⏩ Administrateurs et Propriétaires de compte, créez une politique d'approbation applicable à vos employés.
Qu'est-ce qu'une politique d'approbation?
Une politique d’approbation vous permet de contrôler combien un Demandeur peut dépenser en une seule transaction ou sur un mois sans nécessiter d’approbation. Les Administrateurs et les Propriétaires de compte (AOs) peuvent configurer ces politiques.
Important : Les politiques d’approbation s’appliquent uniquement aux méthodes de paiement sélectionnées.
Politiques de dépenses des approbateurs :
Si la politique de dépenses d’un approbateur permet l’auto-approbation, ses demandes seront automatiquement approuvées.
Si leur politique exige une approbation, leurs demandes suivront le flux d’approbation :
L’approbateur suivant dans le centre de coûts validera la demande.
Si l’approbateur est le dernier dans la chaîne, la demande sera transmise au Propriétaire de compte.
Exemple de cas particulier :
Imaginez qu’un utilisateur fasse partie d’un flux d’approbation où il peut approuver des demandes entre 0 et 300 euros. Cependant, sa politique stipule que ses dépenses doivent être approuvées. Si cet utilisateur crée une demande de 200 euros, elle devra être validée par l’approbateur suivant dans la chaîne. La demande ne sera pas auto-approuvée.
Configurer des politiques d’approbation
Vous pouvez configurer des politiques d’approbation de deux manières :
Configurer une politique pour plusieurs membres
Accédez à Paramètres > Règlement de l’entreprise.
Choisissez un nom pour la politique et sélectionnez l’une des trois options :
Toujours : Toutes les dépenses doivent être approuvées, quel que soit le montant ou la méthode de paiement.
Parfois : Personnalisez les conditions d’approbation :
Définissez les montants maximums par transaction et par mois.
Choisissez les méthodes de paiement concernées.
Jamais : Les dépenses ne nécessitent pas d’approbation, quel que soit le montant ou la méthode de paiement.
Ajoutez directement des membres à cette politique si vous savez déjà qui doit la suivre.
💡 Remarque :
Si un utilisateur demande une carte dans une autre devise, nous appliquons :
2,99 % de frais de conversion.
Une marge de 5 % pour compenser les fluctuations des taux de change.
Configurer une politique pour un membre
Accédez à Paramètres > Organisation > Membres et sélectionnez un membre.
Cliquez sur Modifier le profil, puis allez dans la section Politique.
Choisissez la politique appropriée dans le menu déroulant ou créez une politique personnalisée :
Toujours : Toutes les dépenses doivent être approuvées, quel que soit le montant ou la méthode de paiement.
Parfois : Personnalisez les conditions d’approbation :
Définissez les montants maximums par transaction et par mois.
Choisissez les méthodes de paiement concernées.
Jamais : Les dépenses ne nécessitent pas d’approbation, quel que soit le montant ou la méthode de paiement.
Vous souhaitez donner plus d’autonomie ?
Pour offrir plus de flexibilité, définissez des limites de dépenses plus élevées par transaction ou par mois.
Remarque :
Pour les demandes de cartes dans une autre devise, les mêmes frais et conditions s’appliquent :
2,99 % de frais de conversion.
Une marge de 5 % pour compenser les fluctuations des taux de change.
FAQ
Q : Qui peut configurer des politiques d’approbation ?
R : Les politiques d’approbation peuvent être configurées par les Administrateurs et les Propriétaires de compte (AOs).
Q : Que se passe-t-il si un utilisateur est à la fois approbateur et soumis à une politique de dépenses nécessitant une approbation ?
R : Ses demandes ne seront pas auto-approuvées. Elles suivront le flux d’approbation, jusqu’au prochain approbateur ou au Propriétaire de compte.
Q : Comment les variations de devises impactent-elles les politiques d’approbation ?
R : Les demandes dans une autre devise entraînent 2,99 % de frais de conversion, plus une marge de 5 % pour les fluctuations des taux.
