Avec Map & Sync, chaque valeur de vos centres de coût, catégories de dépense et champs analytiques est liée à une valeur NetSuite. Une dépense dont les valeurs ne sont pas liées ne peut pas être exportée correctement. Spendesk vous prévient dans Bookkeep > Prepare, pour que vous puissiez corriger le mapping avant l'export.
Pour configurer ces liens, consultez Configurer la synchronisation des champs analytiques avec votre intégration comptable.
Dans Prepare : les valeurs non mappées
Centres de coût : mapper la valeur depuis la dépense
Quand le centre de coût sélectionné n'est pas mappé, le message Map this value to NetSuite to avoid export issues. s'affiche sous le champ, avec un bouton Map.
Cliquez sur Map.
Sous NetSuite value to map to, sélectionnez la valeur NetSuite.
Cliquez sur Map value.
Catégories de dépense et champs analytiques
Quand vous cliquez sur Save and mark as ready (ou Mark as ready), une valeur sélectionnée mais non mappée affiche Missing [nom du champ] en rouge, par exemple Missing Expense category, alors qu'une valeur est bien sélectionnée. La dépense n'est pas marquée comme prête, et le bas du formulaire affiche « Your payable contains invalid data. Please review it. »
Pour corriger :
Ouvrez les réglages du champ : Settings > Organisation > Analytical fields, puis le menu engrenage du champ > Edit sync and mapping settings, ou modifiez la valeur directement dans la liste.
Modifiez la valeur et sélectionnez la NetSuite value to map to.
Revenez dans Bookkeep > Prepare et marquez de nouveau la dépense comme prête.
Spendesk ne contrôle pas un champ en No sync (il n'est pas exporté) ni un champ facultatif laissé vide.
Marquer plusieurs dépenses comme prêtes en une fois
Quand vous sélectionnez plusieurs dépenses dans le tableau Prepare et cliquez sur Mark as ready, Spendesk ne contrôle pas leurs mappings : une dépense avec une valeur non mappée peut passer à l'état prêt, puis échouer à l'export. Avant une action groupée, ouvrez les dépenses qui utilisent des valeurs nouvelles ou peu utilisées, ou vérifiez que toutes les valeurs de vos champs sont mappées.
Dans Export : quand l'export échoue
Une dépense prête peut encore échouer à l'export, par exemple quand :
elle a été marquée comme prête en groupe sans que sa valeur soit mappée ;
la valeur a été supprimée dans Spendesk, ou supprimée ou désactivée dans NetSuite ;
le mapping a été retiré après que la dépense a été marquée comme prête.
Dans ce cas, Bookkeep > Export affiche Your expenses couldn't be exported. Rien n'est créé dans NetSuite.
Pour corriger :
Vérifiez les valeurs des dépenses que vous exportez : chaque valeur de centre de coût, de catégorie de dépense et de champ analytique doit afficher sa valeur NetSuite dans Settings > Organisation.
Mappez les valeurs affichées Unmapped. Si une valeur n'existe plus, renvoyez la dépense dans Prepare et choisissez une autre valeur.
Cliquez sur Try again.
Si l'export échoue encore, contactez le support Spendesk.
Un mapping enregistré dans Spendesk est utilisé dès l'export suivant. Refresh accounting settings n'est utile que si la valeur vient d'être créée dans NetSuite.
Récapitulatif
Message | Où | Que faire |
Map this value to NetSuite to avoid export issues. | Prepare, sous le centre de coût | Cliquez sur Map et sélectionnez la valeur NetSuite |
Missing [nom du champ] | Prepare, après Mark as ready | Mappez la valeur sélectionnée, ou remplissez le champ vide |
Your expenses couldn't be exported | Export | Mappez les valeurs des dépenses, puis cliquez sur Try again |
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