Les approbateurs examinent les notes de frais en attente et, soit les valident pour remboursement, soit les rejettent en en précisant le motif. Cela permet de garantir que les dépenses sont conformes à la politique de dépenses de votre entreprise, avant même que les fonds ne soient décaissés.
Pour : les propriétaires du compte, les approbateurs d’équipe, les approbateurs de centre de coûts
Avant de commencer
Vous devez disposer du rôle de propriétaire de compte, d'approbateur d'équipe ou d'approbateur de centre de coûts pour approuver ou rejeter des notes de frais.
Les approbateurs ne peuvent pas approuver leurs propres demandes, sauf si la politique de dépenses de votre entreprise l'autorise.
Une fois qu'une note de frais arrive dans l'onglet Notes de frais > Vérifier, elle est transmise aux contrôleurs et aux propriétaires de compte pour validation et remboursement.
👥 Seuls les propriétaires de compte, les approbateurs d'équipe et les approbateurs de centre de coûts peuvent approuver ou rejeter les demandes de notes de frais.
Approuver ou rejeter une note de frais
Accédez à Dépenses > Demandes > À approuver.
Sélectionnez la note de frais que vous souhaitez examiner.
Examinez les informations fournies par le demandeur.
Modifiez la description ou tout autre champ si nécessaire.
Cliquez sur Modifier le montant à rembourser si vous souhaitez ajuster le montant du remboursement.
Cliquez sur Approuver la demande pour accepter la note de frais, ou sur Refuser la demande pour la rejeter.
Indiquez un motif en cas de refus d'une demande. Ce champ est obligatoire.
Les approbateurs reçoivent également un e-mail hebdomadaire récapitulant les notes de frais en attente. Vous pouvez approuver ou refuser des notes de frais directement depuis l'application mobile Spendesk.
Spendesk ne permet pas toujours de renvoyer une note de frais approuvée vers une étape précédente.
Dans ce cas :
ne soumettez pas immédiatement une nouvelle note de frais afin d’éviter les doublons
contactez le demandeur pour vérifier la situation
contactez le support Spendesk afin d’étudier les options disponibles avant le remboursement
Demander une modification de la note de frais
Si une partie d'une note de frais (par exemple, le justificatif ou un montant) est erronée, vous pouvez inviter l'auteur de la demande à la modifier plutôt que de la rejeter purement et simplement. Cela permet de gagner du temps, car l'utilisateur n'a pas besoin de remplir à nouveau tous les champs.
Accédez à la page Demandes.
Sélectionnez la note de frais contenant des informations erronées.
Invitez l'auteur de la demande à modifier et à soumettre à nouveau sa note de frais.
Que se passe-t-il après l’approbation ?
Une fois que vous avez approuvé une note de frais, celle-ci est transférée dans l'onglet Notes de frais > Vérifier. Les contrôleurs et les propriétaires de compte y examinent la demande et procèdent au remboursement. Après le remboursement, la note de frais apparaît simultanément dans les onglets Préparation et Tous les paiements.
⚠️ Une fois qu'un contrôleur a validé une note de frais dans l'onglet Vérifier, celle-ci ne peut plus être renvoyée, modifiée ou annulée, même avant le remboursement. Vérifiez attentivement le montant et les détails avant toute approbation.
Résolution des problèmes
Symptôme : La note de frais n'apparaît plus dans l'onglet À approuver.
Cause : Un autre approbateur dans le flux de validation, ou le titulaire du compte (Account Owner), a déjà accepté ou rejeté la demande.
Solution : Consultez l'onglet Notes de frais > Vérifier (si la demande a été approuvée) ou interrogez le demandeur sur l'état actuel de la note de frais.
Symptôme : Vous avez approuvé par erreur une note de frais au sein d'un lot et souhaitez annuler cette action.
Cause : Spendesk ne permet pas, à l'heure actuelle, de renvoyer une note de frais déjà approuvée ou examinée vers une étape précédente du flux.
Solution : Demandez à l'utilisateur de soumettre à nouveau une note de frais corrigée, ou contactez le support Spendesk pour examiner les solutions possibles avant que la note de frais ne soit remboursée.