Avant de soumettre une demande de remboursement
Activer le module « Notes de frais »
Cette section est destinée aux Administrateurs/Propriétaires du compte.
Pour permettre à vos employés de soumettre des demandes de remboursement, assurez-vous que le module « Notes de frais » est activé. Voici comment faire :
Allez dans Modes de paiement.
Activez l’option Notes de frais.
Veuillez noter que les demandes de remboursement doivent être soumises par le demandeur lui-même, car il n’est actuellement pas possible de soumettre une demande pour une autre personne.
Complétez vos coordonnées bancaires
Cette section est destinée aux Demandeurs.
Avant de soumettre une demande, assurez-vous que votre profil est complété et que vos coordonnées bancaires sont ajoutées. Voici comment procéder :
Cliquez sur votre avatar en bas à gauche.
Rendez-vous dans Mon profil > Vos informations bancaires.
Remplissez vos coordonnées bancaires pour garantir un remboursement rapide et fluide par votre employeur.
Pour des raisons de sécurité, seuls les administrateurs du compte peuvent modifier les coordonnées bancaires une fois ajoutées. De plus, les informations bancaires doivent correspondre à la devise du portefeuille. Par exemple, vous ne pouvez pas ajouter des coordonnées bancaires américaines à un compte en EUR.
Politique d’approbation et demandes de remboursement
Cette section est destinée aux demandeurs.
Votre demande de remboursement suivra la politique d’approbation associée à votre profil. Vous pouvez consulter cette politique dans la section Informations personnelles de votre profil. Selon la politique, votre demande peut être automatiquement validée ou soumise à approbation selon le schéma d’approbation de l’entreprise.
Demander un remboursement
Soumettre votre demande de remboursement sur ordinateur
Accédez à l’onglet Demandes.
Cliquez sur Nouvelle demande > Demander un remboursement.
Importez votre justificatif en glissant-déposant le fichier ou en le téléchargeant depuis votre ordinateur.
Remplissez les détails de la dépense : date, montant, devise, fournisseur, etc.
Cliquez sur Confirmer ma dépense.
Votre demande apparaîtra maintenant comme En attente dans l’onglet Demandes. Attendez l’approbation ou le rejet de votre responsable. Vous recevrez une notification par email concernant la décision.
Soumettre plusieurs demandes de remboursement en une seule fois
Rendez-vous dans la section remboursement.
Importez tous vos justificatifs en une seule fois.
Complétez le formulaire avec les détails nécessaires.
Revoyez le montant total du remboursement et soumettez votre demande.
Modifier une demande de remboursement
Tant que l’approbation de votre demande est en attente, vous pouvez modifier certaines informations, telles que :
Montant
Fournisseur
Description
Date de la dépense
Équipe
Justificatif
Détails analytiques
Pour modifier :
Accédez à l’onglet Demandes.
Cliquez sur la demande que vous souhaitez modifier.
Utilisez l’icône de crayon à côté des informations à mettre à jour.
Sauvegardez les modifications.
Si une demande contient des erreurs, les modérateurs peuvent vous inviter à effectuer des corrections et à soumettre à nouveau sans avoir à remplir tous les champs à nouveau.
Soumettre une demande de remboursement sur mobile
Téléchargez l’application mobile Spendesk pour soumettre vos dépenses en quelques clics. Ouvrez l’application, prenez une photo de votre justificatif avec votre smartphone et téléchargez-la directement sur la plateforme.