Map & Sync vous permet de choisir, pour chaque centre de coût, catégorie de dépense et champ analytique, le champ de votre logiciel comptable auquel il est lié et la façon dont ses valeurs restent à jour. Cet article prend NetSuite comme exemple ; les écrans sont les mêmes pour les autres intégrations natives, avec le nom de votre logiciel comptable à la place de NetSuite.
Avant de commencer
Vous êtes Account Owner ou Admin dans Spendesk.
Spendesk est connecté à votre logiciel comptable par une intégration native.
Vous savez quel champ de votre logiciel comptable chaque champ Spendesk doit utiliser, par exemple une Class, un Department ou une Location dans NetSuite, une catégorie de suivi (tracking category) dans Xero, un plan analytique dans Odoo ou un axe analytique (dimension) dans Business Central. Un champ de votre logiciel comptable ne peut être lié qu'à un seul champ Spendesk.
Si vous ne voyez pas les options décrites ci-dessous, contactez votre interlocuteur Spendesk.
Les trois options de synchronisation
Option | Ce qu'elle fait | Quand l'utiliser |
Pull from [integration] | Spendesk importe les valeurs depuis votre logiciel comptable et les tient à jour. Vous ne pouvez pas ajouter de valeurs dans Spendesk. | Votre logiciel comptable est votre référence. |
Manually map to [integration] | Vous gérez les valeurs dans Spendesk et liez chacune à une valeur de votre logiciel comptable. | Vous voulez maîtriser la liste des valeurs dans Spendesk. |
No sync | Le champ reste uniquement dans Spendesk. Il n'est pas exporté et son mapping existant est supprimé. | Le champ ne sert que dans Spendesk. |
[integration] est le nom de votre logiciel comptable, par exemple Pull from NetSuite.
Les centres de coût proposent uniquement Manually map to [integration] et No sync.
Bon à savoir : avec Manually map to [integration], une synchronisation peut quand même ajouter à une catégorie de dépense ou à un champ analytique une valeur créée dans votre logiciel comptable, déjà liée à la valeur du même nom. Après une synchronisation, vérifiez les nouvelles valeurs de votre champ.
Étape 1 : consulter la vue d'ensemble
Allez dans Settings > Accounting Setup > Mapping & sync. Le tableau Analytical fields affiche une ligne par champ :
[integration] sync : l'option de synchronisation, ou Not configured tant qu'aucun champ de votre logiciel comptable n'est lié.
Mapped [integration] field : le champ lié, ou Unmapped.
Export (NetSuite) : In the body, On each line, ou les deux.
Ce tableau est une vue d'ensemble : vous ne pouvez rien y modifier. See details vous amène à la page où le champ se configure.
Xero : l'onglet Mapping & sync affiche encore l'ancien tableau de correspondance, avec Select value. Ne l'utilisez pas : configurez vos champs depuis Settings > Organisation (étape 2).
Étape 2 : ouvrir les réglages du champ
Centres de coût : Settings > Organisation > Cost centres, puis cliquez sur l'icône d'engrenage.
Catégories de dépense et champs analytiques : Settings > Organisation > Analytical fields, puis ouvrez le menu engrenage du champ et cliquez sur Edit sync and mapping settings.
Pour les centres de coût, l'icône d'engrenage ouvre directement les réglages.
Étape 3 : configurer un champ pour la première fois
La première fois, la configuration s'ouvre sur Configure field sync :
Sous How should [champ] sync with [integration] from now on?, choisissez une option.
Cliquez sur Map existing values, sélectionnez le champ de votre logiciel comptable et associez les valeurs qui existent déjà dans Spendesk. Avec Pull from [integration], les valeurs qui n'existent que dans Spendesk doivent être associées ou supprimées pour continuer.
Cliquez sur Finish setup.
Important : la configuration peut s'ouvrir avec No sync sélectionné. Choisissez une autre option avant de cliquer sur Finish setup : No sync supprime le mapping existant du champ et de ses valeurs.
Après la configuration, les valeurs du champ peuvent rester vides ou Unmapped un moment : cliquez sur Refresh accounting settings dans Settings > Accounting Setup, et Spendesk lie les valeurs qui portent le même nom dans votre logiciel comptable.
Étape 4 : modifier les réglages d'un champ plus tard
Rouvrez les réglages du champ. La page Sync & map [champ] to [integration] affiche l'option de synchronisation et le champ lié. Faites vos modifications et cliquez sur Update settings.
Spendesk indique l'effet du changement avant que vous confirmiez :
Changement | Effet |
Manually map → Pull from [integration] | Votre logiciel comptable devient la référence ; le champ passe en lecture seule dans Spendesk. Les valeurs absentes de Spendesk sont ajoutées. |
Pull from [integration] → Manually map | Vous pouvez de nouveau ajouter et modifier des valeurs dans Spendesk. |
Vers No sync | Le champ et ses valeurs ne sont plus mappés. Les valeurs restent dans Spendesk. |
Un autre champ de votre logiciel comptable | Les mappings vers l'ancien champ sont supprimés. Les dépenses préparées repartent dans Prepare ; les dépenses déjà exportées ne sont pas concernées. |
Quand des valeurs existantes doivent être associées, le bouton devient Map existing data ou Remap existing data : associez chaque valeur Spendesk, puis cliquez sur Update settings.
NetSuite : choisir le niveau d'export
Avec NetSuite, les réglages affichent aussi How should [champ] be exported to NetSuite? :
Champ NetSuite | Ce que vous voyez |
Department, Class | Deux cases : Line level (cochée par défaut) et Header (body) level. Cochez l'une ou les deux. |
Expense Category | Pas de choix : « Expense category will be exported at the line level (one per payable line), as required by NetSuite. » |
Si vous répartissez des dépenses sur plusieurs valeurs d'un champ, exportez-le uniquement au niveau Line level. Quand Header (body) level est coché et qu'une dépense est répartie, Spendesk met la valeur de la première ligne dans l'en-tête de la transaction. Spendesk vous le rappelle avec Consider updating to line level only. dans les réglages, et avec Consider updating your export settings for analytical split. sur la page Cost centres, où Review suggested updates ouvre les réglages et Keep current setup masque le message.
Mapper une valeur
Sur la page du champ, chaque valeur affiche la valeur à laquelle elle est liée, ou Unmapped. Pour lier une valeur, modifiez-la et sélectionnez la [integration] value to map to.
Dans un champ en Pull from [integration], Add a value est désactivé : « Adding values is disabled because this field pulls from [integration] (the source of truth). » Vous pouvez encore modifier une valeur, mais son nom est écrasé à la synchronisation suivante : modifiez plutôt les valeurs dans votre logiciel comptable.
Les valeurs qui n'existent que dans Spendesk sont conservées et marquées Unmapped : mappez-les ou supprimez-les.
Les sous-valeurs NetSuite s'affichent sous la forme « Parent : Enfant ».
Quand les valeurs sont synchronisées
Spendesk synchronise les valeurs de votre logiciel comptable :
chaque nuit, du lundi au vendredi ;
quand vous passez un champ en Pull from [integration] ;
quand vous cliquez sur Refresh accounting settings dans Settings > Accounting Setup.
Pendant une synchronisation, la page du champ affiche Syncing with [integration], check back later, et chaque valeur affiche Syncing with [integration] au lieu de la valeur à laquelle elle est liée.
Cela prend généralement quelques minutes. Le message peut rester affiché plus longtemps sans bloquer vos réglages ; si vos valeurs ne sont pas mises à jour après une actualisation, contactez le support Spendesk.
Si un champ lié est supprimé dans votre logiciel comptable, son mapping est retiré à la synchronisation suivante et le champ n'est plus exporté, sans message d'erreur. Après avoir modifié votre configuration comptable, vérifiez vos champs dans Settings > Organisation.
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