Suivez la progression du remboursement d'une note de frais envoyé par virement directement depuis Spendesk, de la planification jusqu'au paiement. Chaque statut vous indique précisément où en est le virement et ce qui va se passer ensuite.
Pour : les Propriétaires du compte et les Contrôleurs des entreprises qui remboursent leurs notes de frais par virement depuis Spendesk.
Avant de commencer
Rôles : les Contrôleurs planifient les remboursements. Seul le Propriétaires du compte peut confirmer ou rejeter un virement.
Activation de la fonctionnalité : l'option « Rembourser depuis Spendesk » doit être activée dans Paramètres > Règlement de l'entreprise > Modes de paiements.
Devise : le remboursement par virement depuis Spendesk prend actuellement en charge les comptes en EUR et en GBP.
Numéro de téléphone de sécurité : le Propriétaire du compte doit avoir renseigné un numéro de téléphone dans Avatar > Mon profil pour recevoir le code de confirmation nécessaire à l'approbation d'un virement.
👥 Rôles : seul le Propriétaire de compte peut confirmer ou rejeter un virement planifié. Les Contrôleurs peuvent annuler un virement avant sa date d'exécution depuis Notes de frais > Historique.
Vérifier le statut d'un virement
Accédez à Notes de frais > Historique
Repérez le remboursement que vous souhaitez vérifier
Consultez son statut actuel dans la colonne Statut
Les différents statuts d'un virement
Statut | Signification | Étapes suivantes |
En attente de confirmation | Le Contrôleur a planifié le transfert, qui est désormais en attente de validation par le Propriétaire de compte. | Le Propriétaire de compte doit confirmer ou rejeter cette opération dans la section Notes de frais > Vérifier |
En attente | Le Propriétaire de compte a approuvé le virement. Il sera exécuté à la date d’exécution choisie. | Le virement s’effectue automatiquement à la date d’exécution. |
Traitement | Le partenaire bancaire de Spendesk exécute le virement. | L'employé reçoit les fonds sous quelques jours. |
Payé | L’employé a reçu le remboursement sur son compte bancaire (note de frais, c’est-à-dire la demande de remboursement des dépenses engagées par l’employé). | Aucune action supplémentaire n’est requise. |
Annulé | Le Propriétaire de compte ou le gestionnaire a annulé le virement depuis « Notes de frais > Historique » avant sa date d’exécution. | Les notes de frais concernées reviennent à l’étape « Planification des remboursements », prêtes à être reprogrammées. |
Rejeté | Le titulaire du compte a refusé le transfert depuis « Notes de frais > Vérifier » et a fourni une justification. | Les notes de frais concernées sont rejetées. L’employé est informé du rejet et du motif associé. |
Échec | Le partenaire bancaire de Spendesk n'a pas pu traiter le remboursement en raison d'un manque de fonds ou de coordonnées bancaires incorrectes. | Les notes de frais associées reviennent à l'étape Planifier les remboursements. |
💡 Astuce : tant que la date d'exécution n'est pas passée, vous pouvez annuler un virement depuis Notes de frais > Historique pour le renvoyer à l'étape Planifier les remboursements.
Résolution des problèmes
Symptôme : le statut reste sur « En attente de confirmation » pendant plusieurs jours.
Cause : le Titulaire du compte n'a pas encore examiné ni confirmé le virement.
Résolution :
Demandez au Titulaire du compte d'accéder à Notes de frais > Confirmer
Vérifiez les détails du remboursement
Saisissez le code de confirmation envoyé sur son numéro de téléphone de sécurité pour approuver le virement
Symptôme : le statut affiche « Échoué ».
Cause : solde insuffisant sur le compte de l'entreprise, ou coordonnées bancaires de l'employé incorrectes dans Spendesk.
Résolution :
Vérifiez le solde disponible dans Compte
Vérifiez les coordonnées bancaires de l'employé dans Paramètres > Organisation > Membres
Corrigez les éventuelles erreurs, puis replanifiez le remboursement depuis Notes de frais > Planifier les remboursements
Symptôme : le statut affiche « Rejeté » et l'employé demande pourquoi.
Cause : le Titulaire du compte a refusé le virement depuis Notes de frais > Vérifier et a indiqué un motif.
Résolution :
Demandez au Titulaire du compte le motif du rejet, qui est automatiquement communiqué à l'employé
Si la dépense est toujours valide, demandez à l'employé de soumettre à nouveau la note de frais pour examen