Cette fonctionnalité peut être activée dans Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Moyens de paiement.
Important : La limite quotidienne est de 100 000 EUR/GBP par entité. Nous travaillons à augmenter cette limite.
Comment rembourser les notes de frais
En tant que Contrôleur ou Propriétaire de compte, accédez à Notes de frais > Programmer les remboursements et sélectionnez les employés que vous souhaitez rembourser. Ensuite :
Choisissez une date d'exécution
Payer aujourd'hui : Par défaut, les notes de frais sélectionnées ont une date d'exécution du jour en cours. Une fois confirmé par le Propriétaire du compte, le virement est exécuté le lendemain matin par notre partenaire bancaire (la réception a lieu 1 à 5 jours plus tard).
Payer plus tard : Vous pouvez programmer un virement à une date ultérieure en sélectionnant une date d'exécution personnalisée. Une fois confirmé par le Propriétaire du compte, le virement est exécuté à la date sélectionnée.
Choisissez de rembourser via Spendesk ou votre compte bancaire
Via Spendesk : Par défaut, les notes de frais sélectionnées sont remboursées via Spendesk en utilisant les fonds disponibles dans votre portefeuille. En tant que Propriétaire de compte, vous devez ajouter votre numéro de téléphone à Spendesk pour confirmer un virement.
Via votre banque : Vous pouvez rembourser vos employés par virement bancaire au lieu de Spendesk. Pour cela, choisissez l'option de remboursement XML ou CSV.
Lorsque vous choisissez de rembourser "Via Spendesk", le Propriétaire de compte est averti par e-mail et doit confirmer le remboursement dans Notes de frais > Confirmer. Un code de confirmation sera envoyé, et le Propriétaire du compte devra ajouter son numéro de téléphone sur Spendesk pour le recevoir.
Modification des options de paiement
Si vous avez déjà choisi l'option XML/CSV pour payer, confirmé cette option et souhaitez changer d'avis, il n'est pas possible de basculer vers l'option "Par virement via Spendesk". Dans ce cas, vous devez traiter manuellement le fichier XML/CSV sur votre compte bancaire.
Bon à savoir
Si vous êtes basé dans la région SEPA et que vous disposez d'un portefeuille en euros, vous pouvez ajouter les coordonnées bancaires de vos employés et télécharger un fichier SEPA XML si vous préférez ne pas utiliser la fonctionnalité "Rembourser via Spendesk".
Tant que la date d'exécution n'est pas atteinte, vous pouvez annuler le virement dans Notes de frais > Historique.
Si les fonds disponibles dans votre portefeuille sont insuffisants, le virement échouera probablement. Assurez-vous d'ajouter des fonds à votre portefeuille avant de programmer les remboursements.
Si vous désactivez le module des notes de frais, les Contrôleurs auront toujours accès à l'onglet et à son historique (Notes de frais > Historique).
FAQ
1. Que se passe-t-il si je ne confirme pas le virement avant la date d'exécution ?
Le virement ne sera pas traité tant qu'il n'aura pas été confirmé par le Propriétaire du compte.
2. Puis-je rembourser dans des devises autres que l'EUR/GBP ?
Actuellement, cette fonctionnalité prend en charge les remboursements en EUR et GBP. Assurez-vous de disposer de fonds suffisants dans le portefeuille correspondant.
3. Comment ajouter mon numéro de téléphone à Spendesk ?
Accédez à Paramètres > Profil et entrez votre numéro de téléphone. Cette étape est nécessaire pour recevoir les codes de confirmation pour les virements.