Lorsque les modérateurs approuvent une demande de remboursement, celle-ci passe à l'onglet Notes de frais > Vérifier. Depuis cet onglet, les contrôleurs peuvent facilement valider ou rejeter les demandes, et même traiter plusieurs demandes de remboursement à la fois.

Une fois que les demandes de remboursement sont marquées comme « examinées », elles apparaissent dans l'onglet Notes de frais > Planifier.
Il existe trois façons de rembourser vos employés :

Lorsque vous exportez la liste des demandes de remboursement à traiter par votre banque, elles sont automatiquement marquées comme « payées » dans Spendesk. Cependant, vous pouvez toujours suivre les dépenses déjà remboursées (et comment elles ont été payées) en vous rendant dans l'onglet Historique. Cet onglet contient tous les détails des dépenses déjà remboursées.

Vous pouvez également télécharger un fichier au format XML depuis l'onglet Historique si vous avez sélectionné par erreur le format .CSV lors de l’étape précédente (à condition que l'IBAN du fournisseur soit ajouté et que cela fasse partie de la zone SEPA).

Cependant, une fois que vous avez sélectionné l'option XML/CSV pour payer, confirmé votre choix et changé d'avis, il n'est plus possible d'annuler l'option de paiement par 'virement via Spendesk'.

Une demande de remboursement équivaut à un remboursement.
Si vous remboursez 35 demandes de remboursement en attente pour le même utilisateur, le demandeur recevra 35 virements entrants séparés.

Si le compte récepteur est fermé, il existe deux possibilités :

Une fois qu'une facture est approuvée et examinée, elle est déplacée vers l'onglet Préparer et peut être envoyée à votre logiciel de comptabilité. Le paiement n'est pas nécessaire pour que la demande de remboursement soit marquée comme « Prête » dans l'onglet Préparer.