Les approbateurs examinent les notes de frais soumises par les collaborateurs afin de vérifier leur conformité avec la politique de dépenses de l’entreprise. Ils peuvent ensuite les approuver, les refuser ou demander au demandeur de les modifier avant leur remboursement.
Cet article s’adresse aux :
propriétaires du compte
approbateurs d’équipe
approbateurs de centre de coûts
Sommaire
Qui peut approuver une note de frais ?
Avant de commencer
Approuver une note de frais
Refuser une note de frais
Demander une modification
Que se passe-t-il après l’approbation ?
Résoudre les problèmes courants
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Qui peut approuver une note de frais ?
Les rôles suivants peuvent approuver ou refuser une note de frais :
les propriétaires du compte ;
les approbateurs d’équipe ;
les approbateurs de centre de coûts.
Les approbateurs ne peuvent généralement pas approuver leurs propres demandes, sauf si la politique de dépenses de l’entreprise autorise explicitement l’auto-approbation.
Une fois la note de frais approuvée, elle est transmise à l’étape de vérification financière. Elle peut alors être examinée par les contrôleurs et les propriétaires du compte.
Avant de commencer
Pour pouvoir approuver ou refuser une note de frais :
vous devez disposer de l’un des rôles d’approbateur mentionnés ci-dessus
le collaborateur doit avoir soumis sa demande depuis l’espace Demandes
la note de frais doit apparaître dans l’onglet Demandes > À approuver
Vous pouvez également approuver ou refuser une note de frais depuis l’application mobile Spendesk.
Approuver une note de frais
Les approbateurs reçoivent chaque semaine un e-mail récapitulant les demandes en attente.
Pour examiner une note de frais :
Accédez à Demandes > À approuver
Sélectionnez la note de frais à examiner
Vérifiez les informations fournies par le demandeur :
le montant
la date de la dépense
la description
le justificatif
le type de dépense
les éventuelles informations analytiques
Si nécessaire, modifiez la description ou les champs disponibles
Cliquez sur Modifier le montant à rembourser pour modifier le montant concerné
Cliquez sur Approuver la demande
L’approbation confirme que la dépense peut poursuivre son circuit de validation avant remboursement.
Refuser une note de frais
Pour refuser une note de frais :
Accédez à Demandes > À approuver.
Sélectionnez la demande concernée
Vérifiez les informations et le justificatif
Cliquez sur Refuser la demande
Saisissez le motif du refus. Ce champ est obligatoire
Confirmez le refus
Le motif renseigné est communiqué au collaborateur qui a soumis la note de frais. Il est donc recommandé d’expliquer clairement la raison du refus, par exemple :
justificatif manquant ou illisible
dépense non conforme à la politique de l’entreprise
montant incorrect
dépense personnelle
informations incomplètes
Demander au demandeur de modifier sa note de frais
Si seule une partie de la demande est incorrecte, vous pouvez demander au collaborateur de la modifier plutôt que de la refuser.
Cette option est particulièrement utile lorsque le problème concerne :
le montant
la description
la date
le justificatif
le type de dépense
Pour demander une modification :
Accédez à Demandes
Sélectionnez la note de frais concernée
Invitez le demandeur à modifier les informations incorrectes
Le demandeur corrige la note de frais et la soumet à nouveau
Cette procédure évite au collaborateur de créer une nouvelle demande et limite les risques de doublons dans le suivi et les exports comptables.
Que se passe-t-il après l’approbation ?
Après l’approbation, la note de frais est transférée vers Notes de frais > À vérifier.
À cette étape, les contrôleurs et les propriétaires du compte peuvent :
vérifier une dernière fois les informations
contrôler le justificatif
valider le montant à rembourser
procéder au remboursement
Une fois le remboursement effectué, la note de frais apparaît dans les espaces Préparer et Tous les paiements.
Attention : une fois la note de frais validée à l’étape Vérification, elle ne peut plus être renvoyée à une étape précédente, modifiée, refusée ou annulée, même si le remboursement n’a pas encore été effectué. Vérifiez donc attentivement le montant et les informations avant de valider la demande.
Résoudre les problèmes courants
La note de frais n’apparaît plus dans « À approuver »
Cela peut signifier qu’un autre approbateur du circuit, ou le propriétaire du compte, a déjà approuvé ou refusé la demande.
Consultez l’onglet Notes de frais > À vérifier pour vérifier si la note de frais a été approuvée. Vous pouvez également demander au collaborateur de vous confirmer le statut actuel de sa demande.
Il s’agit généralement d’un fonctionnement normal et non d’une erreur.
Une mauvaise note de frais ou un mauvais montant a été approuvé
Spendesk ne permet pas toujours de renvoyer une note de frais approuvée vers une étape précédente.
Dans ce cas :
ne soumettez pas immédiatement une nouvelle note de frais afin d’éviter les doublons
contactez le demandeur pour vérifier la situation
contactez le support Spendesk afin d’étudier les options disponibles avant le remboursement
Une note de frais a été approuvée à l’étape « Vérification » par erreur
Une note de frais validée à l’étape Vérification ne peut plus être modifiée, annulée ou refusée depuis l’interface.
Contactez le support Spendesk dès que possible en précisant :
le nom du collaborateur
le montant concerné
la date de la note de frais
la nature de l’erreur
le statut actuel de la demande