Spendesk se connecte nativement à Personio, BambooHR, HiBob, Workday, Deel, PayFit et Lucca (voir Intégrations natives de Spendesk avec les outils RH). Si votre outil RH n'en fait pas partie, vos développeurs ou votre partenaire d'intégration peuvent le connecter grâce à l'API Spendesk : les arrivées, les mobilités et les départs arrivent alors dans Spendesk sans ressaisie.
Cet article s'adresse aux Account Owners et aux Admins qui décident de l'intégration et la mettent en place. Le développeur qui la construit suit le guide technique Syncing users from your HR system (en anglais).
Ce que l'intégration peut faire
Quand ceci se produit dans votre outil RH | Spendesk fait ceci |
Un département, une équipe ou un projet est créé ou renommé | Crée ou renomme le centre de coûts correspondant, avec son propriétaire |
Une personne est embauchée | Crée le membre avec son rôle (requester ou controller), son centre de coûts par défaut, son manager et sa politique de dépenses, et lui envoie l'invitation Spendesk |
Une personne change de nom | Met à jour son prénom et son nom |
Une personne change d'équipe | Change son centre de coûts par défaut |
Une personne change de manager | Change son manager |
Une personne devient, ou n'est plus, contrôleur financier | Bascule son rôle entre requester et controller |
Une personne quitte l'entreprise | La retire de l'entité : ses cartes et abonnements sont traités comme pour tout membre que vous retirez |
Les personnes sont reconnues par leur adresse e-mail professionnelle : elle doit être identique dans votre outil RH et dans Spendesk.
Ce qui reste dans Spendesk
Certains changements ne peuvent pas passer par l'API. Gardez-les dans Spendesk, et convenez avec votre équipe de qui s'en occupe :
Les Admins, Account Owners et Travel Managers. L'API ne gère que les membres requesters ou controllers. Elle ne peut ni modifier ni retirer une personne qui a un autre rôle, ni donner ou retirer les rôles Admin et Account Owner.
Le changement d'adresse e-mail d'une personne.
Le changement de politique de dépenses après la création du membre, et les équipes.
Les membres qui ont encore des virements en cours (par exemple un remboursement) ne peuvent pas être retirés tant que la finance ne les a pas soldés.
Une adresse e-mail déjà utilisée dans une autre organisation Spendesk ne peut pas être ajoutée : contactez le support Spendesk.
⚠️ L'un ou l'autre, pas les deux. Sur une entité dont les membres sont gérés par une intégration RH native, l'API refuse toute modification des membres. Choisissez une seule méthode par entité.
Mettre en place l'intégration
Demandez l'accès à l'API. Les endpoints utilisateurs sont expérimentaux : demandez à votre Customer Success Manager, ou écrivez à support-public-api@spendesk.com, de les activer pour votre entreprise.
Activez ce que vous voulez synchroniser. Les centres de coûts, les managers et les politiques de dépenses doivent être activés sur l'entité, sinon l'intégration ne peut pas les renseigner.
Créez la clé API depuis le bon compte. Dans Paramètres > Intégrations > Gestion des accès API, créez une clé (voir Créer une intégration native à l'aide de l'API Spendesk) avec ces permissions :
lire et gérer les utilisateurs ;
gérer les rôles des utilisateurs, si vous voulez synchroniser les changements de rôle ;
lire et gérer les centres de coûts.
L'intégration agit au nom de la personne qui a créé la clé. Cette personne doit être Admin ou Account Owner active de chaque entité synchronisée. Si elle quitte l'entreprise ou perd ce rôle, la synchronisation s'arrête : créez la clé depuis un compte qui restera en place.
Transmettez la clé de façon sécurisée à votre développeur ou à votre partenaire d'intégration, avec le lien vers le guide technique.
Vérifier que tout fonctionne
Les nouveaux membres apparaissent dans Paramètres > Membres, dans l'onglet Invités jusqu'à ce qu'ils acceptent leur invitation, puis dans Actifs.
Les membres retirés passent dans l'onglet Archivés.
Chaque appel fait avec la clé (ce qu'il a fait, pour quel membre, et s'il a réussi) est listé dans le journal d'audit de l'API, dans Paramètres > Intégrations : voir Voir ce qu'ont fait vos clés API et vos intégrations.
Spendesk ne vous prévient pas quand un changement est refusé. Demandez à votre développeur d'envoyer les changements refusés (un départ bloqué par un virement en cours, un manager inconnu dans Spendesk) à la personne responsable du processus RH.
FAQ
En combien de temps les changements arrivent-ils dans Spendesk ?
Dès que l'intégration les envoie : le rythme dépend de votre intégration (par exemple chaque nuit, ou dès que l'outil RH enregistre le changement).
Spendesk renvoie-t-il des données vers mon outil RH ?
Non. L'intégration lit votre outil RH et écrit dans Spendesk.
Nous avons plusieurs entités. Faut-il plusieurs clés ?
Pas forcément : une clé au niveau de l'organisation peut synchroniser toutes les entités, à condition que la personne qui l'a créée soit Admin ou Account Owner dans chacune d'elles.