk est-il réservé au contrôleur ?

L’accès à la boîte de réception partagée, où le rattachement manuel est effectué, est réservé aux contrôleurs. Le rapprochement des paiements par carte est toutefois automatique dans la plupart des cas et ne nécessite aucune intervention.

Comment traiter les factures électroniques correspondant à des paiements par prélèvement ?

Une facture payée par prélèvement suit le circuit normal d’approbation. Elle passe par la boîte de réception et le circuit d’approbation, puis le contrôleur sélectionne Prélèvement bancaire dans l’onglet Vérifier avant de la déplacer vers Comptabiliser. Il n’est pas nécessaire de recharger le PDF : la facture électronique reçue via la plateforme agréée est le document comptable à conserver.

Pourquoi Spendesk détecte-t-il certains avoirs comme des factures ?

Si un avoir est présenté comme une facture dans Spendesk, ne le traitez pas comme une nouvelle facture et ne le refusez pas sans vérification. Contactez le support en indiquant le numéro du document, sa date d’émission et la plateforme agréée émettrice afin que la classification soit vérifiée.

Comment traiter dans le module AP une facture électronique déjà reçue dans Spendesk mais payée par prélèvement ou par virement, sans devoir la recharger ?

Traitez-la dans le circuit AP normal : approbation, puis onglet Vérifier. Sélectionnez Prélèvement bancaire, Virement ou Payé en dehors de Spendesk, selon le cas. La facture est alors dirigée vers Comptabiliser sans déclencher un second paiement. Aucun nouveau téléchargement n’est nécessaire.

Peut-on transférer dans le module AP une facture électronique déjà reçue mais payée depuis le compte bancaire, plutôt que la refuser et l’annuler ?

Oui. Il n’est pas nécessaire de la refuser ou de l’annuler. Suivez le circuit d’approbation, puis sélectionnez Payé en dehors de Spendesk (via Prélèvement bancaire) dans l’onglet Vérifier. La facture pourra être comptabilisée sans qu’un paiement supplémentaire soit lancé.

Comment traiter les demandes de remboursement de train ou d’avion libellées au nom du salarié sans mention de l’entreprise ?

Lorsque le billet est établi au nom du salarié et ne mentionne pas l’entreprise, l’opération est traitée comme une transaction B2C et n’est pas soumise à la facturation électronique. Le salarié doit suivre le parcours habituel de note de frais et joindre le billet comme justificatif. La déductibilité de la TVA n’est pas automatiquement garantie lorsque le billet est établi au nom du salarié.

Comment traiter une note de restaurant supérieure à 150 € lorsqu’on ne dispose que d’un ticket de caisse standard ?

La tolérance concernant les tickets de restaurant s’applique aux montants inférieurs à 150 € HT. Au-delà, demandez une facture établie au nom de l’entreprise, avec les informations d’identification requises. Un simple ticket de caisse peut être soumis comme justificatif de paiement, mais la déductibilité de la TVA et la conformité de la dépense ne sont pas garanties. Par ailleurs, il est possible de demander l’émission d’une facture électronique à posteriori.

Comment traiter une facture à 0 € liée au premier mois gratuit d’un abonnement payé par carte Spendesk ?

Aucun paiement n’est nécessaire pour une facture de 0 €. Si le fournisseur l’envoie avec un statut indiquant qu’elle est déjà réglée, Spendesk peut la traiter comme un reçu payé et l’envoyer directement dans l’historique. Si elle apparaît dans la boîte de réception, un contrôleur peut l’archiver. Il ne faut pas utiliser le refus officiel.

Comment rapprocher et comptabiliser une facture électronique lorsque les notes de frais sont gérées sur une autre plateforme et payées par carte personnelle ?

Si une autre plateforme agréée reçoit les factures liées aux notes de frais, elles y sont acheminées et ne peuvent pas être rapprochées automatiquement dans Spendesk. Pour rapprocher automatiquement les factures des paiements par carte Spendesk, ajoutez Spendesk comme plateforme agréée secondaire avec une adresse électronique dédiée et communiquez cette adresse aux fournisseurs concernés. Les factures destinées à l’autre plateforme doivent être rapprochées dans celle-ci. Vous pouvez également utiliser l’API publique Spendesk pour envoyer les factures électroniques reçues par une autre plateforme dans Spendesk.

Quand la fonctionnalité e-reporting sera-t-elle disponible sur la plateforme Spendesk réelle ?

L’e-reporting est disponible dans Spendesk depuis le 1er septembre 2026. Son activation est distincte de l’enregistrement de Spendesk comme plateforme agréée : allez dans Règlement de l’entreprise > Facturation électronique, renseignez le régime de TVA, puis activez l’option e-reporting. L’obligation concerne d’abord les grandes entreprises et les ETI ; l’échéance des PME et TPE est fixée au 1er septembre 2027.

Pourquoi la fonctionnalité e-reporting n’apparaît-elle pas dans le module Comptabiliser ?

L’e-reporting n’est pas configuré dans le module Comptabiliser. Il se trouve dans Règlement de l’entreprise > Facturation électronique. L’onglet est accessible aux Account Owners et aux administrateurs, et l’option e-reporting doit être activée séparément après l’enregistrement de la plateforme agréée.

Pourquoi la fonctionnalité e-reporting n’est-elle pas visible alors que Spendesk est bien la plateforme agréée ?

L’enregistrement de Spendesk comme plateforme agréée et l’activation de l’e-reporting sont deux étapes distinctes. Un Account Owner ou un administrateur doit compléter les informations relatives au régime de TVA dans Paramètres de l’entreprise > Facturation électronique, puis activer l’e-reporting.

Ces paramétrages sont-ils réservés à l’administrateur ou accessibles à tous les utilisateurs ?

Les paramètres e-invoicing et e-reporting sont accessibles aux Account Owners et aux administrateurs. Les contrôleurs et les autres utilisateurs ne peuvent pas les modifier.

Pourquoi la fonctionnalité e-reporting, auparavant disponible alors qu’elle était activée, n’est-elle plus visible ?

Vérifiez d’abord que votre rôle est toujours Account Owner ou administrateur et que l’e-reporting est toujours activé dans Règlement de l’entreprise > Facturation électronique. Si l’option reste invisible malgré ces vérifications, contactez le support avec l’identifiant de l’entreprise et une capture d’écran.

Pourquoi l’onglet e-reporting est-il visible mais sans aucune dépense ?

Une dépense apparaît dans l’e-reporting lorsqu’elle est au statut Préparé, que les informations obligatoires du fournisseur sont complètes, qu’elle est datée du 1er septembre 2026 ou après cette date et qu’elle concerne un fournisseur non français. Les opérations avec des fournisseurs français relèvent de la facturation électronique et n’apparaissent pas dans l’e-reporting.

Le menu « règlement de l’entreprise » est-il réservé aux administrateurs ?

Oui. Ce paramétrage, qui comprend notamment le mode de paiement de la TVA requis pour l’e-reporting, est accessible aux Account Owners et aux administrateurs dans les paramètres de facturation électronique.

Aucune donnée n’est renseignée dans l’e-reporting : que faut-il vérifier ?

Vérifiez que l’e-reporting est activé, que les dépenses sont au statut Préparé, que les informations obligatoires du fournisseur sont complètes, que les fournisseurs sont non français et que les transactions sont datées du 1er septembre 2026 ou après cette date. Si tout est correct et qu’aucune donnée n’apparaît, contactez le support.

Comment corriger une erreur dans les données ou le paramétrage e-reporting ?

Les erreurs techniques, comme une indisponibilité du PPF ou de l’API Spendesk, sont traitées automatiquement et font l’objet de nouvelles tentatives. Pour une erreur de données ou de cohérence, ouvrez la liste des transactions concernées, complétez ou corrigez le payable tant qu’il n’a pas été exporté en comptabilité, puis Spendesk réessaiera la transmission. Une transaction préparée trop tard est automatiquement reportée dans la période suivante.

Où renseigner les numéros de TVA des fournisseurs pour l’e-reporting ?

Le numéro de TVA peut être renseigné dans Comptabiliser > Préparer, dans Paramètres > Comptes fournisseurs, ou dans l’onglet Vérifier pour les factures fournisseurs. Spendesk peut également lire et préremplir le numéro depuis le document lorsqu’il est détecté. Pour les fournisseurs de l’UE, le numéro de TVA et le numéro d’identification sont requis. Pour les fournisseurs hors UE, le numéro de TVA n’est pas requis, mais un identifiant local doit être renseigné.

Peut-on exporter la liste des comptes fournisseurs concernés par une mise à jour des données ?

Oui. Exportez la liste des fournisseurs, complétez les informations manquantes, puis transmettez le fichier à votre Customer Success Manager ou au support afin qu’il soit importé en masse. Cette mise à jour n’est pas encore entièrement libre-service dans le produit, et il n’existe pas encore de filtre dédié aux fournisseurs étrangers dans la liste des comptes fournisseurs.

Quelles sont les règles e-reporting pour les entreprises non assujetties à la TVA ?

Les entreprises non assujetties à la TVA ne sont pas concernées par l’e-reporting et n’ont aucune action à effectuer dans Spendesk.

Pour un abonnement payé par carte à un fournisseur étranger, à quelle période de transmission rattacher la dépense lorsque le justificatif arrive après la date de transmission ?

Si le payable est préparé avant la date de transmission, il est inclus dans la période correspondante. Si le justificatif arrive trop tard et que le payable ne peut pas être préparé à temps, la transaction est automatiquement reportée dans la période suivante.

Les achats B2B internationaux concernés sont-ils uniquement ceux avec TVA collectée ?

Non. L’e-reporting peut également concerner des achats internationaux soumis à l’autoliquidation ou exonérés de TVA. Pour une opération exonérée, renseignez le motif d’exonération lors de la préparation comptable.

Faut-il valider chaque facture chaque mois pour l’e-reporting ?

Non. Il n’y a pas de validation mensuelle supplémentaire. Les transactions éligibles sont incluses automatiquement en fonction de la date à laquelle elles passent au statut Préparé et du calendrier correspondant au régime de TVA. Les transactions préparées après la date de transmission sont reportées dans la période suivante.

Comment gérer un achat Amazon comportant plusieurs revendeurs mais un seul paiement ?

Spendesk traite actuellement le paiement comme une seule transaction associée au fournisseur Amazon, avec les différentes lignes de TVA. La distinction entre les revendeurs n’est pas encore gérée automatiquement. En attendant une évolution, il est possible de traiter séparément les factures de chaque revendeur, mais cette solution reste manuelle.